Организация и проведение результативного интервью
Формирование требований проекта
Данный процесс направлен на изучение требований заказчика, которые должны быть уже отражены в уставе проекта, и перенос их в более конкретные термины требований проекта, на основе которых уже формируется список проектных работ и программа качества проекта. Для получения корректной информации необходимо в самом начале правильно организовать ее сбор, который на ИТ-проектах чаще всего реализуется в форме интервью с заказчиком (см. рис. 1.5).
1. Подготовка
Изначально необходимо точно сформулировать основные идеи, которые определяют цель визита к заказчику. Участники команды проекта должны очень ясно представлять себе, какого рода информация нужна и каким образом она будет использована, с тем чтобы точно определить целевую аудиторию. Только после этого необходимо переходить к разработке списка вопросов, которые будут заданы заказчику.
Основная рекомендация для проведения интервью для формирования функциональных требований к системе - использовать подход, применяемый в структурном моделировании, то есть постараться задать вопросы и получить информацию в разрезе, как показано на рис. 1.4.
o "Большая картинка"
§ Место (под)процесса в сквозном процессе
§ Интерфейс с предшествующим процессом
§ Интерфейс с последующим процессом
o Описание процесса
§ Что? (типовой результат и его потребитель)
§ Как? (последовательность шагов и показатели эффективности)
§ Кто? (роли и присущая им квалификация)
§ Чем? (используемые средства, инструменты, расходуемые ресурсы)
o Документы
§ Входящие документы
§ Исходящие документы
§ Регламентирующие документы
2. Проведение
Рекомендуется планировать интервью исходя из максимальной продолжительности в 1,5 часа. Учитывая весьма ограниченное время, необходимо всегда приходить в указанный час, заранее продумать маршруты пути к месту встречи. Каждый участвующий в процессе общения с заказчиком должен оперировать одним и тем же набором вопросов в одинаковой последовательности, чтобы обеспечить порядок проведения переговоров и удобство при дальнейшем формировании протокола интервью.
увеличить изображение
Рис. 1.4.Принцип структурирования информации о бизнес-процессе
На практике для проведения интервью часто составляют команды по два человека, это удобно с той точки зрения, что один задает вопросы, а другой делает пометки. В то же время присутствие на встрече более двух интервьюеров способно значительно повредить общению.
3. Дальнейшие действия
После завершения всех встреч нужно собрать полученную информацию в единый отчет, который будет полезен проекту. Обычно это реализуется при тесном взаимодействии всех участников интервью, в том числе и интервьюированных представителей заказчика, которые согласуют подготовленный сводный протокол интервью.
В качестве отчета по интервью готовится сводный протокол, который затем отправляется на согласование. Пример шаблона протокола представлен в табл. 1.8.
Крайне важным моментом является "встраивание" информации, полученной на интервью от заказчика, в проектную документацию - иначе вся собранная информация не имеет никакого значения для проекта. Для того чтобы проверить, были ли учтены требования заказчика в проектных спецификациях, рекомендуется ответить на следующие вопросы:
o Определены ли факторы ценности для заказчика?
o Усвоила ли команда проекта эти факторы?
o Были ли факторы ценности интегрированы в процессы и проектные продукты?
Инструментом, который позволяет обеспечить положительные ответы на эти вопросы, является функция качества или "дом качества", речь о котором пойдет ниже, в разделе, посвященном формированию требований проекта.