Лекция№5. Структура учетной информации

Информация, с которой работает ИСБУ, является частью экономической информации, которая, в свою очередь, является важнейшей составляющей управленческой информации.

По отношению к информационной системе бухгалтерского уче­та информация подразделяется на входную и выходную (рис. 2.2).

Входная информация— информация, которая поступает в ИСБУ.

По источникам поступлениявходная информация подразде­ляется на внутреннюю и внешнюю информацию хозяйствующе­го субъекта.

К внутреннейотносится первичная информация, полученная в ходе регистрации фактов финансово-хозяйственной деятельности, а также информация других функциональных систем хозяй­ствующего субъекта: плановая, нормативная и разного рода справочная информация.

К внешнейотносится информация, поступающая из внешней среды: директивы органа управления хозяйствующим субъектом, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т. д. Осо­бое место занимает информация, содержащаяся в законах и иных нормативных актах, регулирующих бухгалтерский учет. Та­кая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руковод­ствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке ал­горитмов решения задач в ИСБУ.

По отношению к процессам обработки входная информация разделяется на обрабатываемую и необрабатываемую.К первой относится информация, которая подвергается обработке в ИСБУ, ко второй — информация, которая, хотя и содержится в первич­ных документах, но не используется и не обрабатывается, т. е. проходит «транзитом» через информационную систему бухгалтер­ского учета. Такая информация содержится, как правило, в доку­ментах, которые используются не только бухгалтерией, но и дру­гими функциональными службами.

Входящая информация вместе с промежуточной информаци­ей образует исходнуюдля обработки информацию. Результатом обработки является производнаяинформация. Из нее выделяют промежуточнуюинформацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению (например, остатки на счетах в течение отчетного периода), и результатнуюинформацию, кото­рая рассматривается как окончательный итог обработки (напри­мер, данные отчетности). Как промежуточная, так и результат­ная информация отражаются в выходных документах — отчетах. Результатная информация вместе с необрабатываемой ин­формацией образует выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы хозяйствующего субъекта для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназна­ченную для внешних пользователей — банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т. д.

Важным классификационным признаком является стабиль­ностьинформации, в соответствии с которым выделяется посто­янная(условно-постоянная) и переменнаяинформация. Постоянная информация характеризуется высокой стабильностью, она редко изменяется и используется в течение длительного време­ни. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Эта информация используется для организации различных справоч­ников, необходимых для решения учетных задач, формирования первичных документов и отчетов. Переменнаяинформация отра­жает количественные и качественные характеристики финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации.

Учетная информация характеризуется и другими качествен­ными характеристиками, такими как достоверность, полнота, ак­туальность, своевременность, достаточность, полезность и др. Первичная информация должна быть документально подтвер­жденной и правильно юридически оформленной. Последнее тре­бование относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляют­ся к информации бухгалтерской отчетности, так как она исполь­зуется внешними и внутренними пользователями при принятии решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования, как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данными предшествующих периодов либо данными аналогичных хозяйст­вующих субъектов).

Обладая всеми свойствами, характерными для экономиче­ской информации, учетная информация имеет и свои особенно­сти. Учетную информацию характеризуют следующие свойства:

- большие объемы и разнообразие предопределенных струк­тур представления;

- цикличность получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год);

- значительный удельный вес и сложность операций органи­зации хранения и доступа к информации при относитель­ной простоте арифметической обработки;

- массовый характер вычислений, выполняемых по одним и тем же алгоритмам;

повышение уровня обобщения информации при ее продвижении от первичного учета к сводному. Так, аналитический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов в нату­ральном и в стоимостном выражении, а в синтетическом учете только в разрезе счетов в стоимостных показателях;

- многообразие ее источников и потребителей;

- длительный срок хранения информации, регламентируе­мый нормативными актами.

- Учетная информация как категория экономической инфор­мации имеет сложную структуру, которая представлена:

- документами;

- показателями;

- реквизитами.

Реквизиты— элементарные единицы экономической инфор­мации, которые отражают определенные свойства объекта, про­цесса, явления, имеют определенное смысловое значение и не поддаются дальнейшему логическому членению.

Различают реквизиты-основания и реквизиты-признаки.

Реквизиты-основанияхарактеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (дату и время действия, сорт, размер, наименование объекта и т. д.). Например, количе­ство поступившего материала — это реквизит-основание, а на­именование материала, единица измерения, наименование по­ставщика — это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции. Реквизиты-признаки используются для группировки, сортировки и других операций с массивами учетных данных.

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-призна­ки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные единицы — показатели.

Показатель— составная единица информации (СЕИ), кото­рая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.

Показатель, с одной стороны, является сложной единицей, которая характеризует количественную или качественную сторо­ны объекта. С другой стороны, это минимальная единица, кото­рая обладает информативностью и поэтому способна образовы­вать документы.

Документ — структурированная определенным образом составная единица экономической информации, содержащая один или несколько показателей.