Створення звітів

Звіт – це результат виконання багатьох завдань управління базами даних. За допомогою звітів дані можна представити фактично у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В Access є різні способи створення звітів. Можна використати команду Автоотчетдля створення звіту, що базується на будь-якій таблиці або запиті бази даних. Для швидкої розробки звітів можна використовувати майстра звітів. Можна також повністю контролювати процес розробки звіту, працюючи у вікні конструктора.

Для створення звіту за допомогою майстра звітів слід:

1) У вікні БД відкрити вкладку Отчеті натиснути на кнопці Создать,з’явиться діалогове вікно Новый отчет(рис. 18).

2) У списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, натиснути на пункті Мастер отчетов.Всписку внизу вибрати таблицю або запит, дані з

 

Рис. 18. Діалогове вікно Новый отчет

 

яких будуть використовуватися у звіті. Якщо треба використати дані з декількох таблиць, вибрати первинну таблицю. Натиснути на кнопці ОК, щоб відкрити 1-е діалогове вікно Создание отчетов(рис. 19).

Рис. 19. Діалогове вікно Создание отчетов

3) У цьому вікні використати список Таблицы и запросы,щоб вибрати таблицю або запит як джерело даних для звіту, а також списки Доступные поляі Выбранные полядля доповнення звіту потрібними полями.

4) Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці, і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, вибрати іншу таблицю зі списку Таблицы и запросыі додати з неї всі потрібні поля. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.

5) Якщо вибрані поля з декількох таблиць, з’явиться 2-е діалогове вікно (рис. 20). За допомогою елементів управління цього діалогового вікна вибрати таблицю, яка буде використовуватися для групування даних, що виводяться у звіт. Натиснути на кнопці Далее.

Рис. 20. 2-е діалогове вікно створення звітів

6) У наступному діалоговому вікні (рис. 21) задається порядок сортування записів у звіті. Записи можна сортувати за декількома полями (до 4-х включно). Вибравши порядок сортування, необхідно натиснути на кнопці Далее.

Рис. 21. Діалогове вікно для визначення

порядку сортування записів

7) У наступному діалоговому вікні (рис. 22) треба вибрати макет, орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично налагоджувати ширину полів, щоб помістити їх на одній вкладці. Вибравши необхідні значення параметрів, натиснути на кнопку Далее.

Рис. 22. Останнє діалогове вікно створення звітів

8) Зі списку, який з’явиться в наступному діалоговому вікні, можна вибрати стиль звіту. Access пропонує декілька стилів. При виборі стилю у діалоговому вікні з’явиться його зразок. Вибравши стиль, слід натиснути на кнопку Далее.

9) Востанньому діалоговому вікні треба вказати заголовок звіту. Використовуючи керуючі елементи цього діалогового вікна, можна дати вказівку Access відкрити звіт із даними в режимі конструктора, щоб змінити його структуру.

При закритті нового (ще не збереженого) звіту Access видасть запит на збереження. Для збереження слід натиснути кнопку Да і вказати його ім’я. Ім’я може містити не більше 64 символів з пробілами чи без них. Після цього натиснути кнопку ОК.

Для того, щоб надрукувати звіт, необхідно вибрати його у вікні БД і виконати команду Файл/Печатьабо натиснути кнопку Печатьпанелі інструментів.