Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии

И бухгалтерском учете выделяются информационная, организационная,методологическая, контрольная, аналитическая и коммуникационная функции.

Информационная функция бухгалтерского учетазаключается в формировании информации о фактическом состоянии и измене­ниях вимущественном положении хозяйствующего субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Эта функция обеспечивает внутренних и внешних пользователей информацией для контро­ля, анализа, выработки и принятия различного рода управленче­ских решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче,хранению, обработке и предоставлению пользователям такойинформации образует информационный процесс бухгалтер­ского учета, который состоит из информационных процедур.

Информационные процедуры бухгалтерского учета весьма трудоемки, что вытекает из качеств, присущих учетной инфор­мации. Но эти же свойства учетной информации создают благо­приятные предпосылки для использования технических средств при выполнении информационных процедур. Именно поэтому информационный процесс бухгалтерского учета может являться объектом приложения современных средств компьютерной об­работки данных.

Информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности Этапов, процедур, операций, действий, направленных на преоб­разование исходной информации в результатную. Это отражает технологический аспект информационного процесса и опреде­ляется как технологический процесс обработки учетной инфор­мации.

Технологический процесс(ТП) представляет собой совокуп­ность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной инфор­мации пользователям.

Рассмотрим особенности выполнения процедур преобразова­ния информации в ИСБУ.

Сбор и регистрация учетных данных. Информация, обрабаты­ваемая в ИСБУ, может быть получена:

• из внешних по отношению к хозяйствующему субъекту ис­точников;

• из информационных систем других подразделений хозяйст­вующего субъекта;

• непосредственно из подразделений хозяйствующего субъ­екта в процессе производственно-хозяйственной деятель­ности.

В первом и втором случае в ИСБУ поступает информация, уже зарегистрированная на машинном или бумажном носителе. В последнем случае ее приходится собирать и регистрировать.

Сбор и регистрация учетных данных реализуется посредством первичного (оперативного) учета. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количе­ственных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, досто­верности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество исходной информации, предназначенной для последующей обработки и получения результатной информации, используемой для принятия управленческих решений.

Сбор учетных данных связан с измерением, подсчетом, взве­шиванием материальных объектов, замером временных характе­ристик и т. д. Эта процедура может быть выполнена вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть неавтоматические: мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки и т. д., и автоматические: автоматические весы, измерительные приборы, датчики, счетчики, аппараты контрольно-кассовой техники, сканеры штрих кодов, pos-терминалы и другие средства. На практике применяются различные модификации таких средств. Некоторые из них совмещают про­цесс сбора и регистрации данных.

Сбор учетных данных тесно связан с их регистрацией. Реги­страция представляет собой фиксацию учетных данных на мате­риальном носителе: документе или машинном носителе. Наибо­лее распространенным носителем учетных данных является бу­мажный документ. До сих пор запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, вследствие чего процедуры регистрации учетных данных достаточно трудоемки. Отсюда стремление автоматизировать процесс заполнения первичных документов путем использования компьютеров в низовых под­разделениях хозяйствующего субъекта (на складах, в цехах, и т. д.). При наличии компьютерной сети такие документы по каналам связи могут передаваться в информационную базу ИСБУ для дальнейшей обработки.

Используются также и специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, их ввод непосредствен­но в компьютер для накопления учетных данных и их последую­щей обработки или для формирования документов. Использова­ние таких систем реализует безбумажную технологию обработки информации. Как следствие повышается достоверность инфор­мации и снижается трудоемкость работ.

Все большее распространение получают системы, работаю­щие со штриховыми кодами, которые позволяют не только счи­тать заранее нанесенные на товар штрих коды, но и предвари­тельно обработать их мобильными терминалами и передать учет­ные данные в ИСБУ.

Передача информацииприменяется в ИСБУ на этапе ввода в информационную систему первичной учетной информации, а также при предоставлении пользователям результатной инфор­мации. Она может быть выполнена различными способами: тра­диционными средствами — с помощью курьера, пересылкой по почте, доставкой транспортными средствами — или с использованием современных дистанционных средств связи — по элек­тронной почте, по факсу, по физическим каналам связи (теле­фонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые).

Дистанционная передача информации с помощью современ­ных коммуникационных средств постоянно развивается и совер­шенствуется. Этот способ передачи информации имеет особое значение для хозяйствующих субъектов, имеющих в своем составе обособленные подразделения, территориально расположен­ные не по месту нахождения аппарата управления. Применение дистанционной передачи значительно ускоряет поступление учетных данных в информационную базу и сокращает общее время обработки данных.

Ввод учетных данных в информационную базузависит от спо­собов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В сис­темах с массовым вводом однотипной информации получают распространение сканирующие устройства. Информация, пере­данная по каналам связи, фиксируется в устройствах долговре­менной памяти компьютера. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате ко­торой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хра­нятся в информационной базе учета.

Хранение и накопление учетных данных. Введенные в инфор­мационную базу данные не сразу подвергаются обработке. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоян­ная, справочная и другая информация, многократно используе­мая при решении разных задач учета. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения дан­ных за определенный интервал времени, многократного исполь­зования их при обобщении в разных разрезах. Более того, в ИСБУ обычно хранятся все введенные данные с начала ее экс­плуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды.

С хранением информации связана процедура поиска данных, т. е. выборки нужных данных по запросу пользователя.

Обработка учетных данныхпредполагает выполнение логиче­ских и арифметических операций над исходными данными в це­лях получения результатной информации. Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объеди­нение), выборку данных из информационной базы и т. п. Ариф­метические операции — алгебраическое сложение, деление, ум­ножение и т. д.

Обработка учетных данных выполняется согласно опреде­ленному алгоритму — набору четко сформулированных пра­вил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную ин­формацию) за конечное число шагов. Это позволяет автомати­чески решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

В процессе обработки информации формируются результат­ные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регла­ментированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам пользователей и отображаются на экране компьютера или выводятся на бумажный носитель в необходимом количестве экземпляров.

Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректи­ровка данных в ИСБУ выполняется как в процессе выполнения операций ввода учетных данных в информационную систему, так и после их завершения в течение всего отчетного периода.

Подобно тому, как в материальном производстве технологи­ческий процесс реализуется с помощью различных технических средств: станков, оборудования, инструментов и т. д., так и про­цесс преобразования информации в ИСБУ реализуется посредст­вом определенных средств и методов. На разных этапах преобра­зования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Они могут быть разными и обусловлены технической и программной средой, в которой протекает процесс преобразования информа­ции. Установленная последовательность процедур преобразова­ния информации и совокупность методов и способов их реализа­ции определяют информационную технологию.

Информационная технология(ИТ) представляет собой сово­купность взаимосвязанных процедур по преобразованию инфор­мации с использованием системы методов и способов выполне­ния этих процедур в определенной технической и программной среде.

Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие:

· технологический процесс, определяющий последователь­ность этапов, процедур, операций, действий по преобразо­ванию информации;

· совокупность методов и способов, используемых при вы­полнении процедур преобразования информации.

Средства и методы, с помощью которых реализуется техно­логический процесс, могут быть разными. Они определяют уро­вень развития информационной технологии.

Сменились несколько этапов развития информационных технологий бухгалтерского учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств пере­работки информации.

В современных технологиях используются компьютеры, компьютеры, которые существенным образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки информации.

Применительно к ИСБУ для современных информационные технологий характерны следующие признаки:

- реализация информационных технологий решения задач учета как в среде автономного использования компьюте­ров, так и в среде компьютерных сетей;

- активное участие бухгалтера, учетного работника в информационном процессе непосредственно на рабочих местах оснащенных компьютерами;

- интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимо­сти данные и ход решения задач;

- дружественный пользовательский интерфейс, использую­щий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям гипертекстовую навигацию, графические метафоры реальных объек­тов, многооконный режим работы и т. д.;

- интегрированность разных программных комплексов при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.;

- ведение единой информационной базы и организация дос­тупа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий;

- автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;

- перенастройка форм и способов представления информа­ции в процессе решения задач;

- интерактивный режим работы с выходными документами;

- возможность коллективной работы над документами в сре­де компьютерных сетей;

- адаптируемость систем к конкретным условиям их приме­нения.