Вопрос 17. Оформление документов по личному составу.
Оформление документов по трудовым правоотношениям
Трудовые правоотношения предприятия, организации с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей Кодекса в предприятием должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированные этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые контракты (договоры), заключенные организацией с работником;
Приказы (распоряжение) о приеме работника на работу;
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2;
Личные дела;
Штатное расписание;
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
График отпусков;
Приказ (распоряжение) о прекращении действий трудового договора с работником;
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
Командировочное удостоверение;
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:
Резюме |
Анкета |
Трудовой контракт (договор) работником |
Приказ о приеме |
Запись в личной карточке ф. Т-2 и личное дело | ||||
Запись в трудовой книжке | ||||
Лицевой счет по заработной плате | ||||
Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношение предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме на работу сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2.
В дополнение к личной карточке возможно заведение личного дела. Затем делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме, по усмотрению организации, могут быть направлены в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится по следующей схеме:
Заявление работника об увольнении |
Приказ об увольнении |
Запись в личной карточке ф. Т-2 и личное дело |
Запись в трудовой книжке |
Закрытие лицевого счета по заработной плате |
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗоТ РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:
Приказ о переводе на другую должность |
Запись в личной карточке ф. Т-2 и личное дело |
Запись в трудовой книжке |
Запись в лицевом счете по заработной плате |
Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовую книжку и в личную карточку ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.