Аналитический учет

Управление предприятием невозможно без наличия конкретной учетно-финансовой информации. Предпринимателю важно, например, в любой момент знать, какие суммы должен ему один из покупателей. Контроль состояния оплат таких сумм часто определяют названием "контроль за состоянием поступления причитающихся сумм".

Цель этого контроля — проверить, как долго счета на продажу остаются "открытыми", то есть не оплаченными покупателем, и не прошел ли срок напоминания о просроченном долге.

Конкретную информацию такого вида хранят с помощью регистрации расчетов с дебиторами (то есть получателями товаров и услуг, предлагаемых предприятием). Регистрация этих расчетов относится к обязанностям одного из аналитических отделов финансового учета.

Учет дебиторов (причитающихся сумм от покупателей) ставит перед собой цель детальной ("позиция за позицией") текущей регистрации расчетов с каждым дебитором отдельно. Для этого служит система аналитических счетов в виде картотек. Каждый счет на продажу и каждая оплата его покупателем учитываются на именной карточке конкретного покупателя.

Приведем пример оформления такой карточки:

Наименование дебитора, полный адрес

Дата	Описание	Д	К	Сальдо

ПОЯСНЕНИЯ

Дата — день отправки счета или поступления оплаты;

Описание — номер счета, платежного документа; краткое пояснение, чем вы­званы изменения;

Д — когда высылается счет, его сумма попадает на эту сторону записи;
К — когда поступает оплата, ее сумма попадает на эту сторону записи;

Сальдо — сумма, которая еще не оплачена (долг покупателя на данный
момент).

Каждая позиция означает запись двух сумм: суммы для дебетования (уве­личения) или суммы для кредитования (уменьшения) и суммы нового сальдо, которое получается в результате уменьшения предыдущего сальдо на сумму из колонки "К" или ее увеличения на сумму из колонки "Д".

Итак:

 

Начальное сальдо — К = текущее сальдо

Текущее сальдо + Д = конечное сальдо.

 

Первая позиция на карточке является начальным сальдо. Эта позиция вписывается дважды: в колонке Д, а затем в колонке "сальдо".

Собрание именных карточек дебиторов называется "Книгой дебиторов" или "Картотекой дебиторов". Это по сути своей собрание аналитических счетов синтетического счета "Дебиторы". Конечные сальдо этой книги (Картотеки) периодически вписываются в синтетический балансовый счет.

Учет обязательств перед поставщиками аналогичен учету причитающихся сумм от покупателей (дебиторов). Карточка кредитора имеет такую же ор­ганизацию, как и карточка дебитора. Но следует помнить, что этот счет является противоположным счету "Дебиторы".

Увеличение обязательств учитывается на стороне К, тогда как уменьшение (оплата кредитору) — на стороне Д.

В этом случае вычисление нового сальдо осуществляется по следующим правилам:
начальное сальдо + К = текущее сальдо,
текущее сальдо — Д = конечное сальдо.

Все замечания, относящиеся к собранию аналитических счетов дебиторов и их связи с синтетическим балансовым счетом "Дебиторы", справедливы для описания связи между аналитическими счетами кредиторов и синтетическим балансовым счетом "Кредиторы".

Перейдем теперь к примеру.

ПРИМЕР

Хозяин салона по продаже бывших в употреблении автомобилей начинает учетный год следующими сальдо на карточках дебиторов:

П.Бельский 13 000,00

В.Лосев 1 600,00

М.Цветков 800,00

Д.Томский 4 600,00

 

В первой половине января имели место следующие операции:

3.01. Поступила оплата на банковский счет от покупателя П.Бельского в сумме 13 000,00 руб.

4.01. Поступила оплата на банковский счет от покупателя Д.Томского в сумме 4 600,00 руб.

6.01. Согласно копии счета-фактуры № 1 продан в кредит К.Кухарскому новый автомобиль по цене 26 000,00 руб.

7.01. Согласно копии счета-фактуры № 2 продан в кредит Д.Томскому бывший в употреблении автомобиль по цене 12 000,00 руб.

11.01. Подтверждение из банка поступивших сумм: К. Кухарский — 26 000,00 руб., Д. Томский - 12 000,00 руб.

12.01. Согласно копии счета-фактуры № 3 проданы в кредит П. Бельскому 4 бывших в употреблении автомобиля на общую сумму 50 000,00 руб. Согласована оплата равными долями 28 января и 14 февраля.

16.01. Поступила на банковский счет причитающаяся от В. Лосева сумма 1 600,00 руб.

Внимание: в тот же самый период имели место операции, связанные с заказа­ми, которые хозяин салона делал у своих поставщиков (кредиторов). Для упрощения примера их не рассматриваем.

 

Книга (картотека) дебиторов 16 января выглядит следующим образом:

П. Бельский

Дата	Описание	Д	к	Сальдо
1.01.	Сальдо	13000,00		13000,00
3.01.	Зачислено на банковский счет		13000,00	-
12.01	Счет-фактура № 3	50 000,00		50 000,00

В. Лосев

Дата	Описание	Д	к	Сальдо
1.01.	Сальдо	1 600,00		1 600,00
16.01.	Зачислено		1 600,00	-
	на банковский счет

М. Цветков

Дата	Описание	Д	К	Сальдо
1.01.	Сальдо	800,00		800,00

 

Д. Томский

Дата	Описание	Д	К	Сальдо
1.01.	Сальдо	4 600,00		4600,00
4.01.	Зачислено		4 600,00	-
	на банковский счет
7.01.	Счет-фактура № 2	12000,00		12000,00
11.01	Зачислено		12000,00	-

К. Кухарский

	на банковский счет
Дата	Описание	Д	К	Сальдо
6.01.	Счет-фактура № 1	26 000,00		26 000,00
11.01.	Зачислено на банковский счет		26 000,00

 

 

Список сальдо дебиторов на 16 января можно представить следующим образом:

П. Бельский 50 000,00
М. Цветков 800,00