Виды коммерческих писем в деловой переписке

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки, от имени ЮЛ и имеют правовую силу, т.е. могут быть обжалованы в суде.

По своему функциональному назначению выделяются 3 вида коммерческой переписки:

1. Запрос - ответ на запрос;

2. Предложение (оферта) - ответ на предложение;

3. Рекламация (претензия) - ответ на рекламацию;

1. Запрос- коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложение на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.

Если продавец не может сразу выслать покупателю интересующие его товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

- принятие вопроса к рассмотрению;

- выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

- отказ поставить интересующий покупателя товар;

- изменения условий поставки (изменение количества, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

- обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.

2. В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Оферта- письменное предложение о поставке партии на оговоренных условиях. Акцепт- письменное согласие с условиями оферты. Различают свободные и твердые оферты.

3. Рекламация- коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требования возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, упаковки, маркировки, платежей и др. условий договора (контракта).

Рекламация должна содержать следующие данные:

- основание для предъявления претензий;

- доказательства — ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт);

- конкретные требования сторон, предъявляющей претензию.

Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом), с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.