Лекция 7. Организационная функция менеджмента.
1. Содержание и основные элементы организационной функции.
2. Делегирование власти, централизация и децентрализация.
3. Формализация принятых решений и координация в организационном процессе.
4. Сущность и характеристика организационных структур.
Функция организации включает в себя совокупность работ (действий) управленческого персонала по созданию таких организационных условий, которые бы обеспечили наиболее эффективное достижение желаемого результата (целей) деятельности предприятия.
Чтобы создать необходимые организационные условия деятельность управленческого персонала должна опираться на систему долговременных норм и правил (принципов) построения и функционирования рациональных структур управления и производственных процессов предприятия.
В этой связи реализация организационной функции предусматривает:
- во-первых, организацию (проектирование) работ, т.е. детализацию целей и определение всех видов работ по их достижению для конкретных исполнителей;
- во-вторых, построение (проектирование) структуры для всей организации, что предполагает оценку человеческих ресурсов и их группировку в подразделения для выполнения конкретных работ с учетом их функциональной и целевой ориентации (департаментализация);
- в-третьих, построение системы взаимодействия подразделений и руководства ими, а также определение степени ответственности и характера полномочий управленческого персонала с учетом принятой организационной структуры.
Организация (как функция менеджмента) – это не только процесс проектирования работ, построения организационной структуры и системы взаимоотношений подразделений и руководства ими. Это также процесс, связанный с систематической координацией многих задач и формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. В число подобных задач может входить обеспечение работников оборудованием, сырьем и материалами, финансами и информацией, необходимыми для достижения целей конкретного подразделения или предприятия в целом.
Чаще всего функцию организации рассматривают в узком контексте как процесс создания организационной структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для реализации его
(предприятия) целей. При этом создание организационной структуры управления предприятием предусматривает принятие решений по шести ее основным элементам:
- специализация конкретных видов работ и рабочих заданий, выполняемых раздельно в рамках решения конкретных задач по достижению целей предприятия (ее мы называем разделением труда);
- формирование подразделений и установление связей между ними;
- определение цепи команд (иерархии управления);
- определение норм управляемости применительно к различным уровням и видам управленческой деятельности;
- установление уровня централизации и/или децентрализации управления;
- формализация принятых решений по организации работ (по реализации организационной структуры).
Рассмотрим отдельные элементы более подробно.
1. Разделение труда является важным фактором повышения результативности менеджмента и предполагает специализацию работника на выполнении определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности. Разделение труда менеджеров может осуществляться по тем основным направлениям – функциональное, структурное и ролевое (технологическое).
Функциональное разделение труда имеет место, когда менеджеры специализируются на выполнении конкретных функций управления, таких как планирование, контроль, организация, мотивация и координация.
Структурное разделение труда – строится исходя из таких характеристик управляемого объекта, как организационная структура, масштабы, сферы деятельности, отраслевая и территориальная принадлежность. Структурное разделение труда может быть вертикальным (построенным на выделении уровней управления) и горизонтальным (при котором в составе организации как системы функционируют несколько функциональных областей или подсистем – производство, маркетинг, финансы, инновации, персонал, экология и т.д.).
Технологическое разделение труда производится с учетом характера и сложности выполняемых работ, а также масштабов ответственности за работу. По этим критериям в составе аппарата управления выделяют три категории работников: руководители, специалисты и служащие.
Руководитель – это член организации, имеющий в своем подчинении других работников этой организации, наделенный полномочиями направлять их действия и несущий всю полноту ответственности за состояние управляемого объекта.
С позиции технологии процесса управления, задачи руководителей сводятся к принятию решений и организации их практической реализации.
Специалисты – осуществляют проектирование и разработку вариантов решений, обеспечивая их обоснованность и соответствие требованиям линейных руководителей.
Служащие, в свою очередь, занимаются в основном информационным обеспечением всего процесса управления: сбором, передачей, обработкой, хранением и обновлением информации.
Разделение труда должно осуществляться таким образом, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.
Узкая специализация труда часто приводит к монотонности и неудовлетворенности в работе, что, в конечном счете, снижает производительность труда. Для преодоления отрицательных последствий специализации труда целесообразно осуществлять расширение зоны труда, ротацию (чередование) работ и привлекать работников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).
2. Вторым элементом организационной функции является формирование (группировка) подразделений и установление связей между ними, т.е. процесс департаментализации. При этом традиционно рассматриваются два подхода – функциональный и дивизионный.
Функциональный подход предусматривает проведение департаментализации по видам деятельности или по функциональной специализации подразделений. Преимуществами функционального подхода, в данном случае, являются:
1) стимулирование деловой и профессиональной специализации;
2) уменьшение дублирования усилий и потребления ресурсов в функциональных областях;
3) улучшение координации в функциональных областях.
Основными недостатками данного подхода являются:
- во-первых, возможность возникновения так называемого «эффекта бутылочного горла», когда руководитель сконцентрирован на оперативной работе и не уделяет должного внимания вопросам стратегии развития. В итоге возглавляемое им подразделение будет более заинтересованным в реализации собственных целей, чем общих целей всей организации, что ведет к конфликтам между функциональными областями;
- во-вторых, в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.
Дивизиональный подход отражает формирование подразделений по продукту, потребителю, региональному и другим аналогичным признакам, характеризующим рыночную ориентацию подразделений предприятия. Реализация описанных выше подходов приводит к формированию соответственно функциональных и дивизиональных организационных структур.
Дополнительно департаментализация или организационное обособление может осуществляться:
• по численности (в армии, в учебных заведениях и др.);
• по времени (работы, связанные со сменностью, сезонностью, вахтовые методы работы);
• по типу производства (штучное, мелкосерийное, крупносерийное, массовое, непрерывное);
• по типу оборудования (участки с обычными станками, роботами, конвейеры);
• по технологии производства (заготовительные цеха, цеха механообработки, цеха сборки, цеха настройки и т.д.);
Различают также матричную, комбинированную, инновационную и бесструктурную департаментализацию.
Матричная департаментализация предполагает, что строки матрицы – это продуктовые, а столбцы – функциональные подразделения (основной недостатки заключается в системе двойного подчинения, которая трудна и связана с высокими затратами при внедрении, а также не отличается гибкостью в кризисные периоды).
Комбинированная департаментализация сочетает в себе некоторые из перечисленных выше типов.
Инновационная департаментализация предусматривает, что количество, размеры и связи подразделений-департаментов могут оперативно меняться во времени под новые цели, задачи и факторы внешней среды.
Бесструктурная департаментализация имеет место, когда части организации могут обособляться и взаимодействовать между собой по принципу «каждая с каждой».
3. Перейдем к рассмотрению следующего элемента организации. Распределяя полномочия, менеджеры обычно следуют принципу единоначалия (единству распорядительности), которое означает, что должен быть только один человек в каждом структурном подразделении, который обладает непосредственной властью принимать решения в соответствии с занимаемой должностью. Единоначалие предполагает, что каждый работник имеет только одного непосредственного руководителя, которому он подчинен напрямую.
4. Следующим элементом организационной функции является определение норм управляемости применительно к различным уровням и видам управленческой деятельности.
Норма управляемости, как вам уже наверное известно, – это верхний предел лиц, подчиненных менеджеру, которыми он может эффективно управлять.
При продвижении с нижнего уровня управления на более высокие, норма управляемости, как правило, уменьшается. На нижнем уровне менеджмента она может составлять от 15 до 25 работников и зависит от ряда факторов: возможностей менеджера, числа его помощников, способностей работников, типов исполняемых работ и размещения рабочих мест, зон и степени стандартизации работ. Наиболее значимыми факторами, определяющими норму управляемости, являются образование, опыт и "ноу-хау", которыми владеет менеджер.
Увеличить норму управляемости можно за счет сокращение количества принимаемых менеджером решений в результате всестороннего, детального планирования. Кроме того, немаловажными факторами, влияющими на норму управляемости, являются:
- во-первых, помощь менеджеру со стороны экспертов и специалистов самой организации;
- во-вторых, способности и мастерство работников в подразделении. Так, например, кадровые службы могут содействовать менеджерам в приеме, отборе и обучении работников;
- в-третьих, использование в подразделении достаточно подробных целевых стандартов в управлении трудовыми процессами и измерении результатов труда. Если работник точно знает, какие стандарты следует выполнить (например, определенное количество деталей с конкретными качественными параметрами в течение конкретного срока), то пределы управляемости могут быть увеличены, так как работнику не требуются частые напоминания по поводу исполнительской деятельности.
Следует также отметить, что если трудовые операции отработаны, отрепетированы, предел управляемости может составить 25 и более работников. Если же операции разнообразны, взаимозависимы и имеют важное значение для организации, предел управляемости может составить от трех до пяти человек.
По мнению отдельных ученых (Э. Е. Старобинского), если управленческую задачу решает человек, не имеющий специальных устройств переработки информации, то он успешно управляет группой из семи подчиненных. Психологи после долгих и тщательных исследований установили, что с учетом индивидуальных особенностей человека оптимальным является численность подчиненных 7 ± 2.
Известна также формула Грайкунса, определяющая количество всех видов связей между руководителями и подчиненными. Согласно ей количество всех взаимосвязей (К) равно:
,
где n - число подчиненных,
Если менеджер высшего уровня делает вывод о том, что нормы управляемости в менеджменте низшего уровня слишком велики, то он может разделить подразделение на две или три группы. Это может быть не всегда желательно и выгодно, так как увеличиваются расходы и усложняются коммуникации и контроль. Так или иначе, успех организации зависит от правильно сформированной организационной структуры управления
Начнем с определения:
Делегирование – передача задачи и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Реализация процесса делегирования полномочий базируется на понятиях (концепциях) ответственности и организационных полномочий.
Ответственность, в данном случае, - это обязательство конкретного сотрудника отвечать за удовлетворительное выполнение возложенных на него задач. Такое обязательство возникает у сотрудника при занятии им соответствующей должности и предусматривает ожидание со стороны руководства выполнения определенных требований относительно порученной работы.
Важным условием и особенностьюосуществления делегирования является то, что оно реализуется только в случае принятия делегируемых полномочий конкретным сотрудником. При этом ответственность руководителя за переданные задачи при делегировании соответствующих полномочий не может быть делегирована.
Организационные полномочия предоставляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия выделенных для порученной работы сотрудников на ее выполнение. Эти полномочия делегируются (передаются) сверху вниз конкретной должности. Поэтому ограничения предоставленного при делегировании права определяются исходя из пределов полномочий конкретной должности
Внутри организации эти пределы (ограничения) определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными письменно или устно. Кроме того, многие полномочия определяются традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества.
Существуют также и внешние ограничения на полномочия и их делегирование. Например, руководители не могут делегировать полномочия, которые противоречат законам и нравственным ценностям.
Согласно концепции принятия организационных полномочий, сотрудник может принять либо отклонить полномочия, предлагаемые руководителем. При этом выделяют два вида полномочий: линейные и штабные.
Линейные полномочия передаются непосредственно от руководителя к подчиненному и далее к другому подчиненному, формируя так называемую цепь команд или иерархию управления. Они дают право соответствующему руководителю принимать решения по конкретным вопросам в соответствии с его полномочиями, законом или обычаями без согласования с другими руководителями.
Штабные полномочия отражают полномочия аппарата (штабных подразделений) и определяются типом этого аппарата. Они могут быть рекомендательными, требующими обязательного согласования, параллельными, функциональными и линейными полномочиями внутри аппарата.
Далее перейдем к рассмотрению процессов централизации и децентрализации.
Централизация – это сосредоточение (концентрации) полномочий, необходимых для принятия важнейших управленческих решений на верхнем уровне руководства организацией.
Цель централизации – увеличение синергии, улучшение координации, предотвращение ошибок на нижних уровнях управления. Степень централизации определяется относительной степенью делегирования прав и полномочий.
Оценить степень централизации можно, определив следующие ее характеристики:
1. Количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. Чем больше решений, которые принимают нижестоящие руководители, тем больше степень децентрализации.
2. Важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. В децентрализованной организации руководители среднего и нижнего звена могут принимать решения, связанные со значительными затратами ресурсов или направлением деятельности в новое русло.
3. Последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. Если руководители нижнего и среднего звена принимают решения, затрагивающие более чем одну функцию, то организация является скорее децентрализованной.
4. Степень контроля за работой подчиненных. В децентрализованной организации высшее руководство редко проверяет оперативные решения подчиненных руководителей. Действия руководства оцениваются по достигнутым результатам, например, по уровню прибыльности и роста организации.
Степень централизации или децентрализации определяется степенью делегирования высшим руководством нижестоящим уровням управления своих полномочий по принятию важнейших решений в таких областях, как определение цен, разработка видов продукции, маркетинг и вопросы, связанные с эффективностью работы отдельных структурных единиц.
Однако даже в децентрализованных организациях высшее руководство оставляет за собой право выносить решения по таким вопросам, как определение общих целей и задач организации, стратегическое планирование, формулирование политики, разработка финансовой и бухгалтерской системы.
Рассмотримпреимущества централизации и децентрализации.
Преимущества централизации:
1) улучшает контроль и координацию специализированных независимых функций;
2) уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемых неопытными руководителями;
3) позволяет избежать роста и развития одних подразделений организации за счет других;
4) способствует использованию опыта и знаний персонала центрального административного органа.
Преимущества децентрализации:
1) управление крупными организациями централизованно просто невозможно из-за огромного количества требующейся для этого информации;
2) дает право принимать решения тому руководителю, который ближе всех стоит к возникшей проблеме и, следовательно, лучше всех знает ее;
3) стимулирует инициативу и позволяет личности отождествить себя с организацией, поскольку при децентрализованном подходе руководитель подразделения может хорошо понимать процесс его функционирования, полностью контролировать его и ощущать себя частью этого подразделения, т.е. испытывать такой же энтузиазм, как и независимый предприниматель;
4) помогает подготовке молодого руководителя к более высоким должностям, предоставляя ему возможность принимать важные решения в самом начале его карьеры, что обеспечивает приток в организацию талантливых руководителей.
Формализация отражает масштабы использования правил и регулирующих механизмов для управления поведением людей. Она характеризует уровень стандартизации работ внутри организации.
Стандарты, в данном случае, ограничивают возможности выбора исполнителей, указывая им что, когда и как надо делать. Любая работа должна выполняться в соответствии с требованиями, инструкциями, правилами, описанием процедур и операций по всем процессам, протекающим в организации.
При снижении уровня формализации значение стандартов (требований, инструкций, правил) падает, а исполнители получают большую свободу выбора и возможность принятия собственных решений.
Степень формализации в разных организациях не одинакова. Это связано с разным характером производимых продуктов и услуг. Большую формализацию используют там, где работы носят повторяющийся, рутинный характер, что позволяет установить стандарты их выполнения.
Формализация предопределяет отношения между людьми и составляет базу для управления их поведением. Примером высокой формализации являются бюрократические структуры управления, в которых четко определены место и роль каждого структурного подразделения и звена. В таких организациях, как правило, изменения протекают трудно, так как координационные механизмы представлены в виде постоянно действующих правил и норм, к которым привыкли и которые до поры до времени обеспечивали неплохие результаты. По мере перехода к более гибким структурам органического типа характер формализации меняется в сторону ее уменьшения и роста неформальных связей и отношений, помогающих организациям быстрее приспосабливаться к изменяющимся условиям
Координация в общем смысле – это соотношение, согласованность.
В рамках организации механизм координации представляет собой объединение усилий отдельных структурных составляющих в целостную систему.
Координация чаще всего достигается путем описания задач и работ, составления планов, формирования групп или команд, назначения координаторов, создания проектных групп.
Механизмы координации обеспечивают или содействуют кооперации труда. Поэтому по мере усиления потребностей в кооперации происходит изменение механизмов координации, встроенных в структуру управления. Это означает более частое использование специально сформированных бригад или проектных групп, решающих конкретные проблемы.
Для того, чтобы эффективно распределить полномочия в организации устанавливают конкретные требования к координации работ. В этой связи основные принципы распределения полномочий сводятся к следующему:
- ключевая роль в процессе координации работ отводится цепи команд, определяемой линейными полномочиями;
- обеспечение единоначалия в достижении целей и координации работ подразделений, участвующих в этой деятельности;
- для обеспечения эффективной координации работ следует определить благоприятную норму управляемости линейного руководителя;
- должен быть установлен четкий обмен информацией между подчиненными и руководителем;
- должно обеспечиваться соответствие прав (полномочий) и ответственности всех исполнителей;
- должны быть созданы положительные стимулы при делегировании полномочий и принятии ответственности.
Основными элементами организационной структуры предприятия являются его подразделения (отделы), уровни управления и связи между ними. Все элементы взаимосвязаны между собой, как по горизонтали, так и по вертикали. Исходя из этого структура предприятия может быть определена как совокупность функциональных областей и уровней управления, а также связей между ними.
Содержание организационной структуры определяется, во-первых, целями, которым она служит, а во-вторых, управленческими процессами, которые она призвана обеспечивать на конкретном предприятии. В то же время все виды организационных структур имеют общие характеристики, определяющие их назначение и отличительные свойства (признаки) по отношению к другим элементам (категориям, понятиям), связанным с организацией эффективного управления предприятием.
Общие характеристики организационной структуры могут быть сформулированы следующим образом:
- структура обеспечивает координацию всех функций менеджмента при осуществлении любой хозяйственной деятельности предприятия, связанной с достижением его целей;
- структура определяет права и обязанности на всех управленческих уровнях посредством определения (делегирования) полномочий и установления ответственности руководителей всех рангов;
- структура, принятая на конкретном предприятия, определяет поведение его сотрудников (стиль менеджмента, организационную культуру и эффективность труда сотрудников);
- организационная структура определяет эффективность деятельности предприятия, его выживание и процветание, оцениваемые как его успех.
Помимо представленных характеристик, отражающих способность организационных структур влиять на достижение ожидаемых результатов (целей) предприятия, существуют внутренние свойства структуры, которые определяют условия рационального использования ее конкретных видов с учетом различных (внутренних и внешних) ситуационных факторов, имеющих место на конкретном предприятии.
Внутренние свойства организационных структур (компоненты) определяют сложность, формализацию и степень централизации (дентрализации) управления организацией.
В менеджменте исторически сформировалось два типа структур управления: механистические (бюрократические) и органические (адаптивные).
К первому типу относятся:
- функциональная;
- линейная;
- линейно-функциональная (линейно-штабная);
- дивизиональная.
Ко второму типу относятся:
- проектная;
- матричная;
- групповая (бригадная);
- организационная структура по принципу рынка;
- венчурные структуры;
- инновационные внутрифирменные подразделения.
Подробнее остановимся на новых формах адаптивных организационных структур. К ним относятся: групповые (бригадные), организационные структуры по принципу рынка, венчурные структуры, инновационные внутрифирменные подразделения.
Групповая (бригадная) организационная структура имеет несколько разновидностей при передаче нового изделия в серийное производство:
- проектная группа (ИТР и организация производства);
- бригадная форма (комплексная бригада по изготовлению конкретного изделия);
- рабочий центр – формируется с учетом существующих производственных структур (цехов) предприятия;
- бизнес-центр – отличается большей автономностью в структуре предприятия;
- конгломераты (организации конгломератного типа).
Преимущества бригадной формы:
- ускорение всех процессов, связанных с обновлением продукции и технологии;
- ориентация многих предприятий на небольшие по емкости рынки;
- повышение требований к качеству обслуживания потребителей и времени выполнения заказов.
Бригады формируются из рабочих, инженеров, специалистов и управленцев. Бригады обладают производственной самостоятельностью и независимостью, полностью отвечают за результаты своей деятельности.
Главные принципы построения бригадной структуры:
- автономная работа бригады;
- самостоятельное принятие решений и координация деятельности по горизонтали;
- замена жестких связей бюрократического типа гибкими связями;
- привлечение для разработки и решения задач сотрудников из других подразделений. Этот принцип разрушает традиционное деление производственных, инженерно-технических, экономических и управленческих служб на изолированные системы со своими целевыми установками и интересами.
Переход к бригадным структурам обычно требует значительной подготовки. Прежде всего, это связано с распределением всего персонала по группам (бригадам), число членов в которых невелико (обычно до 10-15 человек). В бригаде поощряется взаимопомощь, взаимозаменяемость, личная ответственность, ориентация на потребителей. Поэтому менеджмент носит характер консультаций и опирается на групповое решение проблем. При этом существенно меняются требования к квалификации работающих: предпочтения отдается людям с универсальными знаниями и навыками, т.к. только они могут обеспечить взаимозаменяемость и гибкость при смене выполняемых группой заданий. В бригаде значительно расширяются функции труда работников и повышается их квалификация в результате освоения нескольких специальностей и профессий и более полного развития способностей. Сочетание коллективной и индивидуальной ответственности за качество работы и ее конечный результат резко снижает необходимость в жестком контроле извне.
В ряде крупных компаний используется пирамидальная структура. Такая структура сформировалась в компании «Боинг», проектирующей новый пассажирский реактивный самолет «Боинг-777». Отказавшись от традиционного деления менеджмента на уровни, компания создала свыше 200 многофункциональных бригад, состоящих из специалистов технического, производственного и финансового профилей. Наверху пирамиды управленческая бригада состоит из пяти-шести высших менеджеров, каждый из которых несет ответственность за определенное крупное направление разработок, а вместе вся бригада отвечает за своевременность и качество проекта в целом.
На втором уровне пирамиды сформировано 25-30 бригад с двумя руководителями, один из которых отвечает за решение технических проблем, второй – за производственные вопросы. Они координируют и наблюдают за работой более чем 200 бригад третьего уровня, занимающихся разработкой и производством тех или иных частей самолета (крыльев, хвостового оперения и т.д.). Эти многофункциональные рабочие группы включают от 5 до 15 человек – специалистов и исполнителей разного профиля.
Такая организация позволила более эффективно использовать знания и умения работников и существенно сократить время на согласование инженерных решений, да и сами разработки, благодаря росту производительности труда.
Одна из проблем, которая возникает при бригадной структуре, - это горизонтальная координация между взаимосвязанными рабочими группами. В компании «Боинг» с этой целью в структуру был добавлен еще один уровень, состоящий из пяти интеграционных бригад, в каждую из которых вошли от 12 до 15 представителей рабочих бригад.
Организационные структуры по принципу рынка отражают специфику внутрифирменного хозрасчета при финансовой самостоятельности рабочих центров и групп, в составе которых уже имеются и функционируют группы управления. Взаимоотношения внутри компании между структурными подразделениями строятся по принципу купли-продажи (по принципу рынка), но цены, как правило, находятся под контролем ее руководства.
Венчурные организационные структуры связаны с реализацией бизнеса (прежде всего малого бизнеса) в среде научных исследований и внедрения в производство научных достижений, ноу-хау, патентов и других направлениях интеллектуального бизнеса. Риск создания и финансирования работ таких структур компенсируется возможностью получения прибылей и сверхприбылей при внедрении полученных результатов в компании. Особенностью и преимуществом этих структур является использование предпринимательского поведения в интересах компании.
Инновационные внутрифирменные подразделения организуются в крупных компаниях и имеют ряд разновидностей: отдел разработки нового продукта или новой технологии, подразделения разработки и внедрения в производство, группы поисковых исследований и посреднические центры для создания и внедрения новаций.
Инновационные подразделения разработки и внедрения в производство создаются обычно на стадии опытно-конструкторских работ и внедрения в производство их результатов. Специализированное инновационное подразделение разработки и внедрения нового продукта или технологии не связано с существующими разрабатывающими и производящими подразделениями. Его создание, как правило, определяется необходимостью ускоренного вывода на рынок конкурентоспособной продукции либо внедрения новой технологии, способствующей повышению конкурентоспособности конкретной продукции и эффективности производства.
Инновационные группы поисковых исследований организуются в тех случаях, когда ожидаемый результат (включая создание новых продуктов или технологий) еще не определен. В рамках поисковых исследований осуществляется разработка (поиск) новых возможностей для развития организации. Для связи инновационных структур с традиционными функциональными подразделениями могут создаваться посреднические центры (специальные подразделения координации).