Организация работы с документами

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Заведующий архивом П.П.Пупко

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Директор колледжа ________________Р.В.Сергеев 2010.12.26

2010-12-22

№

11/08/ 117

г.Новочеркасск

На 2011 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Кол.дел, т.

Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню

Примечание

Канцелярия

01-01

Устав предприятия

Постоянно. Ст.13

01-02

Положение об отделе

Постоянно. Ст.16

01-03

Распоряжения, инструктивные письма

3 г. после замены новыми

01-04

Образцы документации

До минов.надобности

. . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . .

01-33

Резерв

В 2011 году заведено 29 (двадцать девять) дел

Пример выполнения итоговой записи по НД. приведён ниже.

Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел в 2001 году в организации

По срокам хранения	всего	В том числе
переходящих	С отметкой ЭПК
Постоянного
Временного, свыше 10 лет
Временного, до 10 лет включительно
Итого

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив 20___________

Для организации работы с документацией при открытии предприятия или вступления руководителя в должность издаётся ряд документов, влияющих на дальнейшую организацию или дезорганизацию работы с документами.

Работа предприятия невозможна без предварительно составленной номенклатуры дел, определяющей необходимое направление работ и подготовки документации. Для начала работы руководители отделов составляют Положения о работе отделов и должностные инструкции работников отдела, которые утверждаются в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Руководители отделов и заместители по направлениям готовят и утверждают другие организационные документы. Лицо, ответственное за работу канцелярии готовит образцы бланков, основных документов образующихся в его деятельности и проводят конкурс на лучшую символику предприятия. При отсутствии достаточного уровня креативности заказ на символику делается в соответствующую организацию. Лицо, ответственное за работу с кадрами подготавливает формы приказов по личному составу.

Лицо, ответственное за работу канцелярии (далее – канцелярия) подготавливает журналы регистрации документов:

· Входящих документов

· Исходящих документов

· Внутренних документов

В журнал исходящих документов вставляют графы: №№ пп.; адресат, Краткое содержание; Исполнитель; № дела, Примечание.

В журнал входящих… вставляют графы: №№ пп.; Дата документа; Его исходящий №; Заголовок (кр.содержание); Исполнитель; Роспись исполнителя; Срок исполнения; Примечание.

В журнал внутренних… вставляют графы: №№ пп.; Дата; Индекс (№); Кто подписал; Заголовок; Отметка об исполнении (дата); № дела; Примечание.

Канцелярия подготавливает на утверждение руководителю:

· Перечень документов, не подлежащих регистрации

· Перечень документов, на которые ставится печать (гербовая) предприятия

· Перечень документов, подлежащих утверждению

Канцелярия для своевременного и качественного обеспечения исполнения документов в конце месяца подготавливает руководителю предприятия справку об исполнении документации. На основе справке руководитель принимает решения об изменениях, поощрениях, движении кадров и т.п. Форма справки приведена ниже:

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,