Организация документооборота
Тема 6
· Документальное сопровождение этапов взаимоотношений рекламодателя и рекламного агентства.
1. На этапе сбора и накопления информации рекламодателя о рекламных агентствах и рекламного агентства о рекламодателе, СМИ и других субъектах рекламной деятельности важную роль играют презентационные пакеты документов.
Состав презентационной папки:
– лицензии, сертификаты, дипломы;
– проспекты, буклеты;
– прайс-листы (очень важная составляющая).
Виды прайс-листов по Гольману:
| 1 вид: выписка из прайс-листа | 2 вид: по направлениям | 3 вид: представительский прайс-лист |
| – Максимально простой и доступный (распространяется по почте, на выставках, ярмарках) – Формат А4 двухсторонний, одна краска. Состоит из основных наиболее часто заказываемых изделий с указанием цены – Рекламная продукция, требующая сложного расчета – без указания цены. | – Подробные описания. Распространяется по просьбе заказчика – Информация о продукции определенного направления (например: прайс-лист наружной рекламы) – Формат А4 одно- или двухсторонний, одни краски. | – Книга формата А5 с красочной обложкой – «Представительская продукция». Желательно учитывать российскую ментальность, показать, что большую часть продукции рекламное агентство делает своими руками – Максимально подробные описания – Распространяется по просьбе заказчика |
2. Контракт или договор – документ, определяющий права и обязанности сторон в процессе разработки, создания и распространения рекламы. Чем более он конкретен, тем меньше риск возможных конфликтов.
Договор имеет порядковый номер, который фигурирует в банковских документах и переписках.
– Предмет договора – перечень услуг, включая перечень всех этапов работ.
– Перечень предметов рекламы и их характеристика.
– Срок договора.
– Сумма договора.
– Условия платежа.
– Порядок и сроки предоставления исходных данных.
– Порядок и сроки предоставления отчетов о рекламных мероприятиях.
– Условия ответственности сторон за нарушение сроков выполнения условий договора.
– Форс-мажор.
– Прочие условия, которые рекламодатель и рекламист считают нужным предусмотреть.
– Почтовые и банковские реквизиты.
– Специальный пункт об изменении или расторжении договора.
Формализация необычайно важна (оплата брака, качество доработки).
Упрощенная форма договорных отношений (традиционные работы – СЧЕТ).
3. Оплата работ.
– Наличный расчет (приходный кассовый ордер).
– Безналичный расчет (платежное поручение).
4. Следующий документ – БРИФ, в котором формулируются цели и описывается техническое задание. (Пожелания клиента и его надежды на результат).
| 1 вид: креатив, БРИФ творческий | 2 вид: медиа-БРИФ |
| – Данные о заказчике и его продукции – Анализ рынка, целевого сегмента – Отношение к продукту – Разработка уникального рекламного предложения. Обоснование – Пожелания заказчика относительно медиа каналов – Стратегические цели брэнда – Цели рекламной компании – Целевой рынок: демографические и психологические характеристики –Информация о брэнде | – Данные о продукте, частота потребления лояльность к брэнду – Информация о рынке, емкость, динамичность маркетинговой цели – Информация о конкурентах – Каналы дистрибуции – Бюджет – Сезонность – Отбор медиа-каналов – Характеристика рекламных материалов – Промоушн, спонсорство |
На основе медиа-БРИФа составляется бланк-заказ на медиапланирование, который так же, как и договор, подписывается заказчиком.
Бланк-заказ:
– Сведения о заказчике (Виза директора).
– Сведения о тираже.
– Сроки исполнения.
– Даты основных этапов производственного цикла.
– Вид изделия.
– Вид печати.
– Материал, цвет.
– Сведения об оригинал-макете.
– Формат издания.
– Масштаб при выводе.
На основе бланка-заказа проводится медиа-обсчет, в котором рассчитывается бюджет рекламной компании, составляется график размещения рекламной продукции в СМИ, календарный план проведения рекламной кампании. Документы визируются заказчиком. После этого этапа вся ответственность лежит на заказчике, то есть на основе БРИФов составляются медиа план, оригинал-макеты, эскизы, тексты.
Следующий важный документ на этапе проектирования и производства – бланк сопровождения заказа, составляемый рекламным агентством.
5. Завершение работ сопровождается актом сдачи приемки выполненных работ, подписанный обеими сторонами. В случае аргументированного несогласия заказчика по факту выполненных работ составляется ведомость с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения. После завершения работ документы хранятся у рекламодателя и у рекламного агента в течение одного года после выхода последней рекламной продукции. (Статья 21.3 ФЗ «О рекламе »).
Перечень документов (архив):
– Договор или счет.
– Бланки-заказы на производство и размещение рекламы.
– БРИФы.
– Сценарии, рекламные тексты, макеты с подписями клиентов.
– Графики размещения рекламных материалов.
– Календарный график рекламной кампании.
– Утвержденный бюджет.
– Эфирная справка.
– Акт сдачи приема выполненных работ.
– Доверенность на право получения продукции и накладная.
– Платежное поручение, которым заказчик оплатил работу по безналичному расчету, либо приходный кассовый ордер, если работы оплачены наличными денежными средствами в кассу.
Вопросы для повторения и обсуждения:
- Перечислите состав презентационной папки и виды прайс-листов.
- Какова структура договора рекламного агентства и рекламодателя?
- Каковы составляющие креативного и медиа-БРИФов?
- Что включается в бланк-заказ на медийное планирование?
- Назовите перечень документов, подлежащих хранению в архиве.