Специальные мероприятия в системе связей с общественностью.
В арсенале методов и средств связей с общественностью презентациюможно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.
В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:
• презентация нового товара или услуги;
• презентация новой технологии;
• презентация предприятия в целом или его отдельного структурного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, регионального представительства и др.);
• презентация (представление) группы новых сотрудников фирмы;
• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка, в социальной, природоохранной, гуманитарной и других сферах);
• презентация достигнутых результатов предприятия (промежуточных или конечных), его структурного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.
Конференции, как известно, бывают внутрифирменными, отраслевыми, межотраслевыми, региональными, общенациональными и международными. Они могут носить чисто научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых различных сферах — научно-технической, экономической, природоохранной, демографической, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.
Любая конференция является комплексным мероприятием ПР, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникаций, как:
· церемония открытия;
· посещение объектов;
· проведение выставок и презентаций;
· подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;
· проведение деловых встреч и др.
Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия и заканчивается несколько позже окончания конференции.
Прежде всего необходимо решить следующие вопросы:
• выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности или компании, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности организации);
• подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;
• подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число основных докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);
• отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);
• техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);
• подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секции, основных докладчиков, специалистов службы по связям с общественностью, обслуживающего персонала и др.);
• подготовка необходимых транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;
• подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);
• подготовка специальных материалов для предоставления работникамСМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, бэкгра-ундеры, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов и др.);
• подготовка и издание специальных сборников с тезисами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т. д.;
• разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;
• подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего — выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).
Проведение дня открытых дверей предприятием или организацией является комплексным ПР-мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности. В рамках дня открытых дверей могут проводиться:
· - презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.;
· - выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы;
· - брифинги для приглашенных журналистов;
· - конференции;
· - круглые столы;
· - приемы делегаций;
· - церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия.
Приемыследует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности.
Приемы обычно проводятся в следующих случаях:
• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегацией), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;
• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, презентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количества представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т.д.;
• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;
• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;
• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязанного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие различными категориями общественности.
Публичные выступления широко используются как самостоятельное и довольно эффективное средство установления и поддержания информационных связей компании с различными категориями общественности. Кроме того, публичные выступления всегда сопровождают комплексные ПР-мероприятия. Руководителям предприятий и организаций, ведущим специалистам различных отделов и служб, работникам внутрифирменных подразделений по связям с общественностью часто приходится публично выступать перед разными аудиториями во время проведения всевозможных презентаций, церемоний открытия, приемов, на пресс-конференциях, в ходе проведения деловых встреч, переговоров и т. п.
Основные требования к проведению публичных выступлений:
От правильной оценки аудитории (как качественной, так и количественной) во многом зависят ход самого выступления и его конечный результат.
Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная принадлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, организовавшей публичное выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная общественность и др.) и целью посещения данного мероприятия (поддержка решений руководства, организация забастовок и бойкотов, выдвижение определенных требований и др.).
Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публичном выступлении большого количества профессионально подготовленных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.
Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и эффективность хорошо подготовленного публичного выступления.
Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определяется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей.
Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказывают внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера поведения и другие факторы.