Анализ маршрутов движения показателей.

Содержание информационного анализа АИТ.

Создание информационного обеспечения требует проведения ряда мероприятий по анализу существующего информационного обеспечения, созданного в условиях неавтоматизированной работы с тем, чтобы определить степень его пригодности и пути модификации для использования в АИТ. Проводятся также мероприятия, направленные на организацию подготовки, сбора, хранения и обновления информации для решения задач в условиях АИТ.

Под информационным анализом понимают изучение состава документов и определение объема формируемой и используемой информации, а также разработку схемы документооборота предприятия и модели информационных связей.

Как уже было отмечено, информационную базу предприятия составляет комплекс документов, архивов, картотек, информация которых будет использована в АИТ. В процессе производства используется информация о состоянии десятков тысяч реальных объектов: поставщиков, транспортных организаций, подразделений основного предприятия, материалов, покупных изделий, продуктов производства, зданий, оборудования, инструментов, кадров и т.д.

При этом номенклатура элементов каждой из перечисленных групп непрерывно изменяется и дополняется, и это должно найти отражение в информационных массивах АИТ.

Анализ потоков и состава документированной информации на предприятии выполняется в два этапа:

- изучают и упорядочивают документы и содержащуюся информацию, классифицируют и описывают характеристики документов и показателей;

- анализируют применяемую на предприятии документированную информацию и разрабатывают мероприятия по устранению бесполезной ее избыточности и по рационализации информационных связей и структуры документов.

Для анализа документированной информации необходимо определить состав исходного множества применяемых на предприятии документов и содержащихся в них наименований показателей. Затем документы и показатели классифицируют на группы по сходным частным признакам. При составлении описи вначале записывают все документы, поступившие от внешних организаций, затем первичные документы, замоленные в данном подразделении, затем производственные документы (входные - сначала внешние, потом внутренние).

Для информационных характеристик объекта автоматизации проводится на основе собранных материалов обследования после их предварительной обработки и систематизации. Работы по анализу рекомендуется проводить в следующей последовательности:

- составления перечня документов, формируемых в каждом структурном подразделении или функциональной подсистеме. Затем производится группировка документов по основным классификационным признакам;

- анализ терминологии, применяемой в документах, и обеспечении смыслового единства информации;

- систематизация, группировка и анализ применяемых показателей;

- классификация показателей, разработка системы кодирования и шифрации документов и показателей;

- построение схемы документообразования (схем взаимосвязи документов);

- построение маршрутов движения документов в структурных подразделениях и функциональных подсистемах;

- анализ маршрутов движения документов и выявления элементов нерациональной организации потока информации;

- построение схем взаимосвязи показателей и их анализ;

- анализ алгоритмов формирования показателей;

- построение схемы документооборота в целом по предприятию, т.е. составление информационной модели объекта;

- расчет объемов и интенсивности потоков информации в структурных подсистемах и в целом по предприятию за месяц, квартал, год;

- разработка рекомендаций по устранению дублирования документов и показателей, унификации и стандартизации форм движения документов и схем формирования показателей.

Определение общего перечня форм документов, циркулирующих в отдельных структурных подразделениях, и группировка документов по основным классификационным признакам - одна из первых задач АИТ. Обычно количество форм документов, разрабатываемых и поступающих в подразделения значительно больше, чем общее количество форм документов предприятия.

Для дальнейшего анализа все документы делят на внутренние, разрабатываемые на предприятии, и внешние, поступающие из внешней среды. Такое разделение позволяет определить документы, которые можно разделить или для которых можно изменить маршруты их движения, и те документы, для которых реализация этих процедур затруднительна. В частности, документы, связанные с внешней средой, можно изменить только после согласования с ней.

Большое значение при проектировании технологического процесса обработки данных имеет периодичность составления и обработки данных на предприятии. Она позволяет определить последовательность обработки данных и учитывает степень загрузки ЭВМ.

При анализе информационных потоков необходимо также произвести группировку документов, циркулирующих на предприятии, в зависимости от способа их получения. Здесь можно выделить две группы документов: первичные и сводные.

Классификация и группировка первичных документов признакам позволяют провести их анализ для унификации в целях сокращения количества их реквизитов, устранения повторяющихся показателей и перенесения постоянных и нормативных показателей в "память" системы.

Для анализа маршрутов движения документов, технологии их обработки и рационализации документооборота по каждому подразделению строятся организационные схемы потоков информации. Такая схема представляет собой таблицу, где в строках указаны документы и перечень операций по их обработке, а столбцах - управленческий персонал, выполняющий соответствующие операции по обработке документов.

Условные обозначения:

-возникновение документа;

-обработка документов;

-утверждение и согласование документа;

-движение документа;

-формирование документа на основе информации в других документах.

В поле таблицы представлены пути движения документа от одного структурного подразделения к другому и формирование каждого документа внутри тех или иных подразделений. Условные обозначения показывают, где возникает документ, где хранится после завершения всего цикла обработки и т.д.

	П1	П2	П3	П4	П5
Д1
Д2
Д3
Д4

 

Схема дает возможность выявить:

- дублирование операции, когда аналогичные по содержанию документы возникают в разнородных структурных подразделениях на основании одного и того же массива информации;

- сложный маршрут движения документа с возвратом к исходным пунктам. Эту нерациональность можно устранить перераспределением функций;

- несоответствие структуры и функций отдельных подразделений. В этом случае пути движения документов делают изломы, т.к.

- документ передается в одно структурное подразделение и участвует в формировании какого-либо документа в другом подразделении. В случае соответствия структуры и функций подразделений документ используется для формирования какого-либо другого документа именно в том структурном подразделении, куда он передается.

-

Для проектирования новых схем организации и движения информации необходимы сведения о системе экономических показателей, используемых в данной подсистеме управления, об алгоритмах и математическом формальном аппарате их получения и преобразования. Анализ системы показателей осуществляется в процессе построения структурной схемы их взаимосвязи. Эта схема позволяет проследить, в каком документе впервые появляется показатель, как он участвует в формировании производных показателей в том же документе и в какие документы он еще переносится.

		D1				D2
		a11	a12	a13	a14	a21	a22	a23
D1	a11
	a12
	a13
	a14
D2	a21
	a22
	a23

По строкам и столбцам таблицы отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Они характеризуют процессы проведения всех расчетов, разработку и пользование их формирования всех исходящих документов. Столбец указывает, какие показатели используются для формирования показателя, записанного в данном столбце. Строка отражает, сколько раз и для создания каких показателей используются показатели данной строки. Эта схема позволяет проследить, в каком документе впервые появляется данный показатель, как он участвует в формировании производных показателей в том же документе и в какие документы еще переносится. Кроме этого, в схеме указываются алгоритмы формирования показателей. К структурной схеме взаимосвязи показателей применимы те же требования, что и к движению документов. Каждый производный показатель должен образовываться в каком-то документе и только один раз. Во все остальные документы он переносится по мере необходимости без каких-либо расчетных операций. Для анализа алгоритмов образования показателей разрабатывается символика, представляющая показатели, признаки и операции, выполняемые над нами.