Документированная информация. (вопрос 1)

Понятие данных и их структуры. (вопрос 1)

При рассмотрении понятия информационного обеспечения с точки зрения обработки информации большое значение имеет понятие данных.

Краткое определение Джеймса Мартина выглядит следующим образом:

«База данных – это данные и связи между ними». Таким образом, данные, извлеченные на основе установленных связей, являются информацией.

Данные – информация, отражающая определенное состояние предметной области в конкретной форме представления и содержащая наиболее существенные, с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации, взаимосвязанные элементы образа отражаемого объекта.

Информация как данные характеризуется определенной формой представления и структурой.

Структура данных связана с понятием представления информации и определяется функциональной, логической, технологической и т.п. структурой предметной области, информацию о которой содержат данные.

Однако данные могут быть представлены и в неструктурированной форме, что накладывает технологические особенности их накопления и обработки.

Примером неструктурированной формы являются:

- связный текст (документ на естественном языке – литературном, официально деловом и т.д.)

- данные в виде фотографий, картинок и других неструктурированных изображений.

Примерами структурированной формы данных являются: анкеты; таблицы; графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм – отражающие связи.

Способы сбора, анализа и обработки, структурированных и неструктурированных данных существенно различаются.

Наиболее развитыми в настоящее время, с точки зрения задач обработки и анализа информации, являются программные средства обработки структурированных данных, т.к. структуризацию можно считать первичной обработкой.

В процессах создания (порождения), сбора, выдачи и потребления информации большое значение имеет понятие документированной информации или просто документа.

В большом числе случаев информация фигурирует в образе документа за исключением информационных процессов, которые оперируют только с данными. Примерами этого могут служить автоматизированные системы управления технологическими процессами АСУТП, где информация порождается сигналами датчиков (входные данные) информационной управляющей части. Затем эти данные обрабатываются и выдаются в виде управляющих сигналов на исполнительные органы устройства технологического оборудования (выходные данные).

Существует несколько трактовок термина документ – историческая трактовка, организационно-управленческая и нормативно-правовая.

Исторически документ понимается как объект, средство, способ для удостоверения личности, прав собственности и т.д.

В организационно-управленческом смысле документ – форма и способ выражения организационно-управленческих решений и воздействий.

В нормативно-правовом аспекте документ есть зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [2].

Для традиционного «бумажного» документа совокупность реквизитов, идентифицирующих конкретный документ, определяется соответствующими ГОСТ [3] и руководящими документами по делопроизводству или отраслям технологической документации, например в Единой системе конструкторской документации, а также в ГОСТР 34.10.94 [4]. Не вдаваясь в детали, отметим лишь, что важнейшим реквизитом является подпись должностного лица.

Под документированием информации можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области из общей её массы, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т.п.).

Процесс документирования превращает информацию в информационные ресурсы.

Нормативно-правовая трактовка понятия информационных ресурсов. Здесь информационные ресурсы определяются как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)» [5].