Об организации и проведении заседаний, совещаний, конференций

Р Е Г Л А М Е Н Т

2009-02-14 Регистрационный № 009

г. Новочеркасск

Этап Вид технологических операций Ответственные за операционные действия Сроки или период работ Материально-техническая база обеспечения, основания, форма исполнения
Предварительный, подготовительлный 1. Издание распорядительного документа о назначении и о порядке избрания председателя, секретаря и членов коллегиального/ общего, структурного/ случайно подобранного объединения (далее совещания) Зам.директора колледжа по выбранному направлению работы (учебная, общеколледжная, хозяйственная, педагогическая и т.п.) за 10 дней до начала работы Приказ об установлении состава членов объединения и распределение их полномочий (председатель, секретарь, члены …)
2. Подготовка плана проведения или работы совещания,утверждение его у директора колледжа Зам.директора по УР За 7 дней до начала совещания План проведения на период илиодноразового совещания
3. Вывешивание объявления о повестке дня и списков лиц, ответственных за каждый вопрос Секретарь совещания За 5 дней до начала совещания Объявление в 3-х наиболее видных местах
4. Регистрация присутствующих Секретарь совещания За 15…30 минут до начала совещания Лист регистрации присутствующих, на основе приказа о составе совещания
Проведение совещания 5. Открытие совещания:объявление о начале работы, списочном и реальном составе – установление допустимости открытия совещания от кворума: «Уважаемые коллеги… разрешите открыть совещание.По списку числится 35 человек, фактически присутствует 30 человек. Кворум, составляющий более 50 % присутствующих соблюдён, проведение совещаниясчитаю правомочным. Прошу проголосовать за то, чтобы открыть совещание. Председатель совещания В назначенное время Запись на ауди- или видеоплёнку
6. Проведение голосования по открытию совещания.Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались» Председатель совещания В течение 1 минуты Черновой вариант протокола
7. Зачитывание повестки дня, обращение к присутствующим о её изменении, добавлении и утверждении. При наличии изменений ставит на голосование сначала без изменений, а потом с изменениями. Председатель совещания В течение 2 минут  
8. Проведение голосования по утверждению повестки дня совещания.Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались» Председатель совещания В течение 1 минуты Черновой вариант протокола
9. Установление регламента (времени) выступления для докладчиков (20 мин.), содокладчиков (10 минут) и для выступающих в прениях по докладу 5 минут). Установление предельного количества выступающих по каждому вопросу и порядок записи на них (по запискам или у секретаря предварительно или открытым поднятием руки) Председатель совещания В течение 1 минуты  
10. Проведение голосования по регламенту (времени) выступлений и докладов совещания.Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались» Председатель совещания В течение 1 минуты Черновой вариант протокола
11. Приглашение 1-го докладчика пройти к трибуне. Включение секундомера. Председатель совещания В течение 1 минуты  
12. Запись предложений по докладу и каждому выступлению в виде общего списка предложений по рассматриваемому вопросу. Секретарь совещания Постоянно Черновой вариант предложений в порядке поступления
13. Отслеживание соблюдения времени доклада, повестки дня Председатель совещания Постоянно  
14. Замечания по поводу ведения совещания и дисциплины в зале и соблюдению регламента времени. Председатель совещания Регулярно при нарушениях  
15. Остановка выступающего за 1 минуту до конца, если он не дал своих предложений для озвучивания своих предложений по докладу. Если докладчик просит дополнительное время, сверх регламента, оно ставится на голосова-ние. Возможны повторения продлений време-ни доклада. Например: «Прошу зачитать Ваши предложения для дальнейшего обсуждения» Председатель совещания Только при нарушении регламента времени  
16. Открытие прений: «Прошу выступающих высказаться по данному вопросу и дать свои предложения» Примечание: выступления без предложений в протокол не вносятся. Председатель совещания В течение 1 минуты  
17. Выступление желающих (назначенных) в прениях Присутствующие   Черновой вариант протокола
18. Отслеживание времени выступлений. Ограничение выступления за 1 минуту до окончания времени для озвучивания предложений. Если предложений нет, то выступление снимается: «Прошу дать свои предложения т.к. на обсуждение Ваше время закончилось» Председатель совещания Постоянно  
19. Закрытие прений по вопросу: «Предлагаю прекратить прения и перейти к голосованию по поступившим предложениям в порядке их поступления» Председатель совещания В течение 1 минуты  
20. Передача секретарём председателю списка предложений для постановки на голосование: «Прошу передать мне список предложений по 1-му вопросу» Председатель и секретарь совещания В течение 1 минуты  
21. Проведение голосования по утверждению общего списка предложений. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались» Председатель совещания В течение 1 минуты Черновой вариант протокола
22. Заслушивание предложений, замечаний изменений по предложениям: «Прошу дать свои замечания по каждому предложению» Председатель совещания В течение 1 минуты Черновой вариант протокола
23. Выступления членов совещания с предложениями, которые вносятся в список предложенийсовещания Секретарьсовещания По 5 минут Черновой вариант протокола
24. Зачитывание изменённых предложений Секретарьсовещания В течение 5 минут Черновой вариант протокола
25. Проведение голосования по утверждению изменённого списка предложений. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздер.» Председатель совещания В течение 1 минуты Черновой вариант протокола
26. Переход ко 2-му вопросу. Схема как по 1-му      
Завер-шение совещания 27. Завершение совещания. Зачитывает повестку дня следующего заседания. Просит секретаря дать выписки по протоколу в течении 3-х дней ответственным исполнителям. Председатель совещания В течение 1 минуты План проведениясовещаний
28. Подготовка протокола совещания Секретарьсовещания 3 дня после совещания Подлинник протокола
29. Сбор подписей под текстами выступавших в дубликате протокола и на подлиннике у председателя. Секретарьсовещания Через 3 дня после завершениясовещания Дубликат протокола
30. Вывешивание копии протокола в 3-х наиболее обозримых местах сроком на 10 дней с пометкой об этом в нижнем поле листа. Секретарьсовещания Через 3 дня после завершениясовещания Копия протокола
31. Выдача на 3-й день выписок из протокола ответственным исполнителям Секретарьсовещания Через 3 дня после завершениясовещания Выписка из протокола
32. Подготовка справки для председателя совещанияо выполнении постановлений прошедшего совещания Секретарьсовещания За 5 дней до следующего совещания Справка о выполнении постановлений совещания