Использование внешних данных в БД Access
Лекция 12
При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат. Access 2002 позволяет решить эту проблему стандартным способом — путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные.
Ниже в качестве примера рассматривается импорт текстовых файлов, созданных приложением "Блокнот".
Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых содержатся табличные данные:
- с полями фиксированной ширины (строки записей состоят из полей фиксированной ширины, пустые позиции при этом заполняются пробелами);
- с полями переменной ширины (в качестве разделителей полей строк записей используются специальные символы).
Для файлов с фиксированной шириной полей начало каждого поля определяется по его позиции относительно начала строки. Строки имеют одинаковую длину и разделяются символами новой строки (обычно это пара символов — возврат каретки и перевод строки).
В рассматриваемом примере будем использовать файл с полями переменной ширины. Допустим, что имеется текстовый файл “Сотрудники бухгалтерии” (рис. 25.1), содержащий некоторые сведения о сотрудниках бухгалтерии. В полях строк указываются табельный номер сотрудника, его должность и фамилия. Поля разделены друг от друга специальным символом @.
Рис. 25.1 Текстовый файл “Сотрудники бухгалтерии”
Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов
Открывается база данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла и активизируется окно базы данных/.
Выбирается команда Файл, Внешние данные, Импорт (рис 25.2).
Рис.25.2 Инициализация Мастера импорта текстов
Появится диалоговое окно Импорт (рис. 25.3).
Рис. 25.3 Задание источника импортируемых данных
В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт надо выделить элемент Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc) (Text Files). Далее открыть папку, содержащую текстовый файл, который нужно импортировать (в данном примере “Сотрудники бухгалтерии”), и выделить его (рис 25.3).
После нажатия кнопки Импорт . Появится первое диалоговое окно Мастера импорта текстов (рис. 25.4).
Рис. 25.4. Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов
В этом окне надо выбрать один из двух основных форматов текстовых файлов. В нашем примере надо выбрать формат с разделителями.
В нижней части диалогового окна Мастера импорта текстов выводится образец данных из файла, позволяющий визуально определить формат импортируемых данных.
Для перехода к следующему шагу Мастера импорта текстов требуется нажать кнопку Далее .
Во втором диалоговом окне Мастера импорта текстов (рис 25.5) требуется указать разделитель полей – специальный символ (в нашем примере это будет @)
Рис. 25.5. Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с разделителями
Далее осуществляется переход к следующему шагу мастера импорта (рис 25.6)
Рис. 25.6. Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с разделителями
В третьем диалоговом окне указывается, в какой таблице требуется сохранить данные импортируемые из текстового файла: в новой или существующей. На практике лучше сохранять в новой, если у вас нет абсолютной уверенности в том, что форматы полей импортируемых данных в точности соответствуют форматам полей в существующей таблице базы данных Access 2002. В дальнейшем данные из новой таблицы можно будет проще добавить в существующую таблицу при помощи запроса на добавление записей.
В следующем окне Мастера импорта имеется возможность описать каждое поле импорта, то есть каждое поле новой таблицы . Прежде всего указывается имя поля
и его тип. Процесс описания отражен на рисунках 25.7, 25.8, 25.9 и 25.10.
Рис. 25.7 Четвертое диалоговое окно Мастера импорта текстов
Рис 25.8 Описание первого поля новой таблицы
Рис25.9 Описание второго поля новой таблицы
Рис25.10 Описание третьего поля новой таблицы
После описания всех полей новой таблицы работа завершается, система выдает сообщение о завершении импорта текстового файла “Сотрудники бухгалтерии” в таблицу “Сотрудники бухгалтерии” и в базе данных появляется новая таблица (рис 25.11).
Рис. 25.11 Новая таблица с данными из текстового файла