Сбор материалов обследования. (вопросы 17-23)
Состав и содержание работ на предпроектной стадии создания АИС. (вопрос 16)
При изучении существующей экономической системы проектировщики должны уточнить границы изучения системы, определить круг пользователей будущей АИС различных уровней и выделить классы и типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации.
Важнейшими объектами обследования могут являться:
· структурно-организационные звенья предприятия (например, отделы управления, цехи, участки, рабочие места);
· функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур;
· стадии (техническая подготовка, снабжение, производство, сбыт) и
· элементы хозяйственного процесса (средства труда, предметы труда, ресурсы, продукция, финансы).
При каноническом проектировании основной единицей обработки данных является задача. Поэтому функциональная структура проблемной области на стадии предпроектного обследования изучается в разрезе решаемых задач и комплексов задач. При этом задача в содержательном аспекте рассматривается как совокупность операций преобразования некоторого набора исходных данных для получения результатной информации, необходимой для выполнения функции управления или принятия управленческого решения. В большинстве случаев исходные данные и результаты их преобразований представляются в форме экономических документов. Поэтому к числу объектов обследования относятся компоненты потоков информации (документы, показатели, файлы, сообщения). Кроме того, объектами обследования служат: технологии, методы и технические средства преобразования информации; материальные потоки и процессы их обработки.
Основной целью выполнения первого этапа предпроектного обследования «Сбор материалов» является:
· выявление основных параметров предметной области (например, предприятия или его части);
· установление условий, в которых будет функционировать проект АИС;
· выявление стоимостных и временных ограничений на процесс проектирования.
На этом этапе проектировщиками выполняется ряд технологических операций, и решаются следующие задачи: предварительное изучение предметной области; выбор технологии проектирования; выбор метода проведения обследования; выбор метода сбора материалов обследования; разработка программы обследования; разработка плана-графика сбора материалов обследования; сбор и формализация материалов обследования. Технологическая сеть проектирования представлена на рис. 3.3.
Рис. 3.3. ТСП работ, выполняемых на этапе «Сбор материалов обследования».
П1. Выполнение операции «Предварительное изучение предметной области» имеет своей целью на основе общих сведений об объекте (Д 1.1) выявить предварительные размеры объемов работ по проектированию и состав стоимостных и временных ограничений на процессы проектирования, а также найти примеры разработок проектов АИС для аналогичных систем (Д 1.2).
П.2. Важной операцией, определяющей все последующие работы по обследованию объекта и проектированию АИС, является «Выбор технологии проектирования». В настоящее время в универсум (U 2.1) входит несколько типов технологий проектирования: технология оригинального, типового, автоматизированного и смешанного вариантов проектирования.
Для технологии оригинального проектирования характерно создание уникального проектного решения для экономической системы. При этом могут создаваться не только индивидуальные специальные проекты, но и соответствующие методики проведения проектных работ. Поэтому технологию оригинального проектирования используют в том случае, если хотят, чтобы получаемый в результате проектирования индивидуальный специальный проект в полной мере отображал все особенности соответствующего объекта управления при невысокой стоимости разработки, понятности и доступности получаемого решения заказчику. К числу ограничений по использованию оригинального проектирования можно отнести низкую степень автоматизации проектных работ, длительные сроки разработки, низкое качество документирования, отсутствие преемственности в проектных решениях.
Основными ограничениями при выборе технологии из некоторого универсума технологий (U2.1) могут служить: наличие денежных средств на приобретение и поддержку выбранной технологии, ограничения по времени проектирования, доступность соответствующих инструментальных средств и возможность обеспечения поддержки их эксплуатации собственными силами, наличие специалистов соответствующей квалификации (Д 2.1). Результатом выполнения этой операции служит получение описания выбранной технологии, методов и инструментов проектирования (Д 2.2).
П.З. Перед началом работ по проведению обследования необходимо сделать выбор метода проведения обследования. Все методы (U 3.1) можно объединить в группы по следующим признакам (рис. 3.4):
· по цели обследования выделяют метод организации локального проведения обследования, используемый для разработки проекта отдельной задачи или для комплекса задач, и метод системного обследования объекта, применяемый для изучения всего объекта с целью разработки для него проекта АИС в целом;
· по числу исполнителей, проводящих обследование, применяется индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком, и бригадное с выделением ряда бригад исполнителей, изучающих все подразделения предприятия, и одной координирующей бригады;
· по степени охвата предметной области применяют метод сплошного обследования, охватывающего все подразделения экономической системы, и выборочное, применяемое при наличии типовых по структуре подразделений (например, цехов или складов);
· по степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектной стадии. Выделяют метод последовательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором осуществляют изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ.
Рис. 3.4. Схема классификации методов проведения обследования.
П.4. Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного проведения выбора методов для сбора материалов обследования, универсум которых (U4.1) можно разделить на две группы (рис. 3.5):
· методы сбора, выполняемого силами проектировщиков-исполнителей, включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы;
· методы сбора, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь-дневник на выполняемые ими работы, либо провести документную инвентаризацию рабочего места, либо использовать метод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемые при этом документы.
Метод бесед и консультаций с руководителями чаще всего проводится в форме обычной беседы с руководителями предприятий и подразделений или в форме деловой консультации со специалистами по вопросам, носящим глобальный характер и относящимся к определению проблем и стратегий развития и управления предприятием.
Метод опроса исполнителей на рабочих местах используется в процессе сбора сведений непосредственно у специалистов путем бесед, которые требуют тщательной подготовки. Заранее составляют список сотрудников, с которыми
Рис. 3.5.Схема классификации методов для сбора материалов обследования.
намереваются беседовать, разрабатывают перечень вопросов о роли и назначении работ в деятельности объекта, порядке их выполнения.
Метод анализа операций заключается в расчленении рассматриваемого делового процесса, работы на ее составные части, задачи, расчеты, операции и даже их элементы. После этого анализируется каждая часть в отдельности, выявляются повторяемость отдельных операций, многократное обращение к одной и той же операции, их степень зависимости друг от друга.
Метод анализа предоставленного материала применим в основном при выяснении таких вопросов, на которые нельзя получить ответ от исполнителей.
Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ предполагает непосредственное участие проектировщиков и применение рассчитанного для регистрации данных наблюдения специального листа фотографий рабочего дня и распределения его между работами.
Метод выборочного хронометража отдельных работ требует предварительной подготовки, известных навыков и наличия специального секундомера. Данные хронометража позволяют установить нормативы на выполнение отдельных операций и собрать подробный материал о технике осуществления некоторых работ.
Метод личного наблюдения применим, если изучаемый вопрос понятен по существу и необходимо лишь уточнение деталей без существенного отрыва исполнителей от работы.
Метод документальной инвентаризации управленческих работ заключается в том, что на каждую работу в отдельности открывается специальная карта обследования, в которой приводятся все основные данные о регистрируемой работе или составляемых документах.
Метод ведения индивидуальных тетрадей-дневников. Записи в дневнике производятся исполнителем в течение месяца ежедневно, сразу же после выполнения очередной работы.
Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ заключается в том, что наблюдение носит более детальный характер и происходит в короткий срок. Этот метод дает сведения о наиболее трудоемких или типичных отдельных работах, которые используются для определения общей трудоемкости выполнения всех работ.
Расчетный методприменяемся для определения трудоемкости и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по отдельным операциям.
Метод аналогииоснован на отказе от детального обследования какого-либо подразделения или какой-либо работы. Использование метода требует наличия тождественности и не исключает общего обследования и выяснения таких аспектов, на которые аналогия не распространяется.
При выборе метода следует учитывать следующие критерии:
· степень личного участия проектировщика в сборе материала;
· временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в подразделениях.
Проектировщику необходимо знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нужную полноту сведений метод сбора материалов обследования.
П.5. Обследование проводится по заранее разработанной программе (Д 5.1), составляемой во время выполнения операции, по форме, представленной в таблице 3.2. Эта форма содержит перечень вопросов, ответы на которые дадут полное представление о деятельности изучаемого объекта и должны быть учтены при создании проекта АИС. Вопросы можно систематизировать по трем основным направлениям исследования объекта.
Первое направление предусматривает получение представления об объекте изучения, т.е. экономической системе (например, предприятии) в целом, включая выяснение целей функционирования этой системы, выявление значений основных параметров деятельности предприятия и т. д.
Второе направлениепредусматривает изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта (как правило, относится к аппарату управления). При этом изучаются функции, выполняемые в структурных подразделениях, хозяйственные процессы и процедуры, выявляются комплексы задач, обусловленные выполняемыми функциями, процессами и процедурами, определяется состав входной и выходной информации по каждой задаче. В таблице 3.2 приведен фрагмент составления программы.
Таблица 3.2. Программа обследования.
Третье направление предусматривает изучение и описание структуры информационных и (или) материальных потоков: состава и структуры компонентов потоков, частоты их возникновения, объемов за определенный период, направления движения потоков, процедур обработки, в которых участвуют эти компоненты. Источником сведений являются получаемые от специалистов предметной области интервью, экономическая документация и результаты расчетов. Описание информационной структуры выполняется на уровне экономических документов и показателей.
П.6. Для организации труда проектировщиков во время выполнения сбора материалов обследования и его последующего анализа необходимо выполнение операции - разработка «Плана-графика выполнения работ на предпроектной стадии» (Д 6.1), фрагмент которого представлен в таблице 3.3.
«План-график» служит инструментом для планирования и оперативного управления выполнением работ на предпроектной стадии.
П.7. Последней операцией, выполняемой проектировщиками на этом этапе, является «Проведение сбора и формализации материалов обследования».В процессе выполнения этой операции члены бригад должны проинтервьюировать специалистов подразделений изучаемой предметной области. Проектировщики должны:
· собрать сведения обо всех объектах обследования, в том числе о предприятии в целом, функциях управления, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей;
· собрать формы документов, отражающих хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых технических средствах и технологиях обработки данных;
· проконтролировать вместе с пользователем их правильность, сформировать «Отчет об обследовании» и выполнить другие работы.
Таблица 3.3. План-график выполнения работ на стадии сбора материалов.
Сбор материалов обследования следует проводить с помощью стандартных форм и таблиц, которые удобно читать и обрабатывать (рис. 3.6).
Вся получаемая документация разбивается на три группы. В первую группу входят документы, содержащие описание общих параметров экономической системы (Д 7.1), ее организационной структуры, матричной модели распределения функций реализуемых каждым структурным подразделением. В частности, общие параметры должны содержать:
· наименование объекта и его принадлежность (например, принадлежность предприятия министерству, объединению, корпорации и т.п.);
· тип объекта (например, тип предприятия, вид производства, режимы работы);
· виды и номенклатуру продукции или услуг; виды и количество оборудования и материальных ресурсов;
· категории и численность работающих сотрудников и т.д.
В эту группу входит также форма описания общих характеристик функций управления экономической системой, хозяйственных процессов и процедур, реализующих эти функции (Д 7.2). Эта форма включает отражение следующих параметров: наименование каждой функции, процесса и процедуры, описание экономической сущности задач, решаемых при выполнении процедуры, связанной с обработкой информации; состав процедур обработки информации, реализуемых каждой задачей; взаимосвязь задач, стоимостные затраты, связанные с реализацией каждой задачи.
Описание организационной структуры (Д 7.3) должно включать состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления. Описание производственной структуры объекта должно отражать состав и взаимосвязь подразделений, реализующих производство товаров или услуг. Описание функциональной структуры призвано отображать распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между составляющими организационной структуры и должно предполагать проведение классификации процедур, связанных с обработкой данных, коммуникацией между сотрудниками или принятием управленческих решений.
Рис. 3.6. Формы документов для формализации материалов обследования.
Описание материальных потоков (Д 7.5) предполагает отображение маршрутов движения средств, предметов и продуктов труда, рабочей силы между подразделениями производственной структуры и будет включать: описание видов продукции или услуг, ресурсов; описание технологических операций, их частоту и длительность выполнения; объемы перемещаемых ресурсов, продукции или услуг, используемые средства транспортировки.
Далее следует вторая группа форм, формализующих материалы обследования по каждому структурному подразделению, имеющая в своем составе, помимо форм, аналогичных тем, которые входят в первую группу, формы описания информационных потоков по подразделениям (Д 7.4), которые осуществляют связь задач внутри каждого подразделения между собой, а также связи между подразделениями.
Форма описания документопотоков включает следующие характеристики: наименование входных документов, количество их экземпляров; объемные данные по каждому документопотоку; перечень информационных файлов, где используются эти документы; носитель, на котором хранятся данные; время создания; время использования; перечень полей файлов; выходные документы, получаемые на основе информации файлов.
Третья группа документов содержит описание компонентов каждого информационного потока, включая документы, информационные файлы, процедуры обработки и характеристики этих компонентов.
Формы характеристик документов включают: наименование подразделения, тип документа (первичный, промежуточный или результатный), назначение документа, наименование документа, периодичность создания или время использования. Форма описания документов содержит: перечень показателей; описание структуры документов; перечень реквизитов; распределение реквизитов по разделам документа; типы реквизитов.
Форма характеристик процедур обработки данных включает: наименование подразделения, где используется процедура, задачу, в которую входит данная процедура; входную информацию, ее объемы; используемые файлы и их объемы; частоту обращения процедуры к файлу; блок-схему процедуры; выходные данные процедуры. Форма описания процедур обработки содержит: наименование задачи; операции процедуры; количество операций; используемую технику; стоимостные и временные затраты.
Полученное в результате проведенной формализации описание объекта содержит исходные данные для проектирования АИС и определяет параметры будущей системы. Так, материальные потоки обусловливают объемы обрабатываемой информации, состав первичных данных, периодичность и сроки сбора, их источники, необходимые для разработки информационной базы. Функциональная структура объекта определяет комплексы автоматизируемых задач управления, для каждого из которых указывают: состав входных и выходных показателей; периодичность и сроки их формирования; процедуры использования данных показателей; распределение функций и процедур между персоналом и техническими средствами. Организационная структура объекта служит основанием для выделения лиц, определяющих условие решения задач обработки информации, а также получателей выходных показателей и документов.