Специальные мероприятия в системе связей с общественностью.

В арсенале методов и средств связей с общественностью презентациюможно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдельного струк­турного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, региональ­ного представительства и др.);

• презентация (представление) группы новых сотрудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка, в социальной, природоохранной, гуманитарной и других сферах);

• презентация достигнутых результатов предприятия (промежу­точных или конечных), его структурного подразделения или отдель­ных работников в какой-либо сфере деятельности.

Конференции, как известно, бывают внутрифирменными, отраслевыми, межотраслевыми, региональными, общенациональными и международными. Они могут носить чисто научный, практический или научно-практи­ческий характер и проводиться в самых различных сферах — научно-технической, экономической, природоохранной, демографической, медицинской, образовательной, политической и др. Современные ме­тоды проведения конференций предполагают использование возмож­ностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Любая конференция является комплексным мероприятием ПР, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникаций, как:

· церемония открытия;

· посещение объектов;

· проведение выставок и презентаций;

· подготовка и предоставление работникам СМИ информацион­но-рекламных материалов;

· проведение деловых встреч и др.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия и за­канчивается несколько позже окончания конференции.

Прежде всего необходимо решить следующие вопросы:

• выбор места и времени проведения конференции (с учетом зна­менательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности или компании, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в дея­тельности организации);

• подготовка информационно-рекламных материалов о предсто­ящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

• подготовка и заблаговременная рассылка специальных при­глашений участникам конференции, входящим в число основных докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размеще­ния, проживания, питания и других видов обслуживания);

• отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников кон­ференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной служ­бы по связям с общественностью);

• техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

• подготовка идентификационных табличек и нагрудных кар­точек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секции, основных докладчиков, специ­алистов службы по связям с общественностью, обслуживающего персонала и др.);

• подготовка необходимых транспарантов для оформления поме­щений, стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

• подготовка макета и последующее издание достаточным тира­жом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основ­ных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных вы­ступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

• подготовка специальных материалов для предоставления ра­ботникамСМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, бэкгра-ундеры, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важ­ных выступлений и докладов и др.);

• подготовка и издание специальных сборников с тезисами док­ладов пленарного и секционных заседаний конференции для их по­следующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т. д.;

• разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

• подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конферен­ции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего — выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

Проведение дня открытых дверей предприятием или организа­цией является комплексным ПР-мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности. В рамках дня открытых дверей могут проводиться:

· - презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.;

· - выставки достижений компании за определенный период вре­мени и ее будущие планы;

· - брифинги для приглашенных журналистов;

· - конференции;

· - круглые столы;

· - приемы делегаций;

· - церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия.

Приемыследует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж­ду руководством компании и представителями различных групп об­щественности.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной обще­ственности и т. п.;

• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ства представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т.д.;

• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;

• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;

• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязан­ного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

Публичные выступления широко используются как самостоятель­ное и довольно эффективное средство установления и поддержания информационных связей компании с различными категориями об­щественности. Кроме того, публичные выступления всегда сопровож­дают комплексные ПР-мероприятия. Руководителям предприятий и организаций, ведущим специалистам различных отделов и служб, работникам внутрифирменных подразделений по связям с обще­ственностью часто приходится публично выступать перед разными аудиториями во время проведения всевозможных презентаций, це­ремоний открытия, приемов, на пресс-конференциях, в ходе прове­дения деловых встреч, переговоров и т. п.

Основные требования к проведению публичных выступлений:

От правильной оценки аудитории (как качественной, так и коли­чественной) во многом зависят ход самого выступления и его конеч­ный результат.

Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная при­надлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, орга­низовавшей публичное выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная общественность и др.) и целью посещения данного мероприятия (поддержка решений ру­ководства, организация забастовок и бойкотов, выдвижение определенных требований и др.).

Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публич­ном выступлении большого количества профессионально подготовлен­ных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.

Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для прове­дения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и эффектив­ность хорошо подготовленного публичного выступления.

Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определя­ется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей.

Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказыва­ют внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера по­ведения и другие факторы.