Номенклатура дел
Лекция 6.3. Текущее хранение документов в бухгалтерии
III. Substantivisation of adjectives
Adjectives can be substantivised i.e. they can become nouns. If the adjective is substantivised, it loses all the characteristics of adjectives and gets all the characteristics of nouns: it has the category of number, combines with articles and adjectives and it has the same functions as the noun in the sentence: e.g. relative – relatives. The Possessive case is – relative’s. A relative, the relative, my relative.
There are also partly substantivised adjectives. These are adjectives which have only some of the characteristics of the noun: e.g. the rich. Like a noun it combines with the article and the preposition, has the functions of the subject and the object, but unlike the noun it doesn’t form the plural and it is not used in the possessive case. It stands somewhere between the adjective and the noun in English.
There are the following groups of substantivised adjectives:
1. Substantivised adjectives which denote all the persons possessing the quality named by the adjectives not as the separate individuals but as a whole group: the rich, the wounded, the unemployed, the blind.
These words combine with the verbs in the plural. If a separate individual is meant, this adjective must be followed by a noun: e.g. The wounded were taken care of. But: The wounded soldier was taken care of.
2. Partly substantivised adjectives which denote abstract notion: e.g. the impossible –невозможное, the inevitable –неизбежное.
Some substantivised adjectives are often used in set expressions:
e. g. on the whole, in the main.
3. Substantivised adjectives denoting languages: e.g. English, German.
They combine with the verbs in the singular and may be used with a determiner.
4. Substantivised adjectives denoting social ranks and position (blacks, whites), party (Conservatives, Liberals), nationality (Indians, Europeans).
These words may be used with the verb both in the singular and in the plural and may have the singular and the plural form.
5. Substantivised adjectives denoting colour (yellows, greens).
The first two groups of substantivised adjectives are usually considered as partly substantivised adjectives, because they do not possess all the qualities of the noun.
(Some of them are singularia tantum, others are pluralia tantum).
В процессе деятельности бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти бухгалтерии.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.Государственный стандарт ГОСТ 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение дела, как совокупности документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку.Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформлен ный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в бухгалтерии. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом
(сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список званий дел,заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в сводную номенклатуру.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих делв отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
И в типовой, и в примерной номенклатурах дел всегда есть раздел бухгалтерской документации. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел своей бухгалтерии, прежде всего, выясняют, нет ли типовой или примерной номенклатуры дел для такого вида организаций.
Разработка номенклатуры дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии.
При наличии типовой номенклатурыдел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают следующее. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Из примерной номенклатуры делпри составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут т быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки делпримерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольих дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. Сроки хранения дел,предусматриваемые типовой или примерной номепклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Выявив круг документов, подлежащих включению в ноенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характердокументов. Например: «Годовой отчет по основной деятельности», «Месячные отчеты по полной себестоимости продукции цехов» и т.д.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовой отчет о работе цехов по форме № », «Ведомость № ... по счетам ...», «Ведомости затрат на производство по форме № ».
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.
Например: «Приказы директора банка за 2007 г. (копии)».
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких: «Переписка по общим вопросам», «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Дела с отчетностью» и т.д. Подобные заголовки недопустимы.
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело.
Сроки хранения документовустанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и могут уточняться экспертной комиссией(ЭК) организации. Следует обратить внимание работников бухгалтерии, что для бухгалтерской документации кроме срока хранения следует учитывать пометы в примечаниях типа «При условии завершения ревизии налоговыми органами» или «После списания» и т.п.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.
Рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), как правило, копии. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка. Например:
02-01 Приказы и инструктивные письма Министерства финансов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.
02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02-05 Штатное расписание
02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные
и т.д.
Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он сть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгхгалтерии.При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения.
Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре(1, 2, 3, 4, ...).
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в данном случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постояннаи следовательно, повторяется из года в год.
Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс бухгалтерии 02, то индекс данного дела будет 02-07.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номерадля заведения в бухгалтерии дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов(типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.
Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий годи т.п. Для бухгалтерской документации характерны отметки: «После истечения срока действия договора»; «при условии завершения ревизии налоговыми органами»; «при условии завершения ревизии»; «после списания»; «после окончания расчетов»; «после увольнения материально ответственного лица».
Проект сводной номенклатуры дел учреждения, куда номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть, рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения (в данном случае в бухгалтерию) для заведения по ним дел.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.Если функции и задачи бухгалтерии не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в сводную номенклатуру, утверждаемую руководителем учреждения.
Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая записьо категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.