Правила подготовки и самого процесса беседы просты и естественны.

1. Сформулируйте конкретные цели беседы.

2. Составьте план беседы.

3. Выберите подходящее время и место беседы.

4. Задачи начала беседы: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия. Если вы будете говорить только о ваших проблемах, не упоминая об интересах собеседника, на успех рассчитывать трудно. Подумайте, как связать ваш вопрос с проблемами собеседника, или найдите, что его сможет заинтересовать в вашем предложении, т. е. начните разговор с темы, интересующей собеседника.

5. Подчините свою тактику целям беседы. Не отвлекайтесь от намеченной цели.

Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов, которые можно разделить на «открытые» и «закрытые».

Открытым называется вопрос, на который нельзя ответить односложно (да, нет, не знаю), например: «Что вам известно про…», «Как вы думаете…», «А почему…», «Ваше мнение», «Ваши предложения», «Чем вы это объясните». Открытые вопросы незаменимы, когда вы хотите получить информацию.

Закрытые вопросы — противоположность открытым, они предполагают ответ «да», «нет», «не знаю». Эти вопросы полезно использовать для убеждения, получения согласия или отказа от чего-либо, преодоления сопротивления.

Последовательность задаваемых вопросов должна быть такой, чтобы после каждого ответа сужалось число степеней свободы отвечающего (отвечая на каждый вопрос, оппонент определяет позицию, становится пленником уже сделанного выбора).

6. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Даже убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов.

7. Сначала — похвала, только потом — критика. Если цель беседы — критика, то прежде чем критиковать, найдите, за что похвалить. Подыскивая, за что похвалить, вы окажете помощь не только собеседнику, но и себе, поскольку сопоставление хорошего и плохого сделает и вашу позицию более взвешенной, более терпимой.

8. Зафиксируйте полученную информацию. Сведения, полученные в процессе беседы, «улетучиваются» из нашей памяти во время самой беседы. Поэтому по ходу разговора рекомендуется делать пометки, а по его окончании — краткую запись.

9. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.

Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что услышал в конце ее.

Право ведения беседы принадлежит только первым лицам в делегациях. Все остальные участники молчат, если их не пригласит к разговору руководитель делегации. Даже если как член делегации и знаток обсуждаемого вопроса вы чувствуете, что руководитель говорит что-то не то, вы не имеете права его поправить.

Это не значит, что вы можете расслабиться. Вы должны быть внимательны каждую минуту, так как глава делегации может привлечь вас к разговору.

Руководитель делегации, готовясь к беседе, должен обязательно распределить роли и вопросы, которые должны курировать определенные люди. Здесь необходимо «обеспечить тылы», так как часто эти встречи приобретают острый и непредсказуемый характер.

Инициатива окончания беседы и ухода всегда принадлежит приглашенной стороне.

Если беседа происходит в вашем служебном помещении, она должна там же и закончиться. Не следует провожать гостей до лифта, до машины и т. д. Надо передать делегацию сотруднику, который ее проводит. Это не должен быть человек, который подавал чай. Но это и не член делегации, он не включен в протокольный список и не в курсе деловых проблем. С ним бесполезно продолжать беседу. Поэтому можно спокойно передать делегацию для проводов ему. Таким человеком может быть сотрудник, «прикрепленный» к делегации для решения организационных и бытовых вопросов.

Оформление записи беседы. Запись деловой беседы — чрезвычайно важный документ.

В ней должны быть отражены все необходимые формальности:

— фамилии, имена и отчества присутствующих; их должности (ранг, уровень, постоянное место работы);

— дата и место проведения беседы;

— продолжительность беседы;

— по чьей инициативе она состоялась.

Если автор записи беседы проводил ее сам, то он оформляет эту запись от своего собственного имени, но при этом местоимение «я» опускается: используются безличные выражения. Партнер именуется в третьем лице, но местоимение «он» не используется. Обычно используются слова: «партнер», «собеседник», имя собственное и т. д. Если беседу вел руководитель, а запись беседы делается кем-то другим, то руководитель делегации называется именем собственным.

Запись беседы должна быть лаконична. Это не подробная стенограмма. Акцент делается на главной проблеме, которая обсуждалась. Необходимо зафиксировать: цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения, достигнутые договоренности.

Протокольные моменты встречи в записи опускаются.

Если что-то было сказано вскользь, невзначай, но может иметь дальнейшие последствия, то это должно быть отражено в записи беседы.

Если в ходе беседы произошел обмен материалами, то это обстоятельство должно быть отражено в записи беседы.

Запись беседы должна завершиться аргументированными выводами по существу состоявшегося разговора, о целесообразности продолжения контакта с данным партнером.

 

4. Деловые приемы.

Согласно международному этикету важно должным образом оказать внимание и гостеприимство отдельному лицу или делегации, прибывшим с деловым визитом в страну. Для выполнения этой задачи хозяева, в частности, используют приемы.

Часто приемы устраиваются представителями посольств, консульств, коммерческих учреждений в стране пребывания для углубления и расширения контактов, получения нужной информации.

Прием– собрание приглашенных лиц в честь какого-либо события (национальный праздник, прибытие главы иностранного государства), проведения официальных мероприятий (конгрессов, симпозиумов, конференций, презентаций, открытия и закрытия международных выставок, подписания договоров и т. д.), в порядке оказания почестей дипломатическим представителям, аккредитованным в стране.

Приемы – вид служебной деятельности. Их главное содержание – не банкетный стол, а углубление и расширение контактов, получение необходимой информации в неформальной обстановке.

Приемы – древнейшая форма поддержания официальных контактов. Современные правила их подготовки, проведения, этикет поведения гостей впитали многовековые традиции культуры гостеприимства и застолья различных народов.

Несмотря на имеющиеся и сегодня национальные особенности, в международной практике сложилась определенная классификация приемов, носящая в некотором смысле условный характер.

Различают официальные и неофициальные приемы. Так, прием принято считать официальным, если на него приглашены гости согласно их служебному статусу: мужчины без жен, а женщины в силу официального положения – без мужей. Такие приемы устраиваются по поводу прибытия главы иностранного государства, государственных праздников, юбилейных дат. Официальные приемы обычно проводятся в период с 20 до 22 часов.

Существует 2 варианта таких приемов: классическийифранцузский. Классический прием проводится с числом участников не более 50 человек. Он связан с застольем, предусматривающим места для гостей за общим столом, а также подачу горячих блюд согласно установленному меню.

Французский вариант приема предусматривает организацию фуршетного стола с холодными закусками, с большим количеством гостей, непринужденной формой общения между собой. В меню фуршетного стола входит широкий ассортимент мясных и рыбных закусок, салатов, холодных блюд из сыра, фруктов, кондитерских изделий, кофе.

Для неофициальных приемов поводом могут служить семейные торжества, свадьбы, товарищеские встречи.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы без рассадки (стоя) и с рассадкой за столом согласно протокольному старшинству. Рассмотрим вначалевиды дневных приемов.

1.«Бокал шампанского» («бокал вина») – устраивается между 12 и 13 часами без рассадки за столом, продолжительность около часа. Гостям предлагаются, кроме шампанского, другие вина, соки, минеральная вода. В качестве закусок подаются канапе (маленькие бутерброды, орешки и т. д.). Напитки и закуски разносят официанты (сотрудники из числа обслуживающего персонала). Это наиболее простой в подготовке и наименее почетный из всех видов приемов. На прием приходят в повседневной одежде.

2. «Завтрак» – устраивается между 12 и 15 часами (обычно, в 12.30 или 13 часов) с рассадкой за столом. Продолжается обычно около часа за столом и около 20 минут – за кофе. Кофе (чай) может быть подан за тем же столом или в гостиной. Меню традиционно включает одну-две холодные закуски, горячие рыбное и мясное блюда и десерт. Могут быть предложены первые блюда (супы). Перед завтраком подается аперитив; к холодным блюдам – водка или настойки (охлажденные); к рыбе – белое охлажденное вино; к мясу – красное вино комнатной температуры; к десерту – охлажденное шампанское; к чаю, кофе – ликер, коньяк.

На дневные приемы приходят в повседневном костюме, если форма одежды не указана в приглашении.

В протокольной практике особенно распространены вечерние приемы, традиционно считающиеся более почетными, нежели дневные:

1. Прием типа «коктейль» начинается между 17 и 20 часами и длится около двух часов. Проходит стоя. В приглашении указывается время начала и окончания приема (17.00–19.00; 18.00-20.00). Гости могут приходить и покидать прием в любой час указанного времени. На приеме подаются налитые в бокалы коктейли. Их разносят официанты. Иногда устраивается бар-буфет со спиртными напитками. Коктейльный стол не сервируется столовыми приборами. Могут быть пластмассовые или деревянные разовые палочки или мини-вилки, с помощью которых берут канапе и фрукты из коктейля.Хозяин и хозяйка в течение всего времени встречают и провожают гостей. Если хозяйки нет на месте, то вновь прибывший должен найти ее, поздороваться, а она должна представить его гостям. Если гостей немного, хозяин и хозяйка могут быть в кругу гостей. Первыми на прием приходят сотрудники фирм, затем их руководители. Уходят - в обратном порядке.

2. «А ля фуршет». Подготовка и организация «а ля фуршета» соответствует приему типа «коктейль». Формальное отличие – в большем количестве предлагаемых закусок. Могут накрываться столы, подаваться горячие блюда (жюльены, горячие сосиски). Гости сами подходят к столам, набирают закуски и отходят. Официанты лишь сменяют тарелки, следят за наличием блюд, наливают напитки и накладывают мороженое.

Форма одежды на «коктейле» и «а ля фуршете» повседневная, если иное не указано в приглашении. В обоих случаях, чтобы подчеркнуть торжественность мероприятия, в конце приема может подаваться шампанское. Если прием проводится по случаю национального праздника, в честь высокого гостя, возможны организация небольшого концерта, выставки, показ фильма.

3. «Обед» – наиболее почетный вид приема. Он обычно начинается между 19 и 21 часами (но не позднее), длится 2–2,5 часа до ухода главного гостя. Проводится с рассадкой за столом. В силу своего высокого статуса требует тщательной подготовки, профессионального обслуживания. Меню в соответствии с национальными традициями включает две-три холодные закуски, первое, горячие рыбное и мясное блюда, десерт. Порядок подачи напитков тот же, что и на завтраке. Нередко обед предполагает особую форму одежды (смокинг или фрак для мужчин, вечернее платье для женщин), о чем указывается в приглашении.

3.1«Обед-буфет» – разновидность приема типа «обед». Второе название – «шведский стол». Проводится в то же время, что и обед, но менее почетен и более демократичен. Предполагает свободную рассадку гостей по 4–6 человек за столом или на креслах, диванах. Отдельно сервируется буфетный стол, расположенный посредине зала или у стены. Участники приема подходят к буфетному столу, наполняют свои тарелки и садятся по собственному усмотрению рядом с людьми, с которыми хотели бы пообщаться. Вина, коктейли и спиртные напитки также выставляются на буфетном столе, за которым стоят официанты, меняющие столовые приборы, блюда, наполняющие бокалы.

4. Прием «ужин» отличается от обеда лишь временем начала (21 час и позднее). В силу позднего времени в протокольной практике менее распространен, проводится иногда по случаю визита высокого гостя из-за напряженности рабочей программы. На ужине обычно не подается первое блюдо.

Для дам – супруг официальных лиц – устраивается вечерний прием «чай» («кофе») между 16–18 часами. В дипломатической практике, например, он проводится супругой министра иностранных дел или посла для жен послов и других официальных лиц, а также при нанесении прощальных визитов вежливости женами глав дипломатических представительств. Накрываются один или несколько столов с учетом числа приглашенных лиц, подаются сладости, фрукты, напитки.

Достаточно редко, но еще встречаются приемы типа «жур фикс»,с французского – фиксированный день. Эти приемы еще называют «вторниками», «четвергами». Суть их заключается в том, что супруга официального лица назначает день и час недели, когда она ожидает гостей. После летних отпусков в начале осенне-зимнего сезона один раз рассылается приглашение, действительное на весь сезон, если не последует особого уведомления. По форме и содержанию «жур фикс» напоминает прием типа «чай». К приему «жур фикс» относятся и другие мероприятия, для которых на значительный промежуток времени определяется конкретное время, например кинопросмотры.

Есть другие, менее распространенные виды приемов – литературные и музыкальные вечера, выезды на природу, рыбалку и т. д.

В международной протокольной практике нет обязательного правила устраивать ответные приемы. При организации визитов на высшем уровне ответный прием гостем устраивается, как правило, в посольстве своей страны. На нем обязательно присутствуют высшие должностные лица принимающего государства.