Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии
И бухгалтерском учете выделяются информационная, организационная,методологическая, контрольная, аналитическая и коммуникационная функции.
Информационная функция бухгалтерского учетазаключается в формировании информации о фактическом состоянии и изменениях вимущественном положении хозяйствующего субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Эта функция обеспечивает внутренних и внешних пользователей информацией для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче,хранению, обработке и предоставлению пользователям такойинформации образует информационный процесс бухгалтерского учета, который состоит из информационных процедур.
Информационные процедуры бухгалтерского учета весьма трудоемки, что вытекает из качеств, присущих учетной информации. Но эти же свойства учетной информации создают благоприятные предпосылки для использования технических средств при выполнении информационных процедур. Именно поэтому информационный процесс бухгалтерского учета может являться объектом приложения современных средств компьютерной обработки данных.
Информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности Этапов, процедур, операций, действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это отражает технологический аспект информационного процесса и определяется как технологический процесс обработки учетной информации.
Технологический процесс(ТП) представляет собой совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователям.
Рассмотрим особенности выполнения процедур преобразования информации в ИСБУ.
Сбор и регистрация учетных данных. Информация, обрабатываемая в ИСБУ, может быть получена:
• из внешних по отношению к хозяйствующему субъекту источников;
• из информационных систем других подразделений хозяйствующего субъекта;
• непосредственно из подразделений хозяйствующего субъекта в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
В первом и втором случае в ИСБУ поступает информация, уже зарегистрированная на машинном или бумажном носителе. В последнем случае ее приходится собирать и регистрировать.
Сбор и регистрация учетных данных реализуется посредством первичного (оперативного) учета. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество исходной информации, предназначенной для последующей обработки и получения результатной информации, используемой для принятия управленческих решений.
Сбор учетных данных связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т. д. Эта процедура может быть выполнена вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть неавтоматические: мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки и т. д., и автоматические: автоматические весы, измерительные приборы, датчики, счетчики, аппараты контрольно-кассовой техники, сканеры штрих кодов, pos-терминалы и другие средства. На практике применяются различные модификации таких средств. Некоторые из них совмещают процесс сбора и регистрации данных.
Сбор учетных данных тесно связан с их регистрацией. Регистрация представляет собой фиксацию учетных данных на материальном носителе: документе или машинном носителе. Наиболее распространенным носителем учетных данных является бумажный документ. До сих пор запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, вследствие чего процедуры регистрации учетных данных достаточно трудоемки. Отсюда стремление автоматизировать процесс заполнения первичных документов путем использования компьютеров в низовых подразделениях хозяйствующего субъекта (на складах, в цехах, и т. д.). При наличии компьютерной сети такие документы по каналам связи могут передаваться в информационную базу ИСБУ для дальнейшей обработки.
Используются также и специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, их ввод непосредственно в компьютер для накопления учетных данных и их последующей обработки или для формирования документов. Использование таких систем реализует безбумажную технологию обработки информации. Как следствие повышается достоверность информации и снижается трудоемкость работ.
Все большее распространение получают системы, работающие со штриховыми кодами, которые позволяют не только считать заранее нанесенные на товар штрих коды, но и предварительно обработать их мобильными терминалами и передать учетные данные в ИСБУ.
Передача информацииприменяется в ИСБУ на этапе ввода в информационную систему первичной учетной информации, а также при предоставлении пользователям результатной информации. Она может быть выполнена различными способами: традиционными средствами — с помощью курьера, пересылкой по почте, доставкой транспортными средствами — или с использованием современных дистанционных средств связи — по электронной почте, по факсу, по физическим каналам связи (телефонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые).
Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств постоянно развивается и совершенствуется. Этот способ передачи информации имеет особое значение для хозяйствующих субъектов, имеющих в своем составе обособленные подразделения, территориально расположенные не по месту нахождения аппарата управления. Применение дистанционной передачи значительно ускоряет поступление учетных данных в информационную базу и сокращает общее время обработки данных.
Ввод учетных данных в информационную базузависит от способов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В системах с массовым вводом однотипной информации получают распространение сканирующие устройства. Информация, переданная по каналам связи, фиксируется в устройствах долговременной памяти компьютера. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе учета.
Хранение и накопление учетных данных. Введенные в информационную базу данные не сразу подвергаются обработке. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении разных задач учета. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах. Более того, в ИСБУ обычно хранятся все введенные данные с начала ее эксплуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды.
С хранением информации связана процедура поиска данных, т. е. выборки нужных данных по запросу пользователя.
Обработка учетных данныхпредполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации. Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объединение), выборку данных из информационной базы и т. п. Арифметические операции — алгебраическое сложение, деление, умножение и т. д.
Обработка учетных данных выполняется согласно определенному алгоритму — набору четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за конечное число шагов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.
В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам пользователей и отображаются на экране компьютера или выводятся на бумажный носитель в необходимом количестве экземпляров.
Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректировка данных в ИСБУ выполняется как в процессе выполнения операций ввода учетных данных в информационную систему, так и после их завершения в течение всего отчетного периода.
Подобно тому, как в материальном производстве технологический процесс реализуется с помощью различных технических средств: станков, оборудования, инструментов и т. д., так и процесс преобразования информации в ИСБУ реализуется посредством определенных средств и методов. На разных этапах преобразования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Они могут быть разными и обусловлены технической и программной средой, в которой протекает процесс преобразования информации. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.
Информационная технология(ИТ) представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур по преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения этих процедур в определенной технической и программной среде.
Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие:
· технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации;
· совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации.
Средства и методы, с помощью которых реализуется технологический процесс, могут быть разными. Они определяют уровень развития информационной технологии.
Сменились несколько этапов развития информационных технологий бухгалтерского учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств переработки информации.
В современных технологиях используются компьютеры, компьютеры, которые существенным образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки информации.
Применительно к ИСБУ для современных информационные технологий характерны следующие признаки:
- реализация информационных технологий решения задач учета как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;
- активное участие бухгалтера, учетного работника в информационном процессе непосредственно на рабочих местах оснащенных компьютерами;
- интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;
- дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям гипертекстовую навигацию, графические метафоры реальных объектов, многооконный режим работы и т. д.;
- интегрированность разных программных комплексов при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.;
- ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий;
- автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;
- перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач;
- интерактивный режим работы с выходными документами;
- возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей;
- адаптируемость систем к конкретным условиям их применения.