Внесение исправлений в первичные учетные документы

Классификация регистров бухгалтерского учета

В соответствии с п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, которая находится в принятых к учету первичных документах, для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ве­дутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использо­вании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

На основании Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности можно утверждать, что хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хроно­логической последовательности и группироваться по соответст­вующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обес­печивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обес­печиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исп­равление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправ­ление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной пред­приятия.

Лица, которые имеют доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны они, как правило, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры бухгалтерского учета по характеру регистра­ции в них учетных данных делятся на:

1) хронологические (предназначены для последовательной записи операций по мере их совершения и выполняют конт­рольную функцию);

2) систематические (предназначены для классификации хо­зяйственных операций по видам средств и характеру хозяйст­венных процессов).

По объему учитываемых сведений делятся на:

1) синтетические регистры (отражают и контролируют хо­
зяйственные операции в обобщенном виде по группам средств);

2) аналитические регистры (отражают специфические особен­
ности и отдельные виды хозяйственных операций).

По внешней форме делятся на:

1) книги;

2) свободные листы;

3) карточки.

По построению в них реквизитов делятся на:

1) односторонние;

2) двухсторонние;

3) табличные.

Связь учетных регистров необходима для автоматизации фор­мирования бухгалтерских проводок в процессе ввода сведений об операции. Эта взаимосвязь обеспечивает многократность измене­ния хозяйственной операции.

Согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учет­ные документы исправления могут вноситься лишь по согла­сованию с лицами, составившими и подписавшими эти доку­менты, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится в следующей последовательности:

1) зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

2) рядом с зачеркнутой делается верная запись;

3) рядом или на полях документа делается запись «Исправ­лено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

4) лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на...» и ставит дату исправления;

5) документ под внесенными исправлениями еще раз подпи­сывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;

6) лица, подписывающие документ после внесения в него ис­правлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.