Елементи керування

При відкритті конструктора форм на екрані з'являється панель елементів (див. рис. 40). Якщо її немає, клацніть на кнопці Панель элементов панелі інструментів або пункт меню Вид підпункт Панель элементов. За допомогою кнопок панелі елементів у форму можна додавати різні об'єкти, типи яких перераховані в табл. 3. Елементи керування форм і звітів подібні між собою, тому така ж панель елементів є й у конструкторі звітів, про яке ми поговоримо пізніше, а всі операції, розглянуті в цьому й у наступному розділах, однаково застосовуються як до форм, так і до звітів.

ТАБЛИЦЯ 3. Елементи керування форм і звітів

Значок	Назва	Призначення
	Вибір об’єктів	Використовується для вибору, переміщення, зміни розмірів об’єктів.
	Майстер	Вмикання й вимикання Майстра елементів керування.
	Напис (Label)	Додання напису. Написи створюються автоматично разом з елементами типу текстове поле, поле зі списком і т.п. Вони роз'ясняють зміст поля введення. Додаткові написи можуть використовуватися для заголовків і пояснень .
	Поле (Text Box)	Створення полів (наприклад, розрахункових). Використовується для введення й відображення інформації полів таблиць і запитів, а також для виведення результатів обчислень .
	Група перемикачів (Option Group)	Група перемикачів посилається на деяке поле таблиці. Кожен перемикач групи відповідає певному цілочисловому значенню цього поля .
	Вимикач (Toggle Button)	Дозволяє вводити інформацію типу так/немає. Величині «так» або «істина» відповідає втоплене положення вимикача .
	Перемикач (Option Button)	Елемент групи перемикачів, у якій може бути відзначений тільки один з них (його кружок виглядає зачерненим) .
	Прапорець (Check Box)	Призначений для подання полів типу так/немає. Відзначений квадратик відповідає величині «так», а порожній — «ні» .
	Поле зі списком (Combo Box)	Створення комбінованого списку. Дозволяє як безпосереднє введення значення в поле, так і його вибір в списку визначених значень .
	Список (List Box)	Створення звичайного списку. Дозволяє вибирати дані з набору пунктів і не дозволяє безпосереднє введення значень .
	Кнопка (Command Button)	Дордання кнопки для виконання команд. Клацання на такій кнопці виконує команду, за допомогою якої можна перейти в іншу форму, переміститися по записах і виконати багато інших операцій .
	Малюнок	Вставлення малюнку будь-якого графічного формату з рамкою .
	Вільна рамка об'єкта (Unbound Object Frame)	Вставлення рамки, яка містить об'єкт OLE, не зв'язаний ні з яким джерелом даних .
	Приєднана рамка об'єкта (Bound Object Frame)	Вставлення рамки, яка містить об'єкт OLE, пов'язаний з полем даних таблиці або запиту .
	Розрив сторінки (Page Break)	Вставлення розриву сторінки.
	Набір вкладок (Tab Control)	Вставлення форми, що складається з кількох вкладок.
	Підлегла форма/звіт (Subform/Subreport)	Вставляє у форму (або звіт) область з іншої форми (або звіту), зв'язаної з головною .
	Лінія (Line)	Додає пряму лінію
	Прямокутник (Rectangle)	Малює прозорий або непрозорий прямокутник з кольоровою границею будь-якої товщини
	Інші елементи (More Controls)	Відкриває меню з елементами керування, які не ввійшли в панель елементів

 

Щоб за допомогою панелі елементів додати у форму декоративні об'єкти, виконайте наступні кроки.

1. Для розміщення елементів керування на формі потрібно відкрити форму (наприклад Контакти) в режимі конструктора. На цій формі розмістіть наступні елементи керування: кнопки „Наступний запис”, „Попередній запис”.

2. Натисніть на кнопку (кнопка) на Панели элементов, а потім розмістіть її в Области данных. З’являються по черзі три діалогових вікна Создание кнопок.

· У 1-му вікні виберіть категорію та дію. Категорія – Переходы по записям, дія – Следующая запись, кнопка Далее.

· У 2-му вікні клацніть на перемикачі Текст, а поруч у вікні вводимо текст Наступний запис, кнопка Далее.

· У 3-му вікні задайте ім’я кнопки, наприклад, Кнопка1 та натисніть кнопку Готово.

3. Аналогічно створюємо кнопку Попередній запис.

Рис. 43.Кнопочна форма

3.4 Заголовок і примітка

Дотепер ви мали справу з формами, у яких одночасно відображався тільки один запис. Однак параметри форми можна настроїти так, щоб у її вікні демонструвався довгий список однакових форм, що містять дані різних записів таблиці. Щоб включити цей режим, виконаєте наступні дії.

1. У конструкторі форми Список клацніть на вільному просторі правою кнопкою миші.

2. Виберіть у контекстному меню команду Свойства, щоб відкрити вікно властивостей форми, показане на рис. 44.

Рис. 44.Параметри форматування форми

3. У списку Режим по умолчанию (Default View) вкладки Макет виберіть пункт Ленточные формы (Continuous Forms).

4. Закрийте вікно параметрів.

У подібних стрічкових формах для розміщення заголовків і пояснювальних написів зручно користуватися додатковими розділами - заголовком і приміткою форми, які залишаються на місці при прокручуванні стрічкової форми. Щоб додати ці розділи, зробіть наступне.

5. Виберіть команду Вид>Заголовок/примечание формы (View > Form Header/Footer), у вікні конструктора форми з'являться додаткові області, показані на рис. 45.

6. Клацніть на кнопці Надпись (Label) панелі елементів.

7. Розтягніть мишею прямокутник у розділі Заголовок формы (Form Header).

8. Введіть текст Список контактів.

9. Натисніть клавішу Esc, щоб вийти з режиму редагування тексту, але залишити напис виділеної.

10. У списку Размер (Font Size) панелі інструментів Форматирование виберіть число 22.

11. Клацніть на кнопці По центру (Center).

12. Помістіть покажчик на верхній край смуги Область данных (Detail) і, нажавши кнопку миші, перетягніть її нагору, зменшивши область заголовка до необхідних розмірів.

Рис. 45.Додавання заголовка й примітки

Рис. 46.Стрічкова форма

13. Повторивши кроки 6-8, уведіть у примітку форми текст “Якщо при додаванні контакту ви не знайшли потрібну людину в списку Прізвища, за допомогою форми Контакти додайте інформацію про цю людину в новий запис таблиці Контакти”.

14. Перетягнете нижній край форми нагору, зменшивши її по висоті.

15. Клацніть на кнопці Вид.

Тепер у вікні форми може розміститися відразу два записи, як показано на рис. 46. Таку форму можна перегортати за допомогою смуги прокручування. Заголовок і примітка форми відображаються у верхній і нижній частинах вікна, не зміщаючись при прокручуванні записів

3.5 Контрольні запитання

1. Поняття форми.

2. Створення форми за допомогою майстра форм.

3. Створення форми за допомогою конструктора форм.

4. Вікно конструктора форм.

5. Призначення області даних.

6. Призначення та використання панелі елементів керування.

7. Як створити кнопки переходів по полям форми ?

8. Як створити заголовок та примітку форми.

 

4 Створення звітів в середовищі MS Access

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур з базою даних і дає змогу отримати дані в будь - якому форматі з різною деталізацією.

У цілому звіти схожі на форми, але вони, як правило, призначаються для виведення інформації з бази даних на принтер. Тому у звітах дані форматують так, щоб їх було зручно розміщати на окремих сторінках. Звіти підтримують найрізноманітніші способи оформлення й дозволяють групувати дані, розбиваючи їх на логічно цільні блоки.

4.1 Майстер звітів

Щоб полегшити роботу користувача, в Access є спеціальний майстер, що при нестачі часу дозволяє швидко створювати досить привабливі звіти. Давайте доручимо майстрові побудову звіту про контакти з різними людьми.

1. У вікні бази даних клацніть на кнопці Отчеты (Reports).

2. Двічі клацніть на значку Создание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).

У звіт потрібно додати як інформацію про людей, так і дані про контакти з ними. Для цього варто згрупувати разом всі контакти з однією людиною й роздрукувати їхній список нижче області з даними про цю людину. Потім потрібно вивести інформацію про наступну людину й список контактів з ним і т.д. Такий порядок друкування записів дозволить швидко знайти повний список контактів з кожним з ваших колег. У першому вікні майстра, показаному на рис. 47, потрібно вказати всі поля, що включають у звіт.

Рис. 47.Вибір полів для звіту

3. У списку, що розкривається, Таблицы и запросы першого вікна майстра звіту виберіть таблицю Контакти.

4. У списку Доступные поля виділіть поле Прізвище.

5. Клацанням на кнопці > перемістіть обране поле в список Выбранныеполя.

6. Повторюючи кроки 4 й 5, додайте в список Выбранныеполя поля Ім'я, Адреса, Назва Компанії, Робочий телефон.

Примітка

Поле Код_Контакти містить службову інформацію, що забезпечує зв'язок записів двох таблиць. Не поміщайте такі поля у звіт ніколи, крім випадків налагодження взаємозв'язків таблиць бази даних.

7. Виберіть у списку Таблицы и запросы таблицю Список.

8. Перемістіть в список Выбранныеполя поля Дата та Опис, додавши їх до полів таблиці Контакти.

9. Клацніть на кнопці Далее.

У другому вікні майстра можна вибрати спосіб розташування даних - упорядковані по записах таблиці Контакти, а потім уже по записах таблиці Список, або навпаки. Схема групування відображається в правій частині вікна діалогу.

Рис. 48.П'яте вікно майстра звітів

10. Залишіть варіант Контакти (By Контакти) і клацніть на кнопці Далее.

11. У наступному вікні не призначайте додаткового групування. Просто клацніть на кнопці Далее.

12. Четверте вікно майстра звіту дозволяє задати порядок сортування записів. Виберіть у списку 1 пункт Дата й клацніть на кнопці Далее.

Наступне вікно, показане на рис. 48, дозволяє вибрати спосіб розташування полів й орієнтацію сторінки.

Рис. 49.Фрагмент звіту, створеного майстром

13. Виберіть положення перемикача Структура 1 (Outline 1).

14. Потім клацніть на кнопці Далее.

15. У наступному вікні майстра виберіть варіант оформлення Строгий (Corporate) і клацніть на кнопці Далее.

16. Введіть як заголовок текст Список контактів і клацніть на кнопці Готово.

Майстер сформує звіт і відкриє його в окремому вікні в режимі попереднього перегляду (рис. 49). У ньому видно, що спочатку йде прізвище першої людини, інформація про нього й список контактів з ним, потім розташовуються ті ж дані, що стосуються другої людини, і т.д. У цілому звіт виглядає непогано й може влаштувати невимогливого користувача.

4.2 Конструктор звітів

Змініть структуру звіту в режимі Конструктор

Щоб перемкнутися в режим конструктора, виберіть команду Вид > Конструктор (для створення нового звіту у вікні бази даних двічі клацніть на значку Создание отчета в режиме конструктора). Вікно конструктора має вигляд зображений на рис. 50.

Рис. 50.Конструктор звітів

При відкритті конструктора звітів на екрані з'являється панель елементів. Якщо її немає, клацніть на кнопці Панель элементов панелі інструментів або пункт меню Вид підпункт Панель элементов. За допомогою кнопок панелі елементів у звіт можна додавати різні об'єкти. Елементи керування форм і звітів подібні між собою, тому всі операції, розглянуті в розділі 3.3, 3.4, однаково застосовуються як до форм, так і до звітів.

Для розфарбування кольорами структурних частин звіту потрібно в кожній області викликати контекстне меню та вибрати команду Цвет заливки/фона. Для форматування тексту об’єктів їх потрібно активізувати (клацанням по ним мишкою), а потім застосувати операції панелі інструментів Форматирование.

Для перегляду звіту натискаємо кнопку або команди Вид > Предварительный просмотр (View > Print Preview).

Звіт, що ви сконструювали, має ще один істотний недолік. Прізвища людей зі списку Контакти виводяться не за алфавітом. Майстер звітів автоматично згрупував дані таблиці Список по їхній приналежності до тих або інших записів таблиці Контакти, що визначається зв'язком між полями Код_Контакти цих двох таблиць. Із зазначеної причини прізвища у звіті впорядковані по зростанню числового параметра Код_Контакти - ідентифікатора записів таблиці Контакти. Це незручно, у звітах з більшим числом записів при такому сортуванні буде досить важко відшукати потрібну людину. Якщо необхідно змінити порядок сортування, то виконайте наступні кроки.

1. Клацніть на кнопці Отчеты вікна бази даних.

2. Виділите значок звіту Список контактів.

3. Клацанням на кнопці Конструктор панелі інструментів вікна бази даних відкрийте звіт у режимі конструктора.

4. Клацніть на кнопці Сортировка и группировка (Sorting And Grouping) панелі інструментів, щоб відкрити вікно діалогу, показане на рис. 51.

Рис. 51.Сортування й групування

У цьому вікні задані два рівні сортування. Спочатку в порядку зростання по полю Код_Контакти, а потім у межах списку контактів, що відносяться до однієї людини, по зростанню дати контакту. На кнопці рядка Код_Контакти видний значок, що вказує на те, що записи групуються по даному полю, тобто при переборі записів таблиці Контакти для кожного нового значення поля Код_Контакти генерується заголовок групи, у якому, виводяться ім'я, прізвище й інші характеристики людей.

Здавалося б, можна просто змінити поле сортування Код_Контакти на Прізвище, і записи у звіті відразу ж вишикуються за алфавітом. Але в цьому випадку для чотирьох людей з однаковим прізвищем Петров буде виведений тільки один заголовок групи, нижче якого розміститься список контактів з усіма Петровими. Згадаєте, що новий заголовок групи виводиться тільки для кожного нового значення поля, по якому виконується групування. Код_Контакти — унікальний ідентифікатор записів таблиці Контакти, групування по якому забезпечує виведення у звіт всіх записів цієї таблиці. Для сортування записів за алфавітом прізвищ й імен варто додати в список вікна діалогу Сортировка и группировка (Sorting And Grouping) відповідні поля, розмістивши їх вище поля групування Код_Контакти.

1. Клацніть у третьому рядку на кнопці списку, що розкривається, Поле/выражение (Field/Expression).

2. Виберіть пункт Прізвище.

3. У списку, що розкривається, Поле/выражение четвертого рядка вікна Сортировка и группировка виберіть пункт Ім'я.

Примітка

При додаванні нового поля сортування Access автоматично призначає йому порядок сортування По возрастанию. Щоб реалізувати зворотний порядок записів, виберіть у списку, що розкривається, Порядок сортировки відповідного рядка пункт По убыванию (Descending).

4. Клацанням на кнопці рядка Прізвище виділіть його.

5. Помістіть покажчик на кнопку рядка Прізвище, натисніть кнопку миші й перетягніть рядок на самий верх списку. Відпустіть кнопку миші в той момент, коли жирна горизонтальна лінія, що показує майбутнє розташування переміщуваного рядка, виявиться над першим рядком таблиці.

6. Повторюючи кроки 4 й 5, розмістіть рядок Ім'я між рядками Прізвище й Код_Контакти, як показано на рис. 52.

Рис. 52.Додавання полів сортування

7. Закрийте вікно Сортировка и группировка.

Примітка

Заголовки тих груп, для яких немає жодного запису в таблиці Список, у звіт не виводяться.

8. Клацніть на кнопці Вид панелі інструментів, щоб вивести звіт у режимі попереднього перегляду.

Тепер записи спочатку сортуються по прізвищах, потім по іменах. Після цього для кожного нового запису таблиці Контакти з'являється заголовок групи (тому що величини поля Код_Контакти для всіх записів різні). Нижче кожного такого заголовка з таблиці Список виводяться всі контакти, що відповідають даному значенню величини Код_Контакти, тобто даній людині .

4.3 Контрольні запитання

1. Призначення звіту.

2. Створення звіту за допомогою майстра звітів.

3. Створення та редагування звітів за допомогою конструктора звітів.

4. Вікно конструктора звітів.

5. Призначення та використання панелі елементів керування.

6. Як відсортувати дані по заданому полю ?

7. Як створити заголовок та примітки звіту.

5 Література

1. Пушкарь О.І. Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології: Підручник для студентів вищих навчальних закладів – К.: Видавничий центр «Академія», 2003. - 704 с.

2. Томас Конноли, Каролин Бегг – Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. Москва – Санк – Петербург – Киев, 2003.