Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике.

Формирование и хранение личных дел

Хранение кадровой документации

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций,а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения всего коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в положении о кадровой службе.

Технологии учета и хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки.

Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, завод на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с правилами архивной службы документы группируются следующей последовательности (при их наличии):

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2. заявление о приеме на работу, направление или представление;

3. анкета (личный листок по учету кадров);

4. дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

5. резюме (автобиография);

6. копии документов об образовании;

7. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

8. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

9. лист - заверитель дела.