Выбор заведений города
Формы
Отчеты
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. Наиболее удобным способом создания отчетов является создание отчета с помощью мастера (рисунок 5).
Отчеты могут быть открыты в трех режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца. Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах. В режиме просмотра образца отображается макет отчета с образцами данных. Если форма или отчет создаются с помощью мастера, то по умолчанию задаются стандартные характеристики формы или отчета, определяемые используемым шаблоном. Шаблон определяет, какие разделы будут содержаться в создаваемом документе, и какие размеры будут иметь эти разделы. Кроме того, шаблон определяет стандартные настройки свойств формы или отчета, их разделов и содержащихся в них элементов управления. Для форм или отчетов по умолчанию используются шаблоны с именем «Обычный». Однако пользователь имеет возможность указать в качестве шаблона имя любой существующей формы или отчета. Допускается также создание специальных форм и отчетов, предназначенных для использования в виде шаблонов.
Формы можно использовать для разных целей:
- Для ввода данных в таблицу
- Для открытия других форм и отчетов
- Создания диалоговых окон
Наиболее удобными способами создания формы являются создание формы с помощью конструктора и с помощью мастера.
Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов. С помощью мастера наиболее удобно создавать формы, предназначенные для ввода и редактирования данных.
Создание формы в режиме конструктора удобно для создания диалоговых окон и форм, не связанных с редактированием данных, поскольку в этом режиме можно управлять элементами формы в произвольном порядке.
Проектирование базы данных «Культурный досуг»
Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, важно уделить время проектированию базы данных. При использовании как базы данных Microsoft Access, так и проекта Microsoft Access, хорошая структура является основой создания базы данных, успешно, точно и эффективно выполняющей поставленные задачи.
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах (темы) и в полях таблиц (подробности по темам).
База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.
Определение необходимых в базе данных таблиц может оказаться самым непростым этапом процесса проектирования базы данных, поскольку результаты, которые должна выдавать база данных — отчеты, формы и т.п. — не всегда дают полное представление о структуре таблиц, по которым они создаются.
Для проектирования таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами.
- Сведения не должны дублироваться в таблице или между таблицами. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в приложениях, работающих с таблицами в текстовом формате, таких как редакторы электронных таблиц.
Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только в этой таблице. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Например, адрес и номер телефона каждого клиента достаточно сохранить один раз, в одной таблице.
- Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
Когда каждая таблица содержит сведения только по одной теме, со сведениями по каждой теме можно работать независимо от остальных тем. Например, адрес клиента хранится отдельно от заказов этого клиента, что позволяет удалить один заказ, сохранив сведения о клиенте.
Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица сведений о клиенте может содержать поля сведений о названии компании, адресе, городе, стране и номере телефона. При составлении схемы полей для каждой таблицы учитывайте следующее.
- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
- Таблица должна содержать все необходимые сведения.
- Данные следует разбить на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).
Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.
После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.
Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
В Microsoft Access существует два инструмента, помогающих в усовершенствовании структуры баз данных. Мастер анализа таблиц может проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.
Структура базы данных «Культурный досуг»
Спроектированная база данных «Культурный досуг» содержит 4 таблицы, 3 запроса, 3 отчета и 4 формы.
Таблица «Страны»
Таблица «Страны» предназначена хранения названий стран:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор страны. Первичный ключ. |
| Название | Текст(50) | Название страны |
Исходные данные таблицы «Страны»:
| ИД | Название |
| Россия | |
| Великобритания | |
| Испания | |
| Парагвай | |
| Гваделупа | |
| Китай | |
| Япония | |
| Корея | |
| Папуа Новая Гвинея | |
| Кот д'Ивуар | |
| Ватикан |
Таблица «Города»
Таблица «Города» предназначена хранения названий городов и стран, в которых они находятся:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор города. Первичный ключ. |
| Название | Текст(50) | Название города |
| Страна | Числовой | Идентификатор страны, в которой находится город |
Исходные данные таблицы «Города»:
| ИД | Название | Страна |
| Хабаровск | ||
| Улан-Удэ | ||
| Лондон | ||
| Москва |
Таблица «Типы Объектов»
Таблица «Типы Объектов» предназначена хранения названий типов заведений досуга:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор типа объекта. Первичный ключ. |
| Название | Текст(50) | Название типа объекта |
Исходные данные таблицы «Типы Объектов»:
| ИД | Название |
| Кинотеатр | |
| Театр | |
| Дискотека | |
| Публичный дом | |
| Выставка | |
| Парк отдыха | |
| Клуб | |
| Пляж | |
| Цирк | |
| Зоопарк | |
| Церковь | |
| Пивной бар | |
| Ресторан | |
| Кафе |
Таблица «Объекты»
Таблица «Объекты» предназначена хранения информации об заведениях досуга:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор номера. Первичный ключ. |
| Тип Объекта | Числовой | Идентификатор типа объекта |
| Название | Текст(50) | Название объекта |
| Адрес | Текст(128) | Адрес объекта: улица и номер дома |
| Город | Числовой | Идентификатор города |
Исходные данные таблицы «Объекты»:
| ИД | ТипОбъекта | Название | Адрес | Город |
| Кинотеатр | Гигант | ул. Муравьева-Амурского, 18 | Хабаровск | |
| Кинотеатр | Восход | ул. Краснореченская-19 | Хабаровск | |
| Дискотека | Великано | ул. Муравьева Амурского, 17 | Хабаровск | |
| Парк отдыха | ЦПКО | ул. Муравьева-Амурского, 1 | Хабаровск | |
| Пивной бар | Best Beer Pub | ул. Ленина, 1 | Лондон | |
| Публичный дом | Государственная Дума | около Кремля | Москва |
SQL-запросы к базе данных «Культурный досуг»
Для получения самой используемой информации в базе данных «Культурный досуг» содержатся несколько запросов на выборку данных из нескольких таблиц с параметрами.
Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия страны, названия города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса является название города, заведения которого необходимо выбрать.