Структурування документу

Перш за все, слід визначитися з тим, що ми розумітимемо під структурою (будовою) документа, і що ми вважатимемо основними елементами (складовими) цієї структури. На достатньому для практики рівні, не заглиблюючись в зайві подробиці, можна затверджувати, що будь-який документ є сукупністю звичайних абзаців.

В простому документі (наприклад, в листі до приятеля) всі абзаци, звичайно, рівноправні. В цьому випадку ми говоримо, що вони мають один і той же рівень, званий Основной текст. Зі всіх можливих рівнів цей рівень вважається найнижчим.

Можна завжди визначити рівень того або іншого абзацу, а також змінити його. Виконайте команду Формат-Абзац…. Виберіть вкладку Отступы и интервалы в одержаному діалоговому вікні Абзац. У вкладці ми бачимо список Уровень:, в якому виставлено значення Основной текст. А якщо список розвернути, то можна побачити ще дев'ять рівнів з Уровня 1 до Уровня 9. Таким чином, ми переконалися в тому, що абзацу можна додати різний статус у вигляді номера рівня. З них Уровень 1 вважається найвищим.

Відомо, що великі документи (наприклад, книги) з метою полегшення читання і зручності сприйняття завжди розбивають на окремі блоки. В звичайній практиці ці блоки можуть називатися по-різному: частини, розділи, глави, параграфи, пункти і т.ін. Візуально це досягається тим, що до тих або інших абзаців застосовують різне форматування (наприклад, використовуючи інший шрифт або міняючи спосіб вирівнювання). Такі виділені абзаци називаються заголовками блоків. Надалі ми познайомимося із засобами, що дозволяють зробити заголовком будь-який абзац або, навпаки, будь-який заголовок перетворити на звичайний абзац. Саме з цією метою і використовується поняття рівня. Таким чином, із загальних позицій, можна вважати всі, без виключення, абзаци документа просто заголовками різних рівнів.

Важлива властивість блоків полягає в тому, що вони можуть бути вкладеними один в інший. Розглянемо як приклад відомий "Справочник по физике" Яворского Б.М. і Детлафа А.А. (Москва: Наука, Гл. ред. физ.-мат. лит., 1990). Довідник складається з дев'яти відділів, які називаються “Отдел I. МЕХАНИКА”, “Отдел II. ОСНОВЫ МОЛЕКУЛЯРНОЙ ФИЗИКИ И ТЕРМОДИНАМИКИ” і т.ін. Зверніть увагу, що назва кожного відділу є спеціальним чином відформотованим абзацом, і, природно, є заголовком першого рівня. Кожний відділ складається з розділів. Наприклад, перший відділ містить розділи, звані "Глава I.1. Кинематика", "Глава I.2. Законы Ньютона" і т.ін. З одного боку, назви розділів - абзаци, з другого боку, вони є заголовками другого рівня. Кожний розділ ділиться на параграфи. Наприклад, перший параграф в першому розділі першого відділу називається "§ I.1.1. Механическое движение. Предмет механики". Цей абзац є заголовком третього рівня. І, нарешті, кожний параграф складається із звичайних абзаців, що є основним текстом. Таким чином, розглянутий довідник є послідовністю блоків першого рівня, в кожному з яких, у свою чергу, міститься послідовність блоків другого рівня і т.д.

Існування вищеописаної структури в документі забезпечено тим, що певним його абзацам привласнений статус заголовків першого рівня. Між кожною парою сусідніх заголовків першого рівня розташовані абзаци у вигляді заголовків другого рівня, між кожною парою сусідніх заголовків другого рівня розташовані абзаци у вигляді заголовків третього рівня і т.д. І нарешті, між будь-якими сусідніми заголовками знаходяться абзаци (або, якщо хочете, заголовки), що є основним текстом. Структуру подібного роду прийнято характеризувати наявністю заголовків і підзаголовків (підлеглих заголовків, тобто заголовків низького рівня). Іншими словами, кожному заголовку (окрім абзаців основного тексту) може відповідати ряд підзаголовків.

Структуризацією документа називатимемо "офіційне" закріплення статусу (номеру рівня) для кожного з його заголовків. Ця операція надалі дозволить багато в чому автоматизувати роботу з документом.

Для роботи із структурою призначений спеціальний режим відображення документа на екрані, званий режимом структури. Цей режим встановлюється по команді Вид-Структура або за допомогою натиснення кнопки Режим структуры в лівій частині горизонтальної лінійки прокручування.

При установці режиму структури на екрані автоматично з'являється панель інструментів Структура. В режимі структури в тексті документа перед кожним заголовком встановлюється маркер у вигляді знака "плюс", якщо у нього є підзаголовки (у тому числі, і абзаци основного тексту). Маркер у вигляді знака "мінус" використовується в протилежному випадку. Крім того, перед кожним абзацом основного тексту встановлюється маркер у вигляді маленького квадратика. При відображенні структури будь-який підзаголовок виводиться на екран з відступом управо по відношенню до свого заголовка.

Для управління відображенням структури використовуються засоби панелі інструментів Структура. При натисненні кнопки 1 будуть виведені заголовки тільки першого рівня. При натисненні кнопки 2 будуть виведені заголовки першого і другого рівня. Аналогічно працюють кнопки і з подальшими номерами (з 3 по 7). Якщо ж натиснути кнопку Все заголовки, то, окрім заголовків всіх рівнів, будуть виведені і абзаци основного тексту (пригадаємо, що вони теж - заголовки). Правда, абзаци основного тексту як справжні заголовки можуть бути занадто довгі. Тому на цей випадок передбачена кнопка Показать только первую строку, натискаючи яку, заголовки можна буде бачити частково. Зверніть також увагу, що всі, без виключення, заголовки виводяться абсолютно ідентично з точки зору форматування. Тому, якщо з'явиться необхідність побачити оформлення заголовків, то доведеться натиснути кнопку Отобразить форматирование.

В режимі структури можна підвищити або знизити рівень будь-якого заголовка, у тому числі перетворити на справжній заголовок звичайний абзац основного тексту або, навпаки, заголовок - в звичайний абзац. При цьому використовуються, так звані, визначені стилі: стиль Обычный для абзаців основного тексту, а також стилі від Заголовок 1 до Заголовок 9 для заголовків від рівня 1 до рівня 9 відповідно. Зміну рівнів здійснюють за допомогою панелі інструментів Структура кнопками Повысить уровень, Понизить уровень і Понизить до обычного текста.

Якщо документ структурований, то в будь-якому режимі можливе відображення його схеми, яка включає тільки заголовки цього документа (без основного тексту). Схема документа відображається на окремій панелі зліва від документа. Її можна використовувати для швидкого переміщення до потрібного блоку документа, клацнувши ЛКМ по його заголовку в схемі. Схему документа можна відобразити, виконавши команду Вид-Схема документа або натискуючи однойменну кнопку на панелі інструментів Стандартная.

5. Створення допоміжних елементів документу

З метою спрощення користування документом створюються допоміжні елементи. До них відносяться нумерація заголовків документа, змісту, покажчики, виноски, примітки і ін.

Автоматична нумерація заголовків може бути виконана за допомогою прив'язки до визначених стилів від Заголовок 1 до Заголовок 9. При цьому використовується робота із списками.

Так само, як і при автоматичній нумерації заголовків, створення змісту документа можливе з використанням визначених стилів від Заголовок 1 до Заголовок 9.

Встановіть текстовий курсор в те місце документа, де повинен знаходиться його зміст, і виконаєте команду Вставка – Оглавление и указатели... З’являється однойменне діалогове вікно, в якому нас цікавитиме вкладкаОглавление.

Обов'язковими складовими змісту документа є номери сторінок його заголовків. Тому в діалоговому вікні Оглавление и указатели слід зазначити пункти Показать номера страниц, Номера страниц по правой стороне, а також вибрати в списку Заполнитель: відповідний знак, що заповнює простір рядка між заголовком і номером сторінки.

Побудований зміст володіє властивостями гіпертексту. Це значить, що якщо клацнути ЛКМ по тому або іншому пункту змісту, то здійсниться перехід до відповідного місця тексту документа. Зрозуміло, ця властивість не зберігається для документа, виведеного на друк.

Побудований зміст доступний для автоматичного оновлення. Для цього, використовуючи клавіатуру, потрібно розмістити текстовий курсор в межах змісту і натискувати клавішу <F9>. В результаті з'являється вікно Обновление содержания, в якому потрібно позначити пункт Обновить полностью, після чого натиснути кнопку OK.

Предметний покажчик(указатель) звичайно створюється для дуже великих документів і призначений для полегшення пошуку в них інформації з потрібного питання.

Якоюсь мірою предметний покажчик схожий на зміст. Нагадаємо, що зміст містить достатньо обмежений перелік освітлюваних в документі питань у вигляді послідовності заголовків, до кожного з яких вказаний номер сторінки. При цьому розташування заголовків в змісті відповідає їх розташуванню в тексті документа. Змістом в цілому зручніше користуватися, якщо воно знаходиться на початку документа.

Предметний покажчик також містить перелік освітлюваних в документі питань, кожний з яких представлений у вигляді конкретного терміну (предмету). Саме тому предметні покажчики називають ще термінологічними. Кількість термінів в покажчику може бути дуже і дуже великою, і з цієї причини розташовують їх за абеткою. При цьому до кожного терміну може указуватися декілька номерів сторінок, залежно від того, в яких місцях документа він згадується, розкривається, використовується і т.п. Предметний покажчик розташовують, як правило, в кінці документа.

Відмітна особливість предметного покажчика полягає в тому, що він може містити головні і підлеглі терміни. Це залежить від специфіки документа. І нарешті, на відміну від змісту, текст предметного покажчика представляється в двох і більш колонках.

Побудова предметного покажчика може бути реалізована по одному з двох варіантів. Перший полягає в тому, що документ продивляються "уручну", і в процесі перегляду вибирають і позначають терміни (з розподілом на головні і підлеглі), які було б доцільно включити в предметний покажчик. Другий варіант полягає в тому, що спочатку готується словник головних і підлеглих термінів покажчика, а потім пошук словникових термінів і їх помітка в документі здійснюються автоматично. В обох випадках покажчик створюється за допомогою збірки помічених термінів з супутніми номерами сторінок. Кожний з варіантів має свої достоїнства і недоліки, і вибір між ними здійснюється залежно від специфіки документа. Перший варіант трудомісткий, але дозволяє уникнути включення в предметний покажчик номерів сторінок, не істотних для розкриття відповідного терміну. І навпаки, другий варіант більш продуктивний в значенні підбору термінів, але його використовування приводить до включення в предметний покажчик навіть тих номерів сторінок, на яких той або інший термін просто згадується.

Будь-який термін в покажчику представлений в своїй основній граматичній формі (називний відмінок однини для імен іменників, невизначена форма для дієслів і ін.). Але в тексті документа ці ж терміни можуть бути представлених в найрізноманітніших словоформах. Ми приходимо до висновку, що для утворення покажчика необхідний спосіб ідентифікації будь-яких словоформ одного і того ж терміну. Найпростіше рішення проблеми полягає в тому, що основний варіант словоформи завжди указується безпосередньо поряд з нею. Необхідно тільки, щоб основний варіант тієї або іншої словоформи в тексті документа був "невидимим".

"Невидимість" основного варіанту словоформи в тексті документа реалізована на основі використовування засобу, що іменується полем. Поле є спеціальним об'єктом в тексті документа, з одного боку, доступний для управління ззовні, а з другого боку, він забезпечує можливість "спілкування" документа з навколишнім середовищем. З цією метою поле має код (позначення), за допомогою якого типи полів відрізняють один від одного. Окрім коду, у складі поля може бути представлено його значення, а також інші параметри. Поля будь-яких типів можуть бути вставлені в документ за допомогою команди Вставка-Поле.... Вставка самих споживаних полів реалізована у вигляді окремих команд (наприклад, вставка поля для тих, що автоматично обновляють дату і час реалізується командою Вставка-Дата и час). Вставка поля основного варіанту словоформи також реалізована окремою командою. Це поле розташовується після словоформи і має вигляд { ХЕ "основной вариант" }, де ХЕ - код поля, а в лапках вказано його значення.

Поля можна відображати або не відображати в тексті документа. Залежно від типу поля, для управління відображенням використовуються різні засоби. Зокрема, це може бути натиснення клавіш <Alt+F9>, а також натиснення кнопки Недруковані знаки на панелі інструментів Стандартная. У будь-якому випадку при виведенні на друк поля не видимі, в чому легко переконатися, перейшовши в режим попереднього перегляду документа.

Виноскою називається примітка, уточнення, роз'яснення до якого-небудь терміну тексту документа. Це можуть бути додаткові відомості, зауваження видавця, посилання на інші документи і т. ін. Безпосередньо в тексті документа такі примітки можуть порушувати основну канву викладу, і тому їх поміщають окремо.

З технічної точки зору будь-яка виноска включає два компоненти: знак виноски і текст виноски. Знак виноски розташовується в тексті документа безпосередньо праворуч від відповідного терміну у вигляді "показника ступеня". Текст виноски частіше за все розташовують в нижній частині тієї ж сторінки (звичайна виноска). При бажанні всі виноски можна зібрати в кінці документа (кінцеві виноски). Тексту виноски, де б він не знаходився, передує знак виноски. Характерна особливість звичайних виносок текстового процесора полягає в тому, що користувач може не піклуватися про правильне розташування при переміщенні терміну з однієї сторінки на іншу. Виноска слідує за "своїм" терміном автоматично.

Щоб вставити виноску, встановіть текстовий курсор праворуч від пояснюваного терміну і виконайте команду Вставка-Сноска.... В результаті з'являється діалогове вікно Сноска, за допомогою засобів якого можна здійснити настройку основних параметрів виносок.

Для переміщення від знака виноски в документі до тексту самої виноски достатньо двічі клацнути ЛКМ по знаку виноски. Щоб взнати, де в документі знаходиться знак даної виноски, слід двічі клацнути ЛКМ по знаку виноски перед її текстом. Щоб видалити виноску, достатньо видалити знак цієї виноски. При цьому вся решта виносок буде автоматично перенумерована. Щоб побачити текст виноски, зовсім не обов'язково шукати його в кінці сторінки або в кінці документа. Достатньо сумістити покажчик миші із знаком виноски в тексті документа, і текст самої виноски з'явиться поряд у вигляді спливаючої підказки. Ще одна зручність зв'язана з тим, що операції копіювання і переміщення текстів виносок зведені до аналогічних операцій із знаками виносок в тексті документа.