ERP і керування можливостями бізнесу

Основні проблеми впровадження й використання ERP-Систем

Основні принципи вибору ERP-Системи Основні технічні вимоги до ERP-Системи Оцінка ефективності впровадження Особливості впровадження ERP-Системи

Особливості вибору й впровадження ERP-Системи

Состав ERP-Системи Основні розходження систем MRP і ERP

ERP і керування можливостями бізнесу

Лекція №5

На початку 1990-х рр. аналітична компанія Gartner Group увела нове поняття. Системи класу MRPII в інтеграції з модулем фінансового планування (Finance Requirements Planning - FRP) одержали назву систем планування ресурсів підприємств (Enterprise Resource Planning - ERP). Іноді також зустрічається термін "планування ресурсів у масштабах підприємства" ( Enterprise-wide Resource Planning).

В основі ERP-Систем лежить принцип створення єдиного сховища (репозитория) даних, що містить всю корпоративну бізнес-інформацію: планову й фінансову інформацію, виробничі дані, дані по персоналі й ін. Наявність єдиного корпоративного репозитория усуває необхідність у передачі даних від однієї системи до іншої (наприклад, від виробничої системи до фінансового або до кадрового), а також забезпечує одночасну доступність інформації для будь-якого числа співробітників підприємства, що володіють відповідними повноваженнями. Метою ERP-Систем є не тільки поліпшення керування виробничою діяльністю підприємства, але й зменшення витрат і зусиль на підтримку його внутрішніх інформаційних потоків.

Існує чимало визначень ERP-Систем. Одне з них, що найбільше часто зустрічаються, наступне:

ERP-Система - це набір інтегрованих додатків, що дозволяють створити інтегроване інформаційне середовище (ИИС) для автоматизації планування, обліку, контролю й аналізу всіх основних бізнес-операцій підприємства. Основою ИИС підприємства є саме ERP-Системи.

По первісному визначенню Американського суспільства по керуванню виробництвом і запасами (American Production and Inventory Control Society - APICS): "ERP - метод для ефективного планування й контролю всіх ресурсів, необхідних для того, щоб прийняти, виконати, відвантажити й урахувати замовлення клієнтів у виробничої, дистрибуторской або сервісної компанії".

В останній редакції APICS: "ERP - це підхід для організації, визначення й стандартизації бізнес-процесів, необхідних, щоб підприємство могло використовувати внутрішні знання для пошуку зовнішньої переваги".

Як правило, ERP-Системи будуються по модульному принципі й у тім або іншому ступені охоплюють всі ключові процеси діяльності компанії (рис. 5.1).Використовуваний в ERP-Системах програмний інструментарій дозволяє проводити виробниче планування, моделювати потік замовлень і оцінювати можливість їхньої реалізації в службах і підрозділах підприємства, погоджуючи його зі збутом.

Рис. 5.1.

В 1990 році була запропонована наступна формула ИС на базі ERP: ERP= MRP II + FRP +DRP, де FRP - плануванню підлягають не тільки матеріали й час робочих центрів, але й фінансові ресурси, DRP - керування ресурсами дистрибуції.

Основні функції ERP-Систем:

ведення конструкторських і технологічних специфікацій, які визначають состав вироблених виробів, а також матеріальні ресурси й операції, необхідні для його виготовлення;
формування планів продажів і виробництва;
планування потреб у матеріалах і комплектуючих, строків і обсягів поставок для виконання плану виробництва продукції;
керування запасами й закупівлями: ведення договорів, реалізація централізованих закупівель, забезпечення обліку й оптимізації складських і цехових запасів;
планування виробничих потужностей: від стратегії всього підприємства до планів використання окремих верстатів і встаткування;
оперативне керування фінансами, включаючи складання фінансового плану й здійснення контролю його виконання, фінансовий і управлінський облік;
керування проектами, включаючи планування етапів і ресурсів, необхідних для їхньої реалізації.

Пізніше в ERP-Системи стали включати додатковий модуль APS (Advanced Planning and Scheduling) - методику планування, що використовує методи математичної оптимізації в складанні календарних планів, тому що при рішенні навіть начебто б простих по постановці завдань дискретного планування для розподіленої дистриб'юторської мережі звичайні алгоритми стають непрацездатними через велику розмірність оброблюваних даних.

Наприкінці 90-х рр. ХХ століття був розроблений також методологія "Планування ресурсів підприємства, синхронізоване із запитами споживача" (Customer Synchronized Resource Planning - CSRP), що охоплює взаємодію підприємства із клієнтами: оформлення вбрання-замовлення, технічне завдання, підтримку клієнтів, планування ресурсів залежно від обсягу й состава клієнтських замовлень. Якщо стандарти MRP/MRPII/ERP орієнтовані на керування запасами й потужностями, планування, виробництво й продаж продукту, то в стандарт CSRP включений повний цикл життєвого циклу виробу - від його проектування з урахуванням вимог замовника до гарантійного й сервісного обслуговування після продажу.

Цей новий тип КИСНУВ у деяких джерелах стали називати ERPII- системами, основа яких - керування взаємодією компанії із зовнішнім середовищем. Там де можна, внутрішні й конфіденційні процеси стають зовнішніми й відкритими. Зайва таємниця корпоративної інформації, що ускладнювала діяльність, зникає. На зміну їй приходить чітко регламентована політика в сфері інформаційної безпеки й безпеки самих інформаційних систем.

З'єднання ERP-Системи з технологіями OLAP, системою збалансованих показників (Balanced Score Card) і системою функціонально-вартісного керування привело до появи й розвитку систем BPM (Business Performance Management) - керування ефективністю бізнесу, які дозволяють зв'язувати операційні результати діяльності підприємства з ефективністю реалізації місії компанії [Амириди Ю, Intersoft Lab. Які завдання вирішують BPM-Системи і яке місце вони займають серед інших програмних продуктів автоматизації бізнес-процесів?

Для відповіді на це питання скористаємося матеріалами звіту "Успішний досвід керування ефективністю бізнесу: бізнес і технічні стратегії" ("Best Practices in Business Performance Management: Business and Technical Strategies") Міжнародного Інституту дослідження сховищ даних (Data Warehousing Institute - DWI) 2004 року. У цьому звіті позиціонують BPM-Системи, аналізуючи загальну схему розвитку програмного забезпечення для автоматизації бізнес-процесів за останні двадцять років (рис. 5.2).

Спочатку з'явилися системи автоматизації внутрішніх ( бэк-офісних) процесів, насамперед виробництва (керування запасами й автоматизація керування виробничими лініями) і бухгалтерського обліку. Потім прийшла черга процесів взаємозв'язку із зовнішнім середовищем (процеси фронт-офісу): поставок, продажів, послуг, маркетингу. Наприкінці двадцятого століття організації перейшли до автоматизації перехресних процесів, що зачіпають роботу кілька підрозділів, впроваджуючи технології керування взаєминами із клієнтами (Customer Relationship Management - CRM), і технології керування ланцюжками поставок (Supply Chain Management - SCM). І, нарешті, вершина піраміди, що стали автоматизувати зовсім недавно - це корпоративне керування. Для рішення цього завдання у світі виділяють спеціальний клас програмного забезпечення - BPM-Системи.

Рис. 5.2.

Рух нагору по рівнях піраміди відбиває поступовий перехід від автоматизації оперативних бізнес-процесів до автоматизації стратегії керування бізнесом. Процеси на більше високих рівнях піраміди контролюють процеси на більше низьких рівнях. Таким чином, BPM-Системи призначені для автоматизації стратегічного планування розвитку бізнесу й одночасно для підтримки тактичного (або оперативного) керування бізнес-процесами на різних рівнях. Завдання BPM-Систем - допомогти в реалізації стратегічних цілей бізнесу в реальних умовах. Для цього вони повинні забезпечувати користувача потрібною інформацією в потрібний час, щоб підвищити ефективність керування оперативною діяльністю.

Функціональна архітектура класичної BPM-Системи складається із трьох складових частин. Перша частина - сховище даних. Це базис BPM- системи. У ньому консолідується оперативна інформація з різних автоматизованих модулів головного офісу й філій організації, з дочірніх і партнерських компаній. Друга складова - набір інструментів для підтримки технологій керування підприємством: фінансового планування, управлінського обліку, прогнозування, керування виробничими й допоміжними процесами й т.д. Третій компонент BPM - аналітичні засоби OLAP для оперативної роботи з діловими даними, які накопичуються в сховище.

Таким чином, BPM-Системи не можна назвати чимсь принципово новим. Вони поєднують відомі управлінські технології й програмні рішення, які колись застосовувалися локально й вирішували завдання окремих підрозділів і користувачів. У чому ж тоді переваги й новизна BPM-Підходу? А справа в тому, що BPM-Система призначена для підтримки повного циклу керування компанією. Це значить, що інструменти BPM взаємозалежні й забезпечують виконання чотирьох основних етапів керування ефективністю бізнесу.

Розробка стратегії. Ціль першого етапу - виділення цільових показників бізнесу (ключових показників ефективності) і планування кількісних значень їхніх метрик (Key Performance Indicators - KPI). Стратегічне планування опирається на одну з методологій BPM, відому як система збалансованих показників (Balanced Scorecard - BSC).

Тактичне планування. На другому етапі розробляються тактичні плани для досягнення поставлених стратегічних цілей. Орієнтирами для розробки тактичних (оперативних) планів стають KPI. Основним інструментом оперативного планування є бюджетування різних аспектів діяльності підприємства.

Моніторинг і контроль виконання. Третій етап у циклі корпоративного керування - моніторинг і контроль виконання бюджетних і виробничих планів. Фактичні значення по статтях управлінського й фінансового обліків обчислюються на основі зібраних у сховище первинних даних. Для порівняння намічених і досягнутих показників бюджетів і KPI використовуються інструменти " план-фактного" аналізу на основі технології багатомірного аналізу даних OLAP.

Аналіз і регулювання. На заключному етапі стратегічні плани коректуються відповідно до реальних умов роботи підприємства. Для планування змін застосовуються інструменти прогнозування й моделювання різних сценаріїв розвитку ситуації. У підсумку цикл корпоративного керування - між обраною стратегією і її практичною реалізацією - замикається.

ERP-Системи сфальцьовані на автоматизації управлінських процесів, супроводі бізнес-процесів і зниженні операційних витрат, але нездатні забезпечити всеосяжний, легкий і швидкий доступ до необхідної управлінської інформації. Крім того, з'ясувалося, що не вся інформація, необхідна як вищому керівництву, так і менеджерам і фахівцям на місцях, є в наявності в ERP-Системі. Ця ситуація збільшується ще й тим, що найчастіше в компаніях застосовується не одна, а трохи ERP-Систем, що дісталися в спадщину в результаті злиттів і придбань.

На противагу цьому BPM-Системи забезпечують цілісний, процесно-орієнтований підхід до прийняття управлінських рішень, спрямований на поліпшення здатності компанії реально оцінювати свій поточний стан і управляти ефективністю своєї діяльності на всіх рівнях шляхом об'єднання власників процесів, менеджерів, персоналу й зовнішніх контрагентів у рамках загального інтегрованого середовища керування.

Відзначимо, що в цьому змісті поняття " BPM-Система" може вживатися у двох значеннях: як концепція керування (тобто певний підхід до прийняття управлінських рішень і їхньої практичної реалізації) і як інформаційна система (комплекс програмних засобів, що підтримують ідеологію BPM і забезпечують її практичну реалізацію). Сказане не означає, однак, що система BPM "скасовує" або "заміняє" ERP. На рис. 5.3 показано можливу взаємодію ERP і BPM-Систем [Духонин Е.Ю., Ісаєв Д.В. Газова промисловість, 2004, № 5].

З наведеної схеми видно, що важливу роль у трансформації даних з ERP- в BPM-Систему грають так звані модулі Data Maps - засобу уніфікації даних, отриманих з різних джерел, і їхнє приведення у відповідність із єдиними довідниками (процес конвертації даних). Ці засоби використовуються й для зворотного зв'язка, наприклад, для передачі результатів стратегічного або операційного планування в ERP-Систему для наступного формування більше детальних планів.

Рис. 11.3.

Також помітимо, що як джерела фінансових і нефінансових даних для BPM-Системи виступають не тільки підсистеми ERP, але й транзакционные системи інших систем:

керування взаєминами із клієнтами (Customer Relationships Management - CRM);
керування ланцюжками поставок (Supply Chain Management - SCM);
керування активами (Assets Management - AM);
керування персоналом (Human Resources Management - HRM);
інші джерела - бази даних, електронні таблиці й т.п.

Таким чином, за допомогою рішення "BPM+ERP" створюється цілісна інфраструктура для підтримки погодженого стратегічного й тактичного керування підприємством на основі єдиної моделі даних. У цьому принципову відмінність комплексного підходу на базі систем автоматизації керування корпорацією від ізольованого рішення окремих управлінських завдань.