Основные виды и функции совещаний.

Лекция 9.

СОВЕЩАНИЕ: ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ

План

9.1. Основные виды и функции совещаний.

9.2. Стили совещания.

9.3. Проведение совещаний и типы председателей.

Ключевые слова: совещание, председатель, виды совещаний, дискуссия.

Совещание – это способ открытого обсуждения проблем группой специалистов. Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

Функции совещаний:

1. Объединение знаний и опыта участников;

2. Озвучивание претензий и жалоб;

3. Сбор информации;

4. Оценка текущего состояния дел;

5. Предоставление информации;

6. Выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

7. Принятие решений;

8. Распределение ресурсов;

9. Помощь в принятии стратегических решений;

10. Помощь в решении стратегических проблем;

11. Усиление кооперации и преданности работников;

12. Распределение обязанностей;

13. Согласование действий.

Виды совещаний:

Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.
Деловые совещания. Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.
Комитеты планирования в рабочие группы. Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.
Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.
Производственные совещания. Цель: заслушивание отчетов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.
Итоговые совещания. Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).