Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Хранение дел.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в бухгалтерии и хранятся в ней до передачи в архив учреждения. Сохранность бухгалтерских доку­ментов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Дела должны размещатьсяв запирающихся шкафах, сейфах или эле­ваторных картотеках, защищающих их также от пыли и света. Дела хра­нится под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого делауказывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по но­менклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по­стоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит ука­зание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомствен­ных архивов».

Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива орга­низацииработникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включен­ные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению главного бухгалтера вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № от . . . , поступивший

наименование корреспондента

по вопросу

Выдан дата кому
Выдал_

Получил

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих ор­ганов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законо­дательством Республики Беларусь.

Изъятие документов производитсяв присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под рас­писку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производя­щих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии предста­телей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

 

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документовнорма­тивные акты предусматривают создание руководителем учреждения ко­миссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государст­венного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта на­правляется в вышестоящую организацию.