Аналитический учет материалов на складах и в бухгалтерии. Методы аналитического учета материалов
Материалы, их состав, классификация и характеристика
Тема 8. Учет материалов
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
Организация ведет учет расчетов с персоналом по всем видам расчетных операций, кроме расчетов по оплате труда, на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", на котором, в частности, учитываются расчеты с работниками по предоставленным им займам, возмещению материального ущерба, а также за товары, проданные в кредит, и др.
К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:
73-1 "Расчеты по предоставленным займам";
73-2"Расчеты по возмещению материального ущерба";
73-3 "Расчеты за товары, проданные в кредит" и др.
Приведем порядок учета отдельных операций организации по расчетам с ее персоналом:
а) Д-т сч. 73 К-т сч. 50, 51 - предоставлен работнику заем;
Д-т сч. 50, 51, 70 К-т сч. 73 - поступили денежные средства либо удержаны из заработка работников в счет погашения займа;
б) Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - списана стоимость недостачи материальных ценностей на расчеты с виновными лицами;
Д-т сч. 73 К-т сч. 98 - отражена сумма разницы между рыночной стоимостью недостач материальных ценностей и их учетной стоимостью;
Д-т сч. 50, 51, 70 К-т сч. 73 - возмещены работниками суммы потерь материальных ценностей;
Д-т сч. 91 К-т сч. 73 - списаны суммы неудовлетворенных претензий (кроме претензий по недостачам материальных ценностей);
Д-т сч. 94 К-т сч. 73 - списаны недостачи материальных ценностей при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска;
в) Д-т сч. 73 К-т сч. 76 - отражены задолженность работников за товары, купленные в кредит, а также расчеты с торговой организацией по кредиту;
Д-т сч. 50, 70 К-т сч. 73 - удержана задолженность с работников;
Д-т сч. 76 К-т сч. 51 - погашена задолженность перед торговой организацией.
Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о МПЗ организации установлены ПБУ 5/01. Материально - производственные запасы - активы организации, предназначенные для:
- использования при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, предназначенных для продажи (материалы). При этом запасы могут подвергаться обработке и переработке;
- продажи (готовая продукция, товары для перепродажи);
- капитального строительства (материалы).
Организация самостоятельно определяет единицу бухгалтерского учета материально - производственных запасов в целях формирования полной и достоверной информации о них, а также обеспечения контроля за их наличием и движением (номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.д.).
Материально - производственные запасы классифицируются по видам и принадлежности.
По видам материалы подразделяются на:
- сырье и основные материалы образуют материальную основу продукта. Причем сырье – продукция сельского хозяйства (зерно, хлопок) и добывающей промышленности (руда, уголь). Материалы – продукция обрабатывающей (перерабатывающей) промышленности (металл, ткань, сахар),
- вспомогательные материалы (используются для воздействия на сырье и основные материалы, и придания продукту определенных потребительских свойств (например, лаки и краски для автомобилей, перец и др. специи в колбасном производстве) или для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства (смазочные, обтирочные материалы), а также для содействия производственному процессу),
- покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия (предметы труда, прошедшие определенные стадии обработки, поступившие со стороны для изготовления продукции и выполняющие роль основных средств),
- возвратные материалы (отходы) – остатки сырья и материалов, образующиеся в процессе их переработки. Но утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного материала (опилки, металлические стружки и т.п.);
- топливо;
- тару и тарные материалы – предназначены для упаковки, транспортировки, хранения материалов и продукции (мешки, ящики, коробки);
- запасные части и агрегаты- служат для ремонта и замены изнашивающихся узлов и деталей
- хозяйственные принадлежности и инвентарь – оборудование, инструменты и другие средства труда в пределах действующего лимита времени (меньше 12 месяцев)
На все материалы, поступающие в организацию, оформляются первичные документы. Типовые формы таких документов утверждены Госкомстатом России (Постановление от 30.10.1997 N 71а).
При передаче материалов на склад их принимает материально-ответственное лицо - заведующий складом или кладовщик.
Если данные поставщика в сопроводительных документах полностью соответствуют фактическому количеству и качеству поступивших материалов - оформляется приходный ордер по форме N М-4. Далее кладовщик производит записи о поступивших материалах в карточки учета материалов по форме N М-17.
Сопроводительные документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов по форме N МХ-4
Материалы приходуются на склад в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках) и складской учет ведется только в натуральном выражении.
Если в сопроводительных документах поставщика указана иная единица измерения, чем принято у покупателя, то материалы могут сразу приходоваться в той единице измерения, которая принята у покупателя.
Полученные материалы могут, минуя склад, направляться сразу в структурное подразделение для использования в производстве. Такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и одновременно переданные в подразделение.
Составленные приходные ордера с приложенными к ним товарно-сопроводительными документами поставщиков сдаются кладовщиком в бухгалтерию.
При выдаче материалов со склада в подразделения оформляется требование-накладная по форме N М-11. На требовании-накладной ставится подпись ответственного лица организации, разрешившего выдачу материалов.
Выдача материалов со склада заверяется подписями кладовщика и сотрудника подразделения, получившего ценности.
Требования-накладные сдаются кладовщиком в бухгалтерию для учета движения материалов.
Пример заполнения формы N М-11 показан на с. 34.
┌────────┐
ТРЕБОВАНИЕ-НАКЛАДНАЯ N ------ │ Коды │
├────────┤
Форма по ОКУД │ 0315006│
ООО "ФОЛД" ├────────┤
Организация ------------------------------- - по ОКПО │41423955│
└────────┘
| Дата со- ставления | Код вида опера- ции | Отправитель | Получатель | Корреспондирующий счет | Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг) | |||
| структур- ное подраз- деление | вид деятель- ности | структур- ное подраз- деление | вид деятельности | счет, субсчет | код анали- тического учета | |||
| 24.05.2004 | Склад N 4 | - | Цех N 3 | производство | 20/6 | - |
Инженера Титова А.М.
Через кого -------------------------------------------------------------------
По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу (ведомость), которая ведется по балансовым счетам МПЗ, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам.
Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально-ответственным лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.
В конце месяца на основании записей в карточках учета материалов и первичных приходных и расходных документов зав. складом составляет отчет о движении материальных ценностей.
Предоставленные в бухгалтерию отчеты подвергаются проверке и таксировке (оценке) по учетным ценам. В таком виде эти отчеты являются регистрами аналитического учета тех ценностей, по которым было движение. Но они не дают представления о наличии ценностей в целом по предприятию, т.к. не отражают тех ценностей, по которым не было движения.
Регистры, в которых учитываются ежемесячные остатки ценностей в обобщенном виде по предприятию, называются сальдовыми ведомостями, метод ведения учета в этих ведомостях называется сальдовый.
Сальдовый метод является прогрессивным в условиях ручной обработки информации. Его называют оперативно-бухгалтерским, т.к. складской и бухгалтерский учет материалов объединяется в единый процесс.
Устаревший, менее удобный количественно-суммовой метод, при котором отчет о движении материальных ценностей составляется МОЛ в количественно-суммовом выражении, более трудоемок, менее оперативен.
Преимущества сальдового метода:
1. Устраняется дублирование записей на складе и в бухгалтерии.
2. Ликвидируется трудоемкая работа по ежемесячному определению фактической себестоимости ценностей, т.к. для таксировки применяются твердые учетные цены.
8.3. Учет заготовления и приобретения материалов. Формирование фактической себестоимости материалов, поступивших на склад организации (ПБУ 5/01)
Материалы могут поступать в организацию одним из следующих способов:
- приобретение за плату, в т.ч. по договорам мены
- поступление в качестве вклада в уставный капитал
- безвозмездное поступление
- изготовление собственными силами
- получение при ликвидации и демонтаже ОС
- выявление излишков при инвентаризации имущества
В соответствии с п.5 ПБУ 5/01 материалы принимаются по их фактической себестоимости. Однако исчисление фактической себестоимости приобретения каждого вида запасов от разных поставщиков возможно лишь при ограниченной номенклатуре потребляемых запасов и по их основным видам. Практически большинство организаций ведут текущий учет по учетной стоимости (по средним покупным ценам по плановой (нормативной) себестоимости и др.).
В понятие «учетная цена» включается плановая себестоимость приобретения (заготовления), которая определяется самой организацией по сложившемуся уровню покупных цен с добавлением расходов на транспортировку, упаковку, погрузку, разгрузку и т.д. В качестве учетной цены могут выступать и так называемые средние покупные цены. В том и другом случае разница между фактической себестоимостью приобретения и стоимостью запасов по учетным ценам (плановым, средним и т.п.) отражается в бухгалтерском учете как отклонения в стоимости материалов.
| № п/п | Способ поступления материалов | Фактическая себестоимость | Основание | Проводки |
| 1. | Приобретение за плату | Фактические затраты на приобретение: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением; таможенные пошлины; невозмещаемые налоги, учитываемые в связи с приобретением единицы материалов вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы; затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию затраты по доведению материалов до состояния, пригодного к использованию в запланированных целях (фасовка, сортировка, улучшение технических характеристик) иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов Не включаются в фактические затраты на приобретение МПЗ общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением МПЗ | П.6 ПБУ 5/01 | Дт 10 Кт 60 Дт 19 Или с исп-нием сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» Дт 15 Кт 60 по цене приобретения Дт 19 Дт 15 Кт 76, 70, 69 затраты, связанные с приобретением Дт 10 Кт 15 по учетной цене Дт 16 Кт 15 отклонение в стоимости Или без исп-ния сч. 15 Дт 10 Кт 60 по учетной цене Дт 16 отклонение в стоимости Дт 19 НДС |
| 2. | Внесение в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации | Денежная оценка, согласованная учредителями (частниками) организации + фактические затраты на доставку и приведение в состояние, пригодное для использования. | Пп, 8, 11 ПБУ 5/01 | Дт 10 Кт 75 |
| 3. | Получение по договору дарения и иные случаи безвозмездного получения | Текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету + фактические затраты на доставку и приведение в состояние, пригодное для использования. | Пп. 9, 11 ПБУ 5/01 | Дт 10 Кт 98/2 |
| 4. | Приобретение в обмен на другое имущество, отличное от денежных средств | Рыночная стоимость обмениваемого имущества + фактические затраты на доставку и приведение в состояние, пригодное для использования. | Пп. 10,11 ПБУ 6/01 | Дт 10 Кт 60 - отражена стоимость полученных объектов; Дт60 Кт62 - произведен зачет взаимных требований (обязательств). |
| 5. | Поступление в связи с ликвидацией или демонтажем объектов ОС | Текущая рыночная стоимость на дату принятия к б/у | п. 9 ПБУ 5/01 | Дт 10 Кт 91 |
| 6. | Выявление излишков при инвентаризации имущества | Рыночная стоимость на дату проведения инвентаризации | Пп. «а» п.28 Положения по ведению б/у и бухгалтерской отчетности | Дт 10 Кт 91 |
| 7. | Изготовление собственными силами | Фактические затраты, связанные с производством данных материалов | П. 7 ПБУ 5/01 | Дт 10 Кт 20,23,71,69 |
При покупке запасов и получении их от поставщика в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 07, 10, 11, 19, 41 К-т сч. 60 и др. - отражены стоимость запасов при принятии их к бухгалтерскому учету, а также НДС.
Затраты по заготовке и доставке запасов включают: расходы по содержанию заготовительно-складского аппарата организации; транспортные расходы по доставке запасов до места использования, если они не включены в их цену, установленную договором; расходы по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит); суммовые разницы и т.п. В состав данных затрат организации могут включать расходы на оплату процентов по заемным средствам, если они связаны с покупкой запасов и относятся к периоду до даты их оприходования на складах организации.
При этом организация может учитывать данные расходы:
а) предварительно на счетах учета отклонений фактических затрат по приобретению запасов от их учетной стоимости (15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"). В этом случае организации учитывают на счете 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" запасы по стоимости, принятой в учетной политике за учетные цены (планово - расчетные цены, цены поставщика и т.п.). В бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 15, 19 К-т сч. 60 и др. - отражены обязательства перед поставщиком (либо стоимость запасов, полученных из собственного производства), по которым поступили расчетные документы от поставщиков;
Д-т сч. 07, 10, 11, 12 К-т сч. 15 - отражена учетная стоимость запасов при принятии их к бухгалтерскому учету;
Д-т сч. 16 К-т сч. 15 - списана сумма отклонений;
Д-т сч. 16 К-т сч. 60 и др. - отражены заготовительно-складские и транспортные расходы по данным запасам;
Д-т сч. 08, 20, 23 и др. К-т сч. 16 - списана сумма отклонений;
б) в составе затрат на приобретение соответствующих видов запасов - на счетах их учета (07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме").
В этом случае в бухгалтерском учете организации делаются следующие записи:
Д-т сч. 07, 10, 11, 19 К-т сч. 60 и др. - отражены обязательства перед поставщиком при принятии запасов к бухгалтерскому учету;
Д-т сч. 07, 10, 11, 19 К-т сч. 60 и др. - отражены заготовительно-складские и транспортные расходы по данным запасам.
Разновидностью данного способа оценки и учета заготовительно-складских расходов в составе стоимости приобретения запасов является более рациональная форма их учета, а именно:
запасы по стоимости приобретения (согласно счетам - фактурам поставщиков) отражаются на счетах учета запасов;
транспортные расходы и расходы по заготовке запасов отражаются на счете 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". При этом для учета указанных расходов используется только счет 16.
В бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 07, 10, 19 К-т сч. 60 и др. - отражены обязательства перед поставщиком (либо стоимость запасов, полученных из собственного производства) при принятии запасов к бухгалтерскому учету;
Д-т сч. 16 К-т сч. 60 и др. - отражены заготовительно-складские и транспортные расходы по данным запасам;
Д-т сч. 07, 10, 12 К-т сч. 16 - списана сумма отклонений.
Затраты по доведению материально - производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают расходы организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных ценностей, не связанные с производственным процессом. К ним также относятся расходы организации по ремонту собственной тары, предназначенной для использования или реализации, и многооборотной тары, принадлежащей организации - поставщику товара и подлежащей возврату. Эти расходы включаются в стоимость запасов напрямую или в порядке, установленном для распределения расходов по заготовке и доставке ценностей.
При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 07, 10, 19 К-т сч. 60 и др. - отражена стоимость запасов, полученных от поставщиков, при принятии их к бухгалтерскому учету;
Д-т сч. 23 и др. К-т сч. 10, 70 и др. - отражены затраты по доведению материалов до состояния готовности к использованию;
Д-т сч. 07, 10 К-т сч. 23 и др. - списаны затраты по доведению материалов до состояния готовности к использованию.
Организации, занятые торговой и иной посреднической деятельностью, учитывают товары, приобретенные для продажи, по стоимости их приобретения. Если организация занимается розничной торговлей, она может оценивать полученные товары по стоимости приобретения или продажной (розничной) стоимости. В последнем случае учет разницы между этими ценами (скидок) ведется отдельно на счете 42 "Торговая наценка".
При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 41 К-т сч. 60 - отражена стоимость полученных товаров в размере уплаченных денежных средств;
Д-т сч. 41 К-т сч. 42 - отражена разница (торговая наценка).
При изготовлении самой организацией фактическая себестоимость запасов определяется фактическими затратами на их производство и будет зависеть от принятого в организации порядка калькулирования себестоимости продукции (по единицам или видам продукции, по участкам и т.п.) и ее состава (стоимость сырья и материалов, затраты без общехозяйственных расходов, нормативная себестоимость, полная производственная себестоимость). При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 43 К-т сч. 20, 23, 29 - оприходована готовая продукция, произведенная в собственном производстве (основном, вспомогательном, обслуживающем), предназначенная для продажи;
Д-т сч. 10 К-т сч. 20, 23, 29 - оприходованы запасы, произведенные в собственном производстве, если они предназначены для использования в собственном производстве.
Запасы, полученные организацией по договору дарения (безвозмездно), оцениваются на дату их принятия к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости. При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 07, 10, 11, 41 К-т сч. 98 - отражена стоимость запасов при принятии их к бухгалтерскому учету;
Д-т сч. 98 К-т сч. 99 - отражена прибыль (доход) от передачи запасов в производство.
Запасы, полученные по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, оцениваются по стоимости передаваемого или подлежащего передаче имущества. Стоимость переданных активов устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов. При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, их стоимость определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные материально - производственные запасы.
При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 62, 76 К-т сч. 90 - отражена стоимость проданных товаров;
Д-т сч. 07, 10, 11, 19, 41 К-т сч. 60 и др. - отражена стоимость запасов при их принятии к бухгалтерскому учету;
Д-т сч. 60 К-т сч. 62, 76 - отражен зачет обязательств.
Фактическая себестоимость материально - производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из денежной оценки, согласованной ее учредителями (участниками), если иное не предусмотрено законодательством.
Материалы, полученные в процессе ликвидации основных средств или ремонта, отражаются в бухгалтерском учете по цене их возможной продажи - текущей рыночной стоимости. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Д-т сч. 07, 10 К-т сч. 91 - оприходованы запасы, полученные от ликвидации объектов основных средств;
Д-т сч. 07, 10 К-т сч. 20, 23 - отражена стоимость возвратных запасов, полученных при ремонте основных средств.
Материалы, выявленные в процессе их инвентаризации как неучтенные, отражаются в бухгалтерском учете по текущей (рыночной) стоимости. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Д-т сч. 07, 10, 11, 41, 43 К-т сч. 91 - отражен излишек запасов, выявленных при инвентаризации.
Запасы, полученные без расчетных документов, подтверждающих их стоимость, отражаются в учете как неотфактурованные поставки. При этом необходимо иметь в виду, что в соответствии с действующим порядком все хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете на момент их совершения. Поэтому поступившие на склад организации запасы, по которым не предъявлены к оплате счета поставщиков, отражаются в бухгалтерском учете:
- на основании первичных учетных документов, составленных в общем порядке в момент их принятия на складской учет;
- в оценке по рыночным ценам (как правило, ценам поставщика).
Организация может перечислить денежные средства в качестве оплаты за покупаемые запасы. Если на данные запасы к организации перешло право собственности, но по состоянию на конец отчетного месяца они отгружены поставщиком, но не получены (не оприходованы организацией на складе), то они учитываются организацией как запасы в пути. В этом случае организация для контроля ведет аналитический учет данных запасов по видам и количеству в специальной ведомости без отнесения их на материально - ответственных лиц. В синтетическом учете (в журнале - ордере N 6) стоимость данных запасов отражается по отдельной графе и по окончании месяца для целей отчетности прибавляется в балансе к стоимости соответствующих запасов. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Д-т сч. 60, К-т сч. 51, 62;
Д-т сч. 10 (как запасы в пути), К-т сч. 60.
Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются на забалансовый учет в оценке, предусмотренной в договоре. Это касается стоимости оборудования, принятого строительными организациями для монтажа; товаров, принятых посредническими организациями для продажи на условиях комиссии; материалов, принимаемых организациями для переработки; запасов, принимаемых организациями на ответственное хранение.
В бухгалтерском учете операции по принятию на учет данных запасов отражаются по дебету соответствующих забалансовых счетов, а их снятие с учета (при выбытии) - по кредиту.