О порядке обеспечения пожарной безопасности на складах, в служебных помещениях Курганской таможни

Февраля 2012 г.Курган №58

В целях обеспечения пожарной безопасности на складах, в служебных помещениях Курганской таможни п р и к а з ы в а ю:

1. Ответственным за пожарную безопасность Курганской таможни назначить Заместителя начальника отдела таможенного контроля Иванова Ивана Ивановича.

2. Назначить ответственными за пожарную безопасность складов ислужебных помещений руководителей подразделений:

Склад № 1 – Г. Н. Жовтенко.

Склад № 2 – А. У. Сидоров.

Отдел валютного контроля – Е. А. Гогина.

Отдел таможенных платежей – П. А. Петров

3. Всем служащим проходить противопожарный инструктаж в соответствии с требованиями ГОСТ “Организация и обучение работающих безопасности труда”. Лица,непрошедшиепротивопожарныйинструктаж, к работенедопускаются.

Начальник таможни И. П. Горбатый

Порядок оформления протоколов. Протокол составляется в тех случаях когда необходимо зафиксировать ход обсуждения вопросов и решения принимаемые на заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании стенограммы, звуковых записей и материалов подготовленных к заседанию, это тексты докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня и списков приглашенных и иных материалов. Если заседание стенографируется то текст стенограммы расшифровывается, распечатывается и хранится вместе с протоколом.

Если заседание записывается на диктофон то запись тоже расшифровывается, по ней оформляется протокол. Протокол оформляется на общем бланке таможенного органа на который вносится вид документа, протокол.

Текст протокола состоит из двух частей это вводная и основная.

В вводной части заполняются следующие реквизиты:председатель, председательствующий, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме слушали-выступили-решили(или постановили).

Основное содержание докладов и выступлений может помещаться в тексте протокола но чаще выносится в приложения к протоколу. После выступили в тексте протокола записывается имя фамилия должность лица и в скобках доклад прилагается.

Постановление пишется или печатается всегда полностью и строится по образцу распорядительной части текста приказа.

Содержание особого мнения, оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председателем(председательствующим и секретарем)

Протоколы номеруются в порядке календарного года.

Протоколы совещаний должны иметь составные номера включающие порядковые номера протоколов организаций которые принимали участие в совещании.

______________________

ПРОТОКОЛ

__________№_________

г. Курган

ОПЕРАТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

Председатель: Астафьева В.В., начальник отдела документационного обеспечения

Секретарь: Иванова С.И., старший таможенный инспектор

Присутствовали: личный состав Курганской таможни

Приглашен: Петров С.И.,__________

Абакумов Л.Л.,__________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Подведение итогов работы Курганской таможни за 2011 год

2. Перспективы технического обеспечения Курганской таможни в 2013 году

СЛУШАЛИ:

1. Жарова В.И., начальника Курганской таможни(доклад прилагается).

Выступили:

1.1. Абакумов Л.Л., начальник Половинского т.п.(выступление прилагается)

РЕШИЛИ:

1. Выполнить показатели………………………...……………..

Председатель В.В. Астафьев

Секретарь ______________

Служебное письмо. Организации и таможенные органы при осуществлении своих функций с вышестоящими таможенными органами, подведомственными структурными подразделениями, другими организациями и отдельными гражданами в пределах своей компетенции могут направлять письма. Как правило письма составляются по одному вопросу и только в том случае когда затруднен без документный способ разъяснения информации. Служебные письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, это могут быть письма запросы, письма извещения, письма ответы, и даже сопроводительными. По формату они могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в тех случаях когда не требуется изложение сложных в административном и юридических отношениях ситуаций.

Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо состоящее из одной части это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей то первое это обоснование письма, изложение причин его написания а вторая это просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, подтверждение гарантии. Письмо не должно превышать одной-двух страниц.

Сложные письма составляются по вопросам требующим подробного изложения ситуации, её анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, прoсьб. Сложные письма должны содержать не более 3х страниц.

Сложные письма состоят из следующих основных частей вступление, в котором описываются причины, цели и обоснование письма. Дальше основное содержание(просьба решение напоминание). Заключение.

Вступление может содержать ссылку на документ, документ может быть организационно правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический. Также может содержать констатацию факта или события. Основное содержание составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов и напоминаний. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких если они взаимосвязаны. Если вопросы разные то лучше написать разные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией руководства на основании имеющихся сроков исполнения поручений или запросов либо по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям установленным в резолюции. Сроки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма в таможенных органах печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

Датой письма является дата его подписания.

Отметка о наличии приложений названных в тексте письма оформляется следующим образом. После текста пишется приложение на 3 листах в одном экземпляре.

Служебное письмо формата А4 должно обязательно содержать заголовок к тексту отвечающий на вопрос о чем. В правом верхнем углу в поле адресат может быть помещено не более 4х адресатов с указанием почтовых адресов. При наличии 5 и более адресатов дополнительно к письму составляется список рассылки. В этом случае адресаты указываются обобщенно.

Акт это официальный документ который составляется в случае необходимости фиксирования фактов, событий и составляемый несколькими лицами подтверждающими указанные факты или события. Текст акта также состоит из двух частей это вводная и констатирующая. В вводной части указывается распорядительный документ на основании которого актируются факт события или действия, его номер и дата(указывается в именительном падеже).

При перечислении лиц участвовавших в составлении акта указывается наименование должностей с обозначением организаций. Фамилии и инициалы в именительном падеже. Если акт составлен комиссией то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Слова: основание, председатель, члены комиссии, присутствовали, пишутся прописной буквой. В основной констатирующей части излагаются установленные акты а также выводы и заключения.

Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте нахождения экземпляров, которые помещаются перед отметкой о наличии приложения к акту.

Например.

Составлен в трех экземплярах:

Первый экземпляр в дело 0148(ОДО)

Второй экземпляр 0345(ФО)

Третий экземпляр 1828(Архив)

Количество экземпляров определяется числом заинтересованных сторон а также нормативными документами регламентирующими составление акта.

При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит, отметка о наличии приложения.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Герб

Наименование

АКТ

_____№____________

г. Курган

приема-передачи

дел с грифом для

служебного пользования

Основание: устное распоряжение начальника таможни

Составлен комиссией в составе:

Председатель: заместитель начальника таможни И. И. Петров

Члены комиссии: начальник ОДО, В.В. Астафьева

начальник ОК, И.В. Борисов

Комиссия установила, что сотрудник ОДО В.В. Астафьева передала, а сотрудник ОДО О.В. Горбатая приняла дела с грифом “ДСП” за 2012 год в количестве 14 дел.

Председатель комиссии подпись И.И. Петров

Члены комиссии подпись В.В. Астафьева

подпись И.В. Борисова

подпись Г.Р. Гиров

Служебная записка и докладная записка.

Докладная записка это документ адресованный руководству, организации или структурному подразделению, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем месте явлении или факте, либо выполненной работе содержащей одновременно выводы и предложения составителя. Докладная записка составляется на листе формата А4, содержит основные реквизиты, наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст и подпись.

Служебная записка применяется для решения оперативных вопросов возникающих в управленческой деятельности, это запросы, уточнение заданий, разъяснения и так далее. Указанные записки составляются только в том случае когда вопрос требует обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления не допускается.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Отдел валютного контроля Начальнику Курганской таможни

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

21. 04.2012№05486

г.Курган

О выявлении нарушений

таможенного законодательства

Настоящим сообщаем что во время проведения проверки Половинского таможенного поста на основании приказа Курганской таможни от 13.04.2012 номер 163 “О проведениицелевойвнеплановойпроверкиосуществлениявалютногоконтроля” в Половинскомтаможенномпостегосударственныйтаможенныйинспекторвалютногоконтроляобнаружилследующиенарушениятаможенногозаконодательства.

В связи с выявленным большим количеством нарушений предлагаем провести служебную проверку в отношении начальника Половинского таможенного поста, полковника таможенной службы Абакумова Л.Л. Для проведения служебной проверки просим назначить комиссию в составе:

Председатель: заместитель начальника таможни И. И. Петров

Члены комиссии: начальник ОДО, В.В. Астафьева

начальник ОК, И.В. Борисов