Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. Операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры)

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Все первичные документы делятся на:

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности). Они разрешают проведение операций, информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.п.). Они отражают факт совершения операции информация, содержащаяся в них, отражается в учетных регистрах;

- разрешительно-оправдательные (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату зарплаты);

- документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Все документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа

- дата

- наименование организации, от имени которой составлен документ

- содержание операции

- количественные и стоимостные измерители

- фамилия и должность лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления

- личные подписи этих лиц и их расшифровки

- печати организации, штампы.

В документе не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Все документы должны составляться на русском языке. При невозможности оформления на русском языке (например, сертификаты по обучению за границей) обязателен построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота заполнения всех реквизитов)

- арифметически (подсчет сумм)

- по содержанию (законность операций)

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель (кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно).

Инвентаризации различают:

плановые и - внеплановые.

В зависимости от объема:

- полные

- частичные

- выборные.

По периодичности проведения:

- текущие и - перманентные (постоянные, непрерывные)

По перечню решаемых вопросов:

- комплексные и тематические.

Обязательное проведение инвентаризации требуется в случаях:

- смены материально-ответственного лица (на дату передачи дел)

- передачи имущества в аренду (на дату оформления хоз. операции)

- составления годовой отчетности

- кражи (порчи ценностей) (сразу же при их обнаружении)

- форс мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, аварии и т.п.) (сразу после их окончания).

- ликвидация, реорганизация предприятия и в др. случаях, предусмотренных законодательством.

Основание для проведения инвентаризации – ПБУ «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия (в нее обязательно входит гл. бухгалтер).

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом.

Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится только в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

Результаты проверки материальных ценностей записываются в инвентаризационной описи.

Излишки ТМЦ, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации (Д 10, 50, 43, 41 К 91).

Недостачи, независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие и испорченные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения (Д 20, 44 К 10, 43, 41).

Недостающие и испорченные ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена – то убытки списываются на финансовые результаты организации (Д 91 К 94).

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.