Створення форм

Лекції 4-5. Робота з формами та звітами у Microsoft Access

 

Основою більшості інформаційних систем можуть бути форми, які використовуються для збирання і відображення даних. Вони дають альтернативний спосіб відображення табличних даних. Access дозволяє створювати форми, що використовуються для введення, управління, перегляду та друкування даних. Форми мають деякі переваги у відображенні даних порівняно з таблицями: їх можна розробити таким чином, щоб мати максимальну схожість із робочими (паперовими) формами; вони можуть вміщувати дані з кількох таблиць, графіки та діаграми; форми дозволяють автоматизувати задачі введення даних, а також мати власні меню користувача.

Access дозволяє швидко створити форми за допомогою майстра форм. Можна також розробити форму вручну. Можна поєднувати автоматизовану і ручну обробку (створити основу форми за допомогою майстра форм, а потім відкрити її в режимі конструктора форми і внести зміни вручну).

Найшвидший спосіб створити форму – використати команду Автоформаменю, яке розкривається при виборі кнопки Новый объектпанелі інструментів. Якщо у вікні БД вибрати таблицю, а потім натиснути на кнопці Новый объектпанелі інструментів, або відкрити меню кнопки Новый объекті виконати команду Автоформа,то для вибраної таблиці буде створена форма за умовчанням. У формі за замовчуванням всі поля вирівняні за лівим краєм форми, а їх імена використовуються як надписи полів.

Для створення форми за допомогою майстра форм треба виконати такі дії:

1. У вікні БД відкрити вкладку Формыі натиснути на кнопці Создать.З’явиться діалогове вікно Новая форма(рис. 12).

Рис. 12. Діалогове вікно Новая форма

2. У ньому натиснути на рядку Мастер форм,а в списку, який міститься внизу вікна, вибрати таблицю, на основі якої буде створюватися форма. Якщо для створення форми треба використати декілька таблиць, вибрати ту, яка буде використовуватися як первинне джерело даних для форми.

3. Далі виконувати вказівки, які з’являються у вікнах майстра. Завершивши процес створення форми, майстер дозволяє відкрити форму з даними, які вона містить, або в режимі форми, або в режимі конструктора.

У діалоговому вікні Новая формаокрім пункту Мастер формє й інші пункти. Розглянемо ці пункти, в яких перераховані режими створення форм і їх призначення:

- Конструктор– створює порожню форму, в яку вручну додаються поля таблиці;

- Автоформа: в столбец– створює форму за замовчуванням (всі поля розташовуються в одному стовпчику і вирівнюються по лівому краю);

- Автоформа: ленточная– створює форму за умовчанням із представленням даних у вигляді таблиці, в якій кожне поле відділяється пропуском;

- Автоформа: табличная– створює форму за умовчанням із табличним представленням даних, розділених лініями сітки;

- Диаграмма– запускає майстра діаграм, який створює форму, що відображає числові дані у вигляді діаграм;

- Сводная таблица– створює форму, яка містить звідну таблицю Excel.

Після того як будуть виконані всі дії у діалоговому вікні Новая формаі натиснуто ОК, з’явиться перше діалогове вікно Создание форм(рис. 13). У цьому діалоговому вікні список Таблицы и запросывикористовується для вибору таблиць або запитів, які є джерелом даних для форми, а вікна Доступные поляі Выбранные поля – для задання полів форми. При виборі таблиці або запиту в списку Таблицы и запросывсі поля цієї таблиці або запиту з’являться в списку Доступные поля.Далі необхідно вибрати в цьому списку поле, яке має з’явитися у формі, а потім для доповнення поля в список Выбранные полянатиснути на кнопці пересування елемента або двічі натиснути на полі в списку.

Рис. 13. Діалогове вікно Создание форм

Якщо натиснути на кнопці переміщення всіх елементів списку («>>»), можна пересунути всі поля зі списку Доступные поляв список Выбранные поля.Якщо ми помилилися при виборі полів, то треба натиснути на полі зі списку Выбранные поляіна кнопці повернення («<«) для повернення елемента в список Доступные поля.Якщо у формі мають використовуватись декілька таблиць, то можна додати всі необхідні поля першої таблиці, потім вибрати в списку Таблицы и запросыіншу таблицю і додати всі потрібні поля з другої таблиці. Можна вибрати запити або декілька таблиць для форм, базованих на більш ніж одній таблиці. Крім того, можна використати запит або вибрати одну таблицю і додати поля з неї, а потім іншу таблицю і поля з неї. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.

Тип діалогового вікна, яке з’явиться далі, залежить від того, із скількох таблиць вибирались поля, з однієї чи з декількох. Якщо поля вибирались із декількох таблиць, то з’явиться діалогове вікно, в якому можна вибрати тип таблиці, яка буде використовуватись для перегляду даних. Тим самим у формі, яка відображає дані з декількох таблиць, буде вибрана головна таблиця. Далі необхідно вибрати потрібну таблицю і встановити перемикач Подчиненные формыабо Связанные формы.При виборі першого режиму створюється нова форма, яка відображає на екрані один запис із головної таблиці, а всі записи, які йому відповідають, із вторинних таблиць, або зв’язаних таблиць. При виборі другого режиму будуть створені додаткові форми, зв’язані з головною, для відображення даних із зв’язаних форм.

Якщо поля вибрані з однієї таблиці, то з’явиться діалогове вікно майстра форм (рис. 14), в якому треба визначити зовнішній вигляд форми. Можна вибрати такі варіанти, як в один столбец, ленточный, табличный, выровненный:

Рис. 14. Діалогове вікно майстра форм

 

- в один столбец– створюється форма за умовчанням, в якій всі поля розміщені в одному стовпчику і вирівняні за лівим краєм;

- ленточный– створюється форма за умовчанням у вигляді таблиці, в якій кожне значення виділене відступом;

- табличный– створюється форма за умовчанням у вигляді таблиці (подібна на таблицю даних), але без виділення відступом;

- выровненный– поля форми розташовуються за порядком, а їх ширина підбирається до. ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

Вибравши один із варіантів, слід натиснути на кнопку Далее.

У наступному діалоговому вікні майстра форм (рис. 15) можна вибрати стиль форми. В Access є десять стилів фону для форм, які створює майстер форм. Після вибору стилю натиснути на кнопці Далее.

Рис. 15. Діалогове вікно вибору стилю форми

В останньому діалоговому вікні (рис. 16) вказується заголовок форми.

Якщо форма базується на декількох таблицях, треба вказати також заголовки для підпорядкованих форм, які відображають дані з вторинних таблиць. За допомогою цього діалогового вікна можна відкрити або форму з даними, або форму в режимі конструктора, в якому можна внести в неї додаткові зміни.

 

Рис. 16. Діалогове вікно для введення імені форми

 

Форми можна розробляти вручну, відкривши порожню форму і додавши в неї об’єкти (текст, текстові вікна, графіку, лінії, рамки і т. ін.). Для створення форми вручну треба виконати такі дії:

1. У вікні БД відкрити вкладку Формыі натиснути на кнопці Создать. З’явиться діалогове вікно Новая форма(рис. 12).

2. Вибрати зі списку пункт Конструктор. Потім вибрати в списку Выберите в качестве источника данных таблицу или запросім’я таблиці або запиту, які будуть використовуватись у формі. Якщо дані, що використовуються, знаходяться в одній таблиці, то вибрати цю таблицю, якщо ж дані знаходяться в декількох таблицях, можна вибрати первинну таблицю або запит, які вибирають поля з усіх потрібних таблиць.

3. Натиснути на кнопці ОК, форма відобразиться в режимі конструктора форми (рис. 17).

Рис. 17. Вікно форми в режимі конструктора

 

4.Розмістити на формі потрібні об'єкти (поля, текст або графіку). Для цього треба використати панель інструментів, вибравши команду Вид/Панели инструментов.

5.Зберегти форму, виконавши команду Файл/Сохранить.

 

При розробці форми у лівому куті панелі інструментів є кнопка, вибравши яку, можна відкрити меню з режимами перегляду Конструктор, Режим формы, Режим таблицы(меню також можна відкрити, натиснувши на кнопці розкриття списку):

- конструктор– активізує режим конструктора форми;

- режим формы– дозволяє додавати, редагувати, вилучати або друкувати дані з первинної таблиці або запиту;

- режим таблицы– відображає початкові дані або динамічний набір для запиту в режимі таблиці.

Розміри форми та її елементів можна змінювати таким чином:

1. В режимі конструктора розмістити курсор миші на нижній або правій межі форми, щоб він набув вигляду двонаправленої стрілки.

2. Натиснути клавішу миші і, утримуючи її, пересунути курсор у потрібному напрямку, задавши тим самим потрібні нові розміри форми або її елемента.

3. При переміщенні меж розміри форми відображаються на горизонтальній або вертикальній лінійці, забезпечуючи візуальний контроль за ними. Висоту і ширину можна змінювати одночасно, встановивши покажчик миші в правому нижньому куті форми і змістивши його таким чином, щоб форма набула потрібного розміру.

Об’єкти, поміщені у форму (наприклад, поля, текст, графіка), називаються елементами управління. Елементи управління бувають зв’язані, незв’язані й обчислювані:

- зв’язані – це елементи, які прив’язуються до конкретного поля таблиці чи запиту, або посилаються на нього;

- незв’язані– це елементи, які не прив'язані ні до таблиці ні до запиту (наприклад, заголовок форми). Можна використати незв’язаний елемент управління зі своїми даними, але для цього необхідно використати макрос або мову Access Basic;

- обчислювані – це елементи, що відображають результати розрахунків, які базуються на даних початкової таблиці або запиту.

Очевидно, що найбільш розповсюдженим елементом управління, який вміщують у форму, є текстове вікно, зв’язане з даними поля таблиці або запиту. У формах Access також часто використовуються перемикачі, прапорці опцій і кадри об’єктів OLE.

Найпростіший спосіб додати текстове поле – відкрити список полів (виконати команду Вид/Список полей)і пересунути потрібне поле у визначене місце форми. Додати відразу декілька полів можна різними способами. Якщо поля суміжні в списку полів, то можна натиснути на першому полі і, утримуючи натиснутою клавішу Shift,потім натиснути на останньому полі. Після того, як буде відпущено кнопку миші, всі поля будуть додані у форму як окрема група. Якщо треба додати декілька несуміжних полів, то необхідно вибрати перше поле і, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl,натиснути на кожному полі окремо. Після вибору полів натиснути на будь-якому з них і перетягнути поля в потрібне місце форми.

У форми можна вставляти графіки або малюнки із розповсюджених графічних пакетів. Найпростіший спосіб – використати буфер обміну Windows. При вставці у форму малюнка з буфера автоматично додається кадр незв’язаного елемента управління, який містить малюнок. У форму можна також додати кадр об’єкта і змінити його властивості або використати команду Вставка/ Объектдля доповнення об’єктів OLE,які містять графіку.

На будь-якій стадії розробки форми її можна переглянути, відкривши меню ліворуч панелі інструментів і виконавши команду Режим формыабо команду Вид/Режим формы.Щоб повернутися в попередній стан, треба відкрити меню і виконати команду Конструкторабо виконати команду Вид/Конструктор.

Щоб відкрити форму, треба двічі натиснути на її піктограмі у вікні БД, або вибрати її і натиснути на кнопці Открыть.Форма відкриється у вікні форми, в якому можна працювати з даними. Для доповнення записів в БД треба перейти до порожнього запису. Дані вводяться шляхом виконання команди Правка/Перейти/Новая запись.Можна також використовувати кнопки управління, які з’являються внизу форми. Натиснувши на кнопці Последння записьта Следующая запись,можна перейти в порожній запис.

Під час редагування даних для пересування між полями використовується клавіша Tabабо комбінація клавіш Shift +Tab.Клавіші Pg Up і Pg Dn використовуються для переходу між записами.

Для збереження форми треба виконати команду Файл/ Сохранить.Якщо форма зберігається вперше, то відобразиться діалогове вікно, в якому треба вказати ім’я форми.