Попередження
Створення бази даних
Базу даних, як і будь-яку книгу Excel, створюють командою Файл—Создать. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «Відомості про замовлення товарної продукції», потім — її заголовний рядок із однорядковими та короткими іменами полів: «Замовник», «Шифр товару» і т. ін. (рис. 2.104). Далі потрібно замінити системне ім'я бази «Книга1» на призначене для користувача, наприклад на «Замовлення», клацнувши мишею на кнопці Сохранить.
Після натиснення мишею на будь-якій із комірок таблиці командою Данные—Форма на екран викликається діалогове вікно, де відображається список уведених даних (рис. 2.105).
Значення полів запису вводять до відповідних комірок діалогового вікна у тій послідовності, в якій вони сформовані в таблиці. Перехід між комірками виконується за допомогою клавіші <Таб> або клавіш керування курсором. Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле (стовпець) бази. При потребі її можна збільшити (зменшити) «буксируванням» правої межі стовпця таблиці. Запис передають у кінець бази даних командою Добавить. Після цього вводять наступний запис і т. п. до кінця бази.
Неприпустимо вводити до комірок які-небудь формули або функції. Якщо користувач бажає включити до складу бази поле, що обчислюється, наприклад «Вартість замовлення, грн.», то його потрібно заповнювати не формулами, а відповідними значеннями.
Для вставлення пропущеного запису необхідно виділити рядок, перед яким буде вставлятися запис, і активізувати команду Вставка—Строка. Після заповнення вставленого таким чином порожнього рядка потрібно знову активізувати команду Добавить. Переглядають усі записи бази даних за допомогою вертикальної смуги прокручування, причому натиснення на ній дає перехід на 10 записів уперед або назад.
Командні кнопки вікна Замовлення дають змогу вилучити поточний запис, скасувати в ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до наступного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також відредагувати їх. Створення бази даних завершується командою Закрыть.
Рис. 2.105. Вікно команди Форма (режим уведення записів)
Базу даних можна створити також, безпосередньо вводячи імена і значення полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде кращим, коли в базі міститься багато текстів, що повторюються, введення яких істотно спрощується за програмою Автоввод.
Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для цього досить після шапки таблиці вставити порожній рядок і заповнити його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, що обчислюються. У невеликих базах останні можна зберегти.
3.Використання фільтра та сортування даних
Потрібну інформацію в базі зручно шукати за допомогою фільтрів. Виконання команди Дані/Фільтр/Автофільтр перетворює рядок назв полів у набір списків, що містять усі наявні значення кожного з полів бази даних.
Відкриваючи ці списки і відмічаючи потрібні значення, легко вибрати, наприклад, серед усіх працівників підприємства перелік співробітників певного відділу, з конкретним окладом, посадою тощо. Вибравши у списку Умова можна задати користувацький критерій відбору даних із таблиці (рис. 7.35).
Рис. 7.35. Задання користувацького автофільтру
Для повернення у режим звичайного відображення таблиці треба виконати ту саму команду, якою був увімкнений режим автофільтра.
Складніші критерії фільтрування та пошук інформації в базі чи її частині реалізує команда Дані/Фільтр/Розширений фільтр.