Порядок адресования

Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат"

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);
• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.