Определение основных терминов и понятий в документации

 

Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 № 5231 по делопроизводству и архивному делу утверждён ГОСТ 16487-83 Термины и определения. В связи с введением в действие с 1 января 1999 г. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, настоящий Стандарт фактически прекратил действие на территории Российской Федерации. Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены "Ндп". Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

Основные термины и определения приведены в таблице ниже. Не приведённые термины и определения можно взять в приложении к конспекту.

 

Термин	Определение
Делопроизводство	Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами
Документ	Материальный объект с информацией,закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве
Черновой документ	Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа
Подлинный документ	Документ, сведения о времени и местесоздания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности
Копия документа. Копия	Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого,делопроизводственного, художественного оформления.
Отпуск	Копия исходящего документа остающаяся на предприятии в деле у исполнителя
Личный документ	Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера
Официальный документ	Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осущестляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административно - хозяйственных обязанностей
Реквизит документа. Реквизит	Элемент официального документа (показывающий унифицированное раположение информации на бланке)
Оформление официального документа	Проставление необходимых реквизитов (официальным делопроизводителем)
Бланк официального документа. Бланк	Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной
Подлинник официального документа. Подлинник	Первый или единственный экземпляр документа официального документа (оформленный в установленном порядке)
Дубликат документа Дубликат	Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника. Оформляется как подлиник. В правом верхнем колонтитуле проставляется сноска «дубликат»
Выписка из официального документа. Выписка	Копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (официальным делопроизводителем). В правом верхнем колонтитуле проставляется сноска «копия».
Документооборот	Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
Дело	Совокупность документов или документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку
Регистрация документов	Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них
Номенклатура дел	Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленый в установленном порядке
Формирование дела	Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела
Оформление дела	Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
Архив. Ндп. Архивохранилище	Организация или её структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации
Ведомственный архив	Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации с которой определяется состав документации

 

Результатом документирования является документ — зафиксиро­ванная на материальном носителе информация с реквизитами, поз­воляющими её идентифицировать. Носитель — это материальный объ­ект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, зву­ковой или изобразительной информации, в том числе в преобразо­ванном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней широко используются и электронные носители, позволяющие ис­пользовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных пра­вил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обяза­тельных элементов оформления документа: имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.Современные требования к оформлению документов фиксиру­ются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов». Государственным стан­дартом установлен не только состав реквизитов (их всего 30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор рек­визитов официального письменного документа, расположенных в оп­ределенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их распо­ложения на документе. Наличие формуляра, установленного государ­ственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в це­лом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информа­ции, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по призна­кам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени используется эмпиричес­ки сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде­ления всех документов на официальные и документы личного проис­хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную пере­писку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Именно управленческие документы, обеспе­чивают управляемость объектов в как рамках государства, так и от­дельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

· организационно-правовая документация;

· плановая документация;

· распорядительная документация;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

· отчетная документация;

· договорная документация;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· документация по обеспечению финансами (бухучет и отчетность);

· документация по материально-техническому обеспечению;

· документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения;

· документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

 

По срокам хранения документы делятся:

 

· постоянного (бессрочного) хранения;

· длительного срока хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

 

По степени гласности документы делятся на: обычные, секретные (с грифами выносимыми в правый верхний колонтитул: для служебного пользования, конфиденциально, секретно и т.п.).

По юридической силе документы делятся на: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения документы делятся на: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности документы делятся на: банковские, статистические, внешнеторговые, организационно-распорядительные и др.

По форме документы делятся на: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и проформы и др.

По происхождению документы делятся на: именные (личные), служебные (предприятия).

По срокам изготовления документы делятся на: срочные и несрочные.

По наименованию документы делятся на: приказ, письмо, протокол, акт и др.

По степени сложности документы делятся на: простые (один вопрос), сложные (два и более вопросов).

По месту составления документы делятся на: внутренние, внешние, которые делятся на входящие и исходящие.

Документы, составляющие одну систему документации, характе­ризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечи­вают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение предприятия предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это использование документо­оборота учреждения, хранение документов в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления до завершения исполне­ния или отправки. В целях рациональной организации документо­оборота все документы распределяются на документопотоки: реги­стрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направля­емые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информа­ционно-поисковой системы по документам учреждения, установле­нии структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документа­ми - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фик­сирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполне­ния документов, а также вести поиск документов по запросам под­разделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее зна­чимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хране­ния, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об­ложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизвод­ство, документ, реквизит, формуляр, система документации, докумен­тооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисципли­ны. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае­мой предметной области.

Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводст­во и архивное дело. Термины и определения». Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и органи­зацию работы с официальными документами. Термин «делопроизвод­ство» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 соответствует термину «документационное обеспечение управления», который вошел в на­учный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организаци­онно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования инфор­мации. Термин «документационное обеспечение управления» под­черкивает информационно-технологическую, составляющую в со­временной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение».