Вопрос 2. Основные элементы организации

Классификация систем

Социальные, биологические, технические подсистемы могут быть:

• искусственными и естественными,
• открытыми и закрытыми,
• полностью предсказуемыми и частично предсказуемыми,
• жесткими и мягкими,

В свете социальных систем:

Искусственная система – это система, созданная по желанию человека или общества для реализации намеченных целей, программ (семья, конструкторское бюро, предвыборные объединения и др.)

Естественные системы создаются природой или обществом (система землепользования, система мироздания, система мировой экономики).

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее (СМИ, органы власти).

Закрытые системы характеризуются внутренними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения интересов и потребностей преимущественно своего персонала или учредителей компании (политические партии, профсоюзы).

Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом (система обучения студентов в институте).

Частично предсказуемые (вероятностные) системы характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными.

Это обусловлено:

1) события в организации происходят помимо воли персонала (форс-мажорные обстоятельства);

2) недостатком профессионализма персонала;

3) сложностью задания или новизны информации.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии производства и управления. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям и медленно реагируют на слабые воздействия.

Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним возмущающим воздействиям и поэтому слабую устойчивость.

Кроме того системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными.

Каждая система должна обладать всеми признаками системы. Отсутствие одного из них приводит организацию к ликвидации.

Можно отметить, что системный характер организации – это необходимые условия ее деятельности.

Кроме того, нужно учитывать комплексный и аспектный подход.

Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних, влияющих на принятие решений).

Комплексный подход требует определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них.

Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе организационных формирований.

Комплексный и аспектный подходы дешевле, но менее точны. Системный подход требует больше ресурсов и времени.

 

 

Организация является сложной социально-технической системой, на функционирование которой воздействуют внешние и внутренние факторы. Любая организация должна располагать важнейшими ресурсами, такими как капитал, материалы, оборудование, информация, кадры и т.д.

Внешними факторами являются природные, политические, экономические, социальные, климатические, демографические и, кроме того, факторы, поддающиеся влиянию: инфраструктура рынка, посредники, потребители, конкуренты.

К внутренним факторам организации относится понятие организационная культура, которая в подсистеме менеджмент занимает важное место.

Организационная культура – это совокупность норм, правил поведения, традиций, отличающих одну организацию от другой и позволяющих сдерживать влияние факторов внешней среды, разрушающих организацию.

Организационная культура может быть изучена по ряду уровней:

· поверхностный слой или подуровень включает символику, внешнюю атрибутику, интерьер, оформление офиса, ведение переговоров, отношения внутри организации.

· 2-й подуровень сложен, но возможен для изучения, - это внешнее отношение работников компании к нормам, принципам и уставам организации.

· 3-й подуровень – душа компании, то, как на самом деле каждый член организации относится к правилам, нормам, традициям организации и разделяет их в своем сознании. Этот пласт организационной культуры практически не возможен для изучения.

Организационная культура не формируется в одночасье, требуются долгие годы для создания организационной культуры необходимого содержания, в отличие от организационной структуры, которую можно быстро изменять. Именно организационная культура, пронизывая организационную структуру, «цементирует» ее блоки и дает возможность достигнуть поставленных целей наиболее оптимальными путями. Поэтому создание организационной культуры в организации является важнейшей задачей руководства и менеджеров. Кроме того, в любой организации наравне с организационной культурой могут существовать ряд субкультур, которые, если они несут позитивный характер, должны приветствоваться руководством, а если негативный – должны быть подавленны.

Субкультура – это организационная культура отдельной группы людей в организации. Важно, чтобы субкультуры развивались в том же направлении, что и общая организационная культура компании.

В основе организационной культуры компании лежит понятие управленческая культура.

Управленческая культура – это организационная культура управленческого звена компании. Она складывается из знания научных теоретических основ управления, которые включают приемы методы, способы, технологии управления и искусство управления, в основе которого лежит опыт, интуиция, прирожденные данные руководителя.

Теоретические основы управления должны реализовываться в умении руководителя разрабатывать, принимать и реализовывать управленческие решения.

Каждая организация имеет свой технологический базис, т.е. совокупность используемых технологий в производственных процессах. Технологии с одной стороны влияют на состав используемых средств в организации, с другой на возможные варианты ее декомпозиции с выделением соответствующих подразделений.

Деятельность организации формируется в виде технологий и включает 3 основных процесса:

1. Получение сырья и ресурсов из внешней среды;
2. Преобразование сырья в продукт;
3. Передача продукта во внешнюю среду.

Технология связывает задачи с целями и влияет на характер декомпозиции системы, на подсистемы, блоки, на специализацию разделения труда, объем выполнения по вертикали и по горизонтали.

Организация должна стремиться к достижению не только целей организации, но и личных целей своих членов. Причем личным целям должно предаваться не меньшее значение.

Организация выполняет следующие функции:

1. Достижение целей организации и целей отдельных ее членов;
2. Управление поведением и стимулированием трудовых усилий;
3. Служит эталоном измерения деятельности в данной сфере, т.е. если цели не достигаются, то эффективность работы организации ставится под сомнение.

Неотъемлемой частью организации является управление. Управление включает в себя координацию человеческих и материальных ресурсов для достижения целей организации.

На управляющих ложится ответственность за координирование, регулирование, объединение различных видов деятельности для эффективного и своевременного достижения поставленных целей организации.

Проблемы, с которыми сталкиваются управляющие:

1) Запутанность. Центральным для этой проблемы является фактор контроля и согласованности.

2) Размер организации. Увеличение размера организации приводит к тому, что люди не представляют о том, что делается в других частях организации, и не знают большинства людей, с которыми приходится работать. Они теряют связь с целями организации, осложняется процесс мотивации и координации.

3) Развитие науки и технологии. Наука и технология оказывает влияние не только на техническую сторону функционирования организации, но и на каждый аспект организационной деятельности.

Любая организация характеризуется своей организационной структурой.

Организационная структура – это общая сумма методов, которыми организация разделяет свой трудовой процесс на отдельные звенья, а затем добивается координации между этими звеньями.

Организационная структура включает следующие подходы:

1. Горизонтальную дифференциацию – способ разделения заданий по отдельным звеньям.

Виды заданий:

• по выполняемой работе,
• по производимому продукту,
• по потребительским группам,
• по месторасположению.

2. Вертикальную дифференциацию. Она определяется количеством уровней власти в организации.

Организации, в которых иерархических уровней власти много, называются длинными, в которых мало – плоскими.

В большинстве организаций существуют скалярная цепь подчинения – каждый член организации должен иметь одного линейного начальника.

В организационной структуре у каждого начальника есть широта контроля, и она определяется через количество подчиненных и зависит от степени вертикальной дифференциации. Кроме того, любая организационная структура обладает соответствующей формализацией.

Формализация – это степень спецификации правил и регулирующих положений, которые управляют рабочим поведением членов организации, а также степень распространения формальных письменных способов коммуникации, которые проходят через иерархическую цепь команд.

Формализация служит для координирования поведения членов организации.