Особливості вибору й впровадження ERP-Системи

Класичні ERP-Системи, на відміну від так званого "коробкового" програмного забезпечення, ставляться до категорії "важких" програмних продуктів, що вимагають досить тривалої настроювання, перед тим як почати ними користуватися. Вибір КИСНУВ, придбання й впровадження, як правило, вимагають ретельного планування в рамках тривалого проекту за участю партнерської компанії - постачальника або консультанта [Глинских А. Світовий ринок ERP-Систем.

Оскільки КИСНУВ будуються по модульному принципі, замовник часто (принаймні, на ранній стадії таких проектів) здобуває не повний спектр модулів, а обмежений їхній комплект. У ході впровадження проектна команда, як правило, протягом декількох місяців здійснює настроювання модулів, що поставляються.

Рис. 5.6. Співвідношення розмірів бізнесу й типу інтегрованої ИС

Вибір готового рішення - це завжди складне й відповідальне завдання. Намір підприємства придбати й впровадити ИС залежить від багатьох факторів - від його внутрішньої готовності зробити реінжиніринг бізнес-процесів до ціни й часу впровадження ИС.

Готові рішення можна досить умовно розділити на локальні, середні й великі інтегровані системи. Залежно від розмірів бізнесу, основних цілей завдань і бюджету підприємство повинне саме визначити, яке рішення буде йому "по кишені" і скільки часу можна планувати на впровадження системи (рис. 5.6і).

Якщо із придбанням малої, як правило "коробкової" системи проблем практично не буває, то із середньою системою - і тим більше з великої - все обстоит набагато складніше. Велику інформаційну ERP-Систему не можна так просто купити, доставити, включити й користуватися. Підприємство повинне бути ґрунтовно підготовлене до впровадження такої системи. Впровадження ERP-Системи те саме що складної хірургічної операції - і там і тут різати доводиться "по живому", і там і тут дуже багато залежить від ретельної підготовки, від уміння професіоналів і навіть від удачі!

Вибір конкретної ERP-Системи для впровадження є складним і многокритериальным процесом по наступних основних причинах:

висока вартість продукту, що здобувається, ( щодоходить до декількох мільйонів доларів);
велика розмаїтість пропонованих ERP-Систем;
тривалість строку підготовки фахівців із впроваджуваного продукту;
передпродажний цикл (від декількох місяців до декількох років);
сам цикл впровадження (цикл впровадження ERP-Системи навіть на одній виробничій площадці підприємства може тривати до декількох років).

При виборі ERP-Системи необхідно розуміти, що автоматизація заради автоматизації не має змісту. Варто чітко представляти, що найкраща у світі ERP-Система не зможе вирішити всі проблеми підприємства.

Будь-яка ERP-Система - це насамперед інструмент для підвищення ефективності і якості керування підприємством, прийняття правильних стратегічних і тактичних рішень на основі автоматизованої обробки актуальної й достовірної інформації. У той же час ERP-Система - це не тільки інструментарій для бізнесу, але й технологія його ведення.

У правильному виборі ERP-Системи повинне бути в першу чергу зацікавлене керівництво підприємства. Проект по впровадженню ERP-Системи повинен розглядатися керівництвом підприємства як стратегічна інвестиція.

Природно, що будь-яке підприємство зволіє впровадити апробовану, надійну й прийнятну для нього за ціною ERP-Систему. Питання полягає в тім, яку систему має сенс впроваджувати - західну або вітчизняну? І тут не можна дати однозначна відповідь.

У цей час російські системи демонструють гарну динаміку розвитку, однак західні системи поки все-таки богаче функціонально. Особливістю західних систем є також те, що вони розробляються (і допрацьовуються) уже кілька десятків років відповідно до загальносвітових принципів ефективного ведення бізнесу (без ухиляння від сплати податків, ведення подвійної бухгалтерії й ін.). Тобто в західних системах набагато краще реалізована так звана "правильна" ("цивілізована") модель ведення бізнесу. Ця перевага є одночасно і їхнім недоліком (стосовно до російських умов), тому що західні ERP-Системи гірше пристосовані до роботи зі складний, нецілісними й нелогічними бізнес-моделями, які в цей час більше життєздатні в Росії. Недоліком західних систем є також їхня висока вартість, хоча деякі російські програмні системи за вартістю вже доганяють західні ERP-Системи.

Якщо підприємство вирішило впровадити російське ПО керування підприємством, то в цьому випадку не можна сказати, наскільки "гарна" або "погана" система - у кожному конкретному випадку варто розглядати конкретний програмний продукт і конкретні умови придбання й впровадження.

Головне при виборі ERP-Системи - визначити, які нові переваги дасть підприємству її впровадження. Необхідно детально розібратися, що може дати ERP-Система для бізнесу, які мети дозволить реалізувати і який вплив вона здатна зробити на прибутковість підприємства й собівартість його продукції. При цьому необхідно завжди враховувати, що вартість поставки, впровадження й супроводи ERP-Системи не може бути дорожче вартості всього бізнесу підприємства!

У першу чергу керівництво підприємства повинне зрозуміти, навіщо підприємству потрібна ERP-Система. Ще до впровадження повинні бути поставлені чіткі й вимірювані цілі, задані в так званої S.M.A.R.T. системі: мети повинні бути конкретні (Specific), вимірні (Measurable), погоджені (Adjusted), релевантні (Relevant) і мати певні строки виконання (Time of Execution). Бажано, щоб відповідь на це питання можна було формалізувати й представити наочно в цифрах і діаграмах (обсяг зекономлених засобів, більше висока обіговість товарів, скорочення часу на роботу з постачальниками й клієнтами й ін.). Обов'язково повинні бути сформульовані й затверджені керівництвом підприємства основні вимоги до ERP-Системи:

які мети господарської діяльності й завдання бізнесу в цілому дозволить реалізувати що здобувається й впроваджувана система;
які функціональні області й типи виробництва вона повинна охоплювати;
які процеси варто автоматизувати;
які звіти готовити;
які програмно-технічні платформи використовувати.

При цьому дуже важливо чітко визначити поточні й перспективні потреби підприємства або організації. Потрібно добре розібратися, що рухає бізнесом, які фактори критичні для успіху й що необхідно для розвитку компанії. Вимоги повинні бути оформлені у вигляді спеціального документа (Vision Scope), у якому визначені й розписані по пріоритетах всі бажані характеристики ERP-Системи.

Не менш важливо правильно оцінити існуючу технологічну інфраструктуру підприємства. Якщо для впровадження ERP-Системи підприємству прийде спочатку витратити значні засоби (порівнянні з вартістю впроваджуваної системи) на модернізацію своїх локальних або глобальних мереж, то такий варіант може виявитися невигідним. У загальному випадку, впроваджувана ERP-Система повинна відповідати існуючому фінансовому й технологічному рівням підприємства.

Варто розуміти також, що найбільший ефект досягається при комплексному впровадженні ERP-Системи. Безглуздо витрачати величезні засоби на покупку системи, можливості якої будуть використовуватися не повною мірою, або системи, яку потрібно буде постійно добудовувати.

Надзвичайно важливим моментом є й правильний вибір розроблювача (або розроблювача-внедренца, як це нерідко ще буває в Росії) ERP-Системи, що повинен не просто поставити своє ПО компанії-клієнтові, а стати її довгостроковим партнером, що забезпечує супровід і подальший розвиток системи.

Підприємство-Клієнт повинне бути впевнене у високій якості й своєчасності майбутніх модернізацій установленої ERP-Системи (з появою нових версій), у рішенні всіх проблем, що стосуються її гнучкості й масштабованості. Якщо впровадження здійснює консалтингова компанія, то не менш важливо розібратися й у відносинах між нею й розроблювачем ERP-Системи. У кожному разі, дуже корисно влаштувати тендер між постачальниками. Організація тендера дозволить значно знизити початкову ціну поставки й краще розібратися в можливостях - як пропонованих систем, так і їхніх розроблювачів.

Впровадження ERP-Системи повинне здійснюватися впроваджувальною фірмою (або, у ряді випадків, компанією-розроблювачем) при самому тісному контакті з Ит-Відділом і відповідними зацікавленими підрозділами підприємства. Після впровадження ERP-Системи окремі види робіт з модернізації можуть бути доручені зовнішнім консультантам фірми-розроблювача (консалтингової фірми), а її загальний супровід можна залишити за Ит-Відділом.

Купується не просто набір програм з документацією (більшість із яких створене на базі стандартних інструментальних засобів і базується на розповсюджених платформах) - здобувається робота й досвід команди, що сформувалася, компанії-розроблювача ERP-системи, що несе різні види відповідальності (починаючи від юридичної й закінчуючи моральної) за якість і ефективність роботи встановленого й супроводжуваного програмного забезпечення й технологічних систем.

У ряді випадків підприємства орієнтуються на системи, розроблені власними відділами ИТ. Практика показує, що орієнтація на "самописные" системи дозволяє одержати ИС, найбільш підходящу для бізнесу компанії, але ставить у підсумку компанію в залежність від власних розроблювачів. Рідко такий самостійно розроблений програмний продукт залишається життєздатним досить довгий час, тому що по ньому звичайно немає відповідної повної й актуальної документації. Не можна сказати, що він професійно протестирован на етапах розробки й здачі в експлуатацію й надійно супроводжується (прикладом цьому є хоча б кондитерська фабрика ім'я Крупской у Санкт-Петербурзі, який довелося спішно переходити з успадкованих систем на програмний продукт "Вітрило" через відхід своїх провідних програмістів). Велике підприємство може дозволити собі інвестувати засобу в розробку власної (під свої конкретні потреби) КИСНУВ тільки при наявності наступних основних умов: