Образец письма

Извещение

· Сообщаем Вам, что…

· Ставлю Вас в известность, что…

· Извещаем Вас, что….

Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: «Мы не можем заключить контракт с Вашей фирмой…» дополнить словами «К сожалению», то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.

Письма могут быть заканчиваться фразами:

· «Надеемся , что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;

· «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;

· «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»

· «С уважением» и т.д.

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма.

 

_____________________________ наименование учреждения _____________________________ наименование должностного лица _____________________________ инициалы, фамилия должностного лица _____________________________ адрес учреждения

 

 

 

Состав информации

 

________________________ ___________________ ___________________

должность личная подпись инициалы, фамилия

 

А.С. Сидорова

тел. 2912-107

 

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1).

Если компания мало известная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.

Над именованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3)может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например: Ref: MS/АР/101, где Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора, АР – инициалы секретаря или исполнителя, 101 – порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма.

Дата (реквизит 4)указывается буквенно-цифровым способом, например: 17 August 2011.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адресат получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

· Имени и фамилии получателя;

· Наименования компании;

· Номер дома, улицы;

· Города, почтового округа (индекса);

· Страны.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке – указании конкретного лица, например: Attention: Mr.J.Moore, проставляемый после адресата.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адресата четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

· Dear Sir – если имя получателя неизвестно;

· Dear Madam – если имя получателя неизвестно;

· Dear Mr Neit – господину, имя которого известно;

· Dear Mrs Fella – замужней женщине;

· Dear Miss Jones – незамужней женщине;

· Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7)указывается после вступительного обращения. Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок печатается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8)может печататься как от границы левого поля, так и с отступом начала каждого абзаца. Текс письма обычно не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписывающего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Если к письму имеется приложение (реквизит 11).

При направлении копий письма нескольким адресатам указывается фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).