СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ И ДОКУМЕНТООБОРОТ ВНЕМАШИННОГО ИО
СИСТЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Формирование системы показателей на предприятиях требует систематизации информации, которая выполняется посредством группировки показателей по каким-либо реквизитам-признакам. Для выполнения этой операции используются системы классификации информации, которые позволяют распределить объекты (предметы, явления, процессы, понятия) по классам в соответствии с определенным признаком. Классификация организует информацию, представляет ее в форме, удобной для восприятия, хранения и поиска в средствах вычислительной техники, а также обеспечивает однозначное и легко определимое место для каждого из классифицируемых объектов.
Классификация — разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.
Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов и используется для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.
При любой классификации необходимо соблюдать следующие требования:
- полнота охвата объектов рассматриваемой области;
- однозначность реквизитов;
- возможность включения новых объектов.
Совокупность методов и правил классификации, т.е. распределение объектов множества на подмножества, образует систему классификации, которая позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, характеризующиеся рядом общих свойств.
В процессе классификации используется понятие «классификационный признак», которое позволяет установить сходство или различие объектов. Объекты классификации, объединенные по одному или нескольким признакам, образуют классификационную группировку.
Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:
- гибкостью, т.е. способностью системы допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Гибкость определяется временем жизни системы;
- емкостью (Р) — наибольшим количеством классификационных группировок, допускаемым в данной системе классификации;
- степенью заполненности системы (Кзап) — определяется как частное от деления фактического количества группировок (Qф)на величину емкости системы (Р): Кзап= Qф/Р.
Выделяют три основные системы классификации — иерархическую, фасетную, дескрипторную, которые различаются разной стратегией применения классификационных признаков.
Иерархическая система классификациистроится путем последовательного разделения множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки. Получаемая на основе этого процесса классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объем классифицируемых объектов разбивается на подмножества по какому-либо признаку и детализируется на каждой следующей ступени классификации (рис. 6.4).
Рис. 6.4. Иерархическая система классификации
Классификация в иерархической системе осуществляется следующим образом:
- исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;
- каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;
- каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.
При использовании иерархической системы классификации необходимо соблюдать следующие ограничения:
- получающиеся на каждом уровне классификационные группировки должны составлять исходное множество объектов;
- классификационные группировки на каждой ступени не должны пересекаться;
- классификация на каждой ступени должна проводиться только по одному признаку.
Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.
Классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Выбор глубины классификации зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.
К достоинствам иерархической системы классификации относятся:
- простота построения и удобство логической и арифметической обработки;
- использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.
Недостатками иерархической системы классификации являются:
- невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков;
- жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки. Гибкость этой системы обеспечивается только за счет ввода большой избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классификатора.
Поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и решения стабильного комплекса задач. Например, иерархическая классификация материальных ресурсов для обеспечения производства, представленная на рис. 6.5.
Недостатки, выделенные в иерархической системе, отсутствуют в других системах, которые относятся к классу многоаспектных систем классификации. Под аспектом в системах классификации понимается точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками.
Рис. 6.5. Пример иерархической классификации материальных ресурсов
Таким образом, многоаспектная система — это система классификации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации.
Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная.
· Фасет (facet — рамка) — это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок. Значения в фасете могут располагаться упорядоченно или в произвольном порядке.
· Дескриптор (от лат. describe — описываю) — ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает принадлежность этого объекта к классу, группе и т.д.
Фасетиая система классификацииориентирована на параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом не создается заранее жесткой классификационной схемы, а разрабатывается система таблиц с фасетами. Каждый фасет (Фi.) содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.
Классификация по фасетной системе осуществляется следующим образом:
- множество классифицируемых объектов рассматривается в нескольких аспектах, каждый из которых может характеризоваться одним или несколькими признаками, образующими фасет;
- устанавливается некоторый порядок следования фасетов с помощью фасетной формулы (при этом последовательность фасетов определяется по частоте обращения к ним при решении задач):
- Кs=(Ф1,Ф2,…,Фi,…,Фn),
- где Фi — i-й фасет; п — количество фасетов.
В процессе классификации могут быть использованы не все фасеты. Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по некоторому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков;
- определяется количество подмножеств классификационных группировок, число которых определяется числом задач, обращающихся при своем решении к тем или иным фасетам.
Классификацию объектов по фасетной системе удобно выполнять в виде таблицы (рис. 6.6).
Рис. 6.6. Фасетная система классификации
Названия столбцов соответствуют выделенным фасетам, обозначенным Ф1,Ф2,…,Фi,…,Фn. Произведена нумерация строк таблицы. В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета.
При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись. Фасетную систему легко можно модифицировать, внося изменения в конкретные значения любого фасета. Например, фасетная система классификации принтеров представлена в табл. 6.1.
Таблица 6.1
Пример фасетной классификации принтеров
| Модель | Технология печати | Макс, формат | Скорость печати | Тип печати | Печать фотографий | |
| Ф1 | Ф2 | Фз | Ф4 | Ф5 | … | Фn |
| Samsung ML-1641 | Лазерная | А4 | 12 стр/мин | Черно-белая | … | Есть |
| Xerox Phaser 3117 | Термическая струйная | A3 | 16 стр/мин | Цветная | Нет | |
| HP Photosmart В109с | Пьезоэлектрическая струйная | 20 стр/мин | ||||
| Toshiba e-STUDIO211 | 21 стр/мин | |||||
| HP Color Laser Jet CP1215 | 36 стр/мин | |||||
| Epson Stylus TX550W |
К достоинствам фасетной системы классификации можно отнести:
- возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок;
- возможность выбора признаков классификации независимо друг от друга;
- возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок.
Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.
Дескрипторная система классификациииспользуется, как правило, для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) и т.д. Данная система классификации относится к описательным системам, так как ее дескрипторный язык приближается к естественному языку описания информационных объектов и характеризуется совокупностью терминов (дескрипторов) и набором отношений между ними.
Классификация объектов с помощью дескрипторного метода заключается в следующем:
- отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
- выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребляемых;
- создается словарь дескрипторов — тезаурус, т.е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.
Например, в качестве объектов классификации рассматривается уровень заработной платы сотрудников предприятия. Ключевыми словами могут быть выбраны: размер заработной платы, период, структурное подразделение, должность, система оплаты труда. Здесь нет синонимов, поэтому указанные ключевые слова можно использовать как тезаурус.
В качестве предметной области выбирается начисление заработной платы на предприятии. Ключевыми словами здесь могут быть: должностной оклад, размер заработной платы, размер оплаты труда, надбавка, премия, доплата, дополнительная выплата, тарифная ставка, период, месяц, квартал, год, отдел, структурное подразделение, специалист, работник, сотрудник, система оплаты труда, форма оплаты труда и т.д. Среди указанных ключевых слов встречаются синонимы, например: размер заработной платы и размер оплаты труда; доплата и дополнительная выплата; отдел и структурное подразделение; специалист, сотрудник и работник и т.д. После нормализации словарь дескрипторов будет состоять из следующих слов: должностной оклад, размер оплаты труда, надбавка, премия, дополнительная выплата, тарифная ставка, период, месяц, квартал, год, структурное подразделение, сотрудник, система оплаты труда, форма оплаты труда и т.д.
Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:
- синонимические, указывающие некоторую совокупность ключевых слов как синонимов (работник, сотрудник, специалист);
- родовидовые, отражающие включение некоторого класса объектов в более представительный класс (система оплаты труда, форма оплаты труда);
- ассоциативные, соединяющие дескрипторы, обладающие общими свойствами (сотрудник, система оплаты труда, размер оплаты труда, структурное подразделение).
При работе с такой поисковой системой пользователь может получить ответы на запросы о размере оплаты труда сотрудника определенного структурного подразделения предприятия за определенный период, системе или форме оплаты труда, в соответствии с которой происходит начисление заработной платы сотруднику и т.д.
Для полной формализации экономической информации недостаточно простой классификации объектов, поэтому проводят следующую процедуру — кодирование, которое применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и эффективной обработки информации.
Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования.
Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации:
- минимизация объема необходимой информации при вводе ее в средства вычислительной техники и передаче по каналам связи;
- сортировка и поиск информации по ключевым признакам;
- разработка сводных экономических отчетов по различным признакам;
- декодирование при переходе от кодов к их наименованиям при печати свободных экономических отчетов и т.д.
Кодирование выполняется в соответствии с определенными правилами, совокупность которых образует систему кодирования, определяющую процедуры обозначения объектов и классификационных группировок с использованием кодов.
Основой кода является алфавит, включающий определенное множество знаков (букв, цифр и других символов). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и комбинированный. Например, 1127 — цифровой код, ПРОГ — буквенный код, 03ИАК1955 — комбинированный код.
Место знака в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В кодах часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода — контрольный разряд.
Коды имеют следующие характеристики:
- длину (L) — число позиций в коде;
- основание кода (А) — количество знаков в алфавите кода;
- структуру кода — порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака;
- степень информативности (I), рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков (R) на длину кода (L): I=R/L;
- коэффициент избыточности (Кизб), который определяется как отношение максимального количества кодируемых объектов (Qmax) к фактическому количеству объектов (Qфакт): : = Qmax/ Qфакт..
Кодирование объектов выполняется с использованием определенных методов:
- регистрационных, не требующих предварительной классификации объектов;
- классификационных, ориентированных на проведение предварительной классификации объектов либо на основе иерархической, либо на основе фасетной систем классификации.
Регистрационные методы используются для однозначной идентификации кодируемых объектов и положены в основу порядковой и серийной систем кодирования.
Порядковая система кодированияиспользует числа натурального ряда. Порядковая система применяется для кодирования по младшему классификационному признаку без учета старших и без выделения резерва. Каждому объекту кодируемого множества присваивается текущий порядковый номер. Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта.
Серийная система кодированияпредусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. В целом серийная система является смешанной — классифицирующей и идентифицирующей одновременно. Ее применение целесообразно, когда количество групп невелико.
Классификационные методы положены в основу позиционной и комбинированной систем кодирования.
Позиционные системыкодирования используются для иерархической классификационной структуры. Здесь четко выделяется каждый классификационный признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшего классификационного признака 1-го уровня, затем код признака 2-го уровня, затем код признака 3-го уровня и т.д. В результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры. Позиционная система обладает теми же достоинствами и недостатками, что и иерархическая система классификации.
Комбинированная систематак же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех классификационных признаков. Но при этом часть признаков кодируются с использованием одной системы, а часть — посредством другой.
К недостаткам всех систем кодирования можно отнести то, что вновь появившимся объектам присваивают очередные номера кодов, что нарушает установленную систему классификации внутри классификационного признака. Например, распределение кодируемых работников подразделений по алфавиту. Однако при автоматизированной обработке информации в средствах вычислительной техники данный недостаток не является критичным.
В качестве примера использования различных систем кодирования можно рассмотреть кодирование транспорта, размещенного в двух гаражах предприятия, в порядковой, серийной и позиционной системах (табл. 6.2). Предприятие имеет следующие строительные машины:
В 1-м гараже:
- грузоподъемные машины, из которых 3 крана и 5 подъемников;
- погрузочно-разгрузочные машины, из них 11 автопогрузчиков 5 пневмотранспортных установок, 5 ковшовых погрузчиков;
- землеройные машины, из них 6 экскаваторов, 5 бульдозеров 5 скреперов.
Во 2-м гараже
- 2 копры;
- 6дизель-молотов;
- 4 вибропогружателя.
- дробильно-сортировочные машины, из которых 11 дробилок и 7 ситов.
Таблица 6.2 Кодирование транспортного парка предприятия
| КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ПРИЗНАК | СИСТЕМА КОДИРОВАНИЯ | |||||
| 1-й уровень | 2-й уровень | 3-й уровень | 4-й уровень | поряд-ковая | серийная | Позиции-онная |
| Гараж 1 [1] | Грузопо-дъемные машины (ГР) | Краны (КР) | 1 маш. | Серия 001-005001 | 1ГРКР01 | |
| … | … | … | … | |||
| 3 маш. | (резерв 004 -005) | 1ГРКР03 | ||||
| Подъемники [ПД] | 1 маш. | серия 006-015006 | 1ГРПД01 | |||
| … | … | … | … | |||
| 5 маш. | 010 (резерв 011-015) | 1ГРПД05 | ||||
| Погрузочноразгрузочные машины [ПР) | Автопогрузчики (АП) | 1 маш. | серия 016-030016 | 1ПРАП01 | ||
| … | … | … | … | |||
| 11 маш. | 026 (резерв 027-030) | 1ПРАП11 | ||||
| Пневмо-транспортные машины [ПТ] | 1 маш. | серия 031-040031 | 1ПРПТ01 | |||
| … | … | … | … | |||
| 5 маш. | 035 (резерв 036-040) | 1ПРПТ05 | ||||
| Ковшо-вые погрузчи-ки (KB) | 1 маш. | серия 041-050041 | 1ПРКВ01 | |||
| 5 маш. | 045 (резерв 046-050) | 1ПРКВ05 | ||||
| Землеройные машины [ЗМ] | Экскаваторы (ЭК) | 1 маш. | серия 051-060051 | 13МЭК01 | ||
| … | … | … | … | |||
| 6 маш. | 056 (резерв 057-060) | 13МЭК06 | ||||
| Бульдозе-ры [БД] | 1 маш. | серия 061-070061 | 13МБД01 | |||
| … | … | … | … | |||
| 5 маш. | 065 (резерв 066-070) | 13МБД05 | ||||
| Скрепе-ры [СK] | 1 маш. | серия 071-080071 | 13МСК01 | |||
| 5 маш. | 075 (резерв 076-080) | 13МСК05 | ||||
| Гараж 2 (2) | - [00] | Копры [КП] | 1 маш. | серия 081-085081 | 200КП01 | |
| 2 маш. | 082 (резерв 083-085) | 200КП02 | ||||
| Дизель-молоты [ДМ] | 1 маш. | серия 086-095086 | 200ДМ01 | |||
| … | … | … | … | |||
| 6 маш. | 091 (резерв 092-095) | 200ДМ06 | ||||
| Вибропогружате-ли [BБ] | 1 маш. | серия 096-105096 | 200ВБ01 | |||
| … | … | … | … | |||
| 4 маш. | 099 (резерв 100-105) | 200ВБ04 | ||||
| Дробильносорти-ровоч-ные ма-шины [ДC] | Дробил-ки [ДР] | 1 маш. | серия 106-120106 | 2ДСДР01 | ||
| … | … | … | … | |||
| 11 маш. | 116 (резерв 117-120) | 2ДСДР11 | ||||
| Ситы [СТ] | 1 маш. | серия 121-130121 | 2ДССТ01 | |||
| … | … | … | … | |||
| 7 маш. | 127 (резерв 128-130) | 2ДССТ07 |
В процессе кодирования экономических объектов необходимо соблюдать определенные правила:
- код должен осуществлять идентификацию кодируемого объекта;
- желательно предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв русского алфавита;
- необходимо обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;
- следует соблюдать значность кода, т.е. количество знаков в коде должно быть равно количеству знаков максимального числа кодируемых объектов. Например, при общем количестве кодируемых объектов, равном 1000, код первого объекта будет иметь вид 0001.
Кроме рассмотренных систем кодирования на предприятиях используются также мнемокоды, которые представляют собой буквенные или буквенно-цифровые коды, характеризующиеся тем, что в структуру кода переносят часть символьного обозначения объекта для сокращения длины идентификатора. Как правило, в качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, можно закодировать мнемокодами названия документов: договоры — ДГВ, приходный кассовый ордер — ПКР, расходное уведомление — РУ и т.д.
Ограниченное распространение получила также шахматная система, которая используется для кодирования двухпризначных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему кодирования.
На основе систем классификации и кодирования разрабатываются классификаторы, представляющие собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.
Классификатор — нормативный документ для описания экономической информации, содержащий наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.
По своему статусу классификаторы являются документами по стандартизации, которые разрабатываются по определенным правилам, утверждаются (принимаются) в установленном порядке и являются обязательными для применения в соответствующих сферах управления.
Классификаторы имеют двойное представление. Первое — в виде справочника на бумажном носителе, что относит их к категории внемашинного ИО. Второе — электронная форма классификатора, переводящая их в разряд внутримашинного ИО, которое хранится в памяти ПК или на машинных носителях и используется в качестве условно-постоянной информации, что позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в первичных документах и выходных сводках.
По сфере действия выделяют классификаторы: Международные; Общероссийские (ОК); отраслевые; региональные; локальные.
Международные классификаторывходят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями различных стран. К ним относятся, например, принятые Организацией объединенных наций (ООН), такие, как:
- Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);
- Классификация основных продуктов (КОП);
- Классификация по широким экономическим категориям (КШЭК);
- Международная стандартная торговая классификация (МСТК);
- Классификация функций органов управления (КФОУ);
- Классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций;
- Классификация международной организации труда (МОТ) и др.
Применение международных классификаторов на территории нашей страны обеспечивается путем полного или частичного включения их содержания в отечественные классификаторы, либо путем разработки переходных ключей. При этом выполняется гармонизация классификатора, т.е. согласование (установление необходимого соответствия) состава, структуры и содержания национальных классификаторов с классификаторами, разработанными международными организациями.
Гармонизация классификаторов достигается путем группирования экономико-статистических данных при разработке национальных классификаторов в соответствии с международными классификаторами. Отражение национальных особенностей стран осуществляется по установленным международными организациями правилам или рекомендациям.
Для установления взаимного соответствия содержания группировок национальных и международных классификаторов разрабатываются переходные ключи (перекодировочные таблицы), в которых содержится информация о том, каким позициям (кодам) национального классификатора соответствуют коды международного классификатора и наоборот. В случае использования в классификаторах разных признаков классификации увязка кодов не всегда является однозначной. В этих случаях в переходных ключах приводится поясняющая информация, дающая описание «входимости» объектов информации.
Общероссийские классификаторы (ОК) приняты Госстандартом России и обязательны для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами, ведомствами. Все ОК входят в единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической и социальной информации, которая включает комплекс нормативно-технических и методических материалов для обеспечения информационной совместимости предприятий и организаций разных форм собственности, уровней и отраслей экономики и сопоставимости всех экономико-статистических данных. В настоящее время насчитывают около 40 ОК, которые условно подразделяются на 4 группы:
1. ОК трудовых и природных ресурсов, например:
- ОКПДТР — ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
2. ОК структуры отраслей, например:
- ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности (построен в соответствии с требованиями Европейского Союза (ЕС));
- ОКОГУ — ОК органов государственного управления;
- ОКАТО — ОК административно-территориальных объектов;
- ОКПО — ОК предприятий и организаций (является регистрационным номером предприятия, формируется органами государственной статистики);
- ОКОПФ — ОК организационно-правовых форм собственности (означает принадлежность предприятия к различным формам собственности).
3. ОК информации о продукции и услугах, например:
- ОКП — ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции;
- ОК строительной продукции.
4. ОК технико-экономических показателей:
- ОКУД — ОК управленческой документации;
- ОКТЭП — ОК технико-экономических показателей;
- ОКЕИ — ОК единиц измерения (построен на основе международной классификации единиц измерения) и т.д.
Информация в ОК постоянно поддерживается в достоверном состоянии за счет операции ведения классификаторов, которая заключается во внесении в него изменений, касающихся включения, аннулирования или изменения содержащихся в нем кодов, группировок или иной информации, являющейся его частью.
Изменения по ОК разрабатываются министерствами, ведомствами РФ, ответственными за ведение соответствующих классификаторов, и могут вноситься во введение к классификатору, в алфавитно-предметный указатель, в приложения, в пояснения, раскрывающие содержание группировок, в определения категорий, используемых в классификаторе, и т.д.
Проекты изменений к ОК утверждаются по поручению Госстандарта России ВНИИКИ (Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству) Госстандарта России.
Систематизированные в классификаторах виды объектов технико-экономической и социальной информации используются для организации электронных информационных фондов и баз данных на предприятиях и в организациях, органах государственной власти на федеральном и региональном уровнях, а также на уровне местного самоуправления.
Отраслевые (ведомственные) классификаторыпринимаются министерством, ведомством РФ и обязательны для применения всеми предприятиями, имеющими соответствующую отраслевую принадлежность.
Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда в отраслевые унифицированные формы документов необходимо включить информацию, отсутствующую в ОК. Иногда отраслевые классификаторы представляют собой выборки из ОК, в которые вносятся допустимые дополнения отсутствующих в них объектов и (или) признаков классификации. Например, ведомственный классификатор ФНС России «Система обозначений налоговых органов» (СОНО). К отраслевым (ведомственным) классификаторам также относится ИННи КПП.
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) формируется как цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева направо (рис. 6.7, а):
- код налогового органа, который присвоил налогоплательщику ИНН. Включает 4 знака: 2 знака — код региона, 2 знака — номер инспекции федеральной налоговой службы России (ИФНС);
- порядковый номер записи о лице в территориальном разделе Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН): для организаций — 5 знаков, для физических лиц — 6 знаков;
- контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному ФНС России: для организаций — 1 знак; для физических лиц — 2 знака.
Для организаций разработан десятизначный цифровой код ИНН, а для физических лиц — двенадцатизначный.
- КПП (код причины постановки на учет) является дополнением к ИНН и включает 9 знаков. Он состоит из следующей последовательности цифр (см. рис. 6.7, б):
- код налогового органа, который осуществил постановку на учет организации по месту ее нахождения. Включает 4 знака: 2 знака — код региона, 2 знака — номер ИФНС;
- причина постановки на учет. Включает 2 знака. При постановке на учет российской организации значения причины постановки могут принимать значения от 01 до 50, при постановке на учет иностранной организации — от 51 до 99;
- порядковый номер постановки на учет по соответствующей причине — 3 знака.
Рис. 6.7. Структуры ИНН и КПП: а) структура ИНН для физического лица; б) структура КПП
Региональные классификаторы— это классификаторы субъекта РФ, города, области и т.д., которые разрабатываются и утверждаются властными органами какого-либо региона и обязательны к применению на региональном уровне. Например, классификаторы города разрабатываются для кодирования улиц, районов, хозяйствующих субъектов и т.д.
Локальные классификаторыимеют сферу действия, ограниченную рамками одного предприятия, на специфику которого они ориентированы. Локальные классификаторы принимаются предприятием или объединением предприятий и применяются только этими хозяйствующими субъектами. Они разрабатываются в тех случаях, когда в унифицированные формы документов предприятия необходимо включить информацию, отсутствующую в ОК и (или) отраслевых классификаторах.
В информационных технологиях большое значение уделяется вопросам автоматизированного ввода первичной информации в ПК, в основе которой лежит автоматическая идентификация разнородных объектов. Такая идентификация выполняется в определенной последовательности:
1. Каждому кодируемому объекту присваивается определенный идентификатор.
2. На объект наносится метка, содержащая идентификатор.
3. Специальным устройством выполняется считывание информации с метки.
4. Данные с метки переводятся в электронный вид и вводятся в ПК.
Идентификаторы включаются в графические, магнитные, радиочастотные и электронные метки, которые находят применение в различных сферах. Однако наибольшей популярностью пользуются графические метки в виде штрих-кода, которые представляют собой, по существу, портативные информационные файлы большой плотности и емкости и обеспечивают доступ к большим объемам информации без отсылок к внешней базе данных.
Штриховое кодирование информации использует метод оптического считывания информации и решает две основные задачи: ускорение ввода информации в ПК и устранение ошибок ввода. Штриховое кодирование широко используется в различных сферах — торговле, на транспорте, в медицине, для идентификации личностей, документов, лекарственных средств, имущества и т.д. Например, автоматизация процессов торговли с использованием штрихового кодирования, представленная на рис. 6.8.
Рисунок 6.8.Пример организации автоматизации процесса торговли с использованием штрих-кодов
Сканеры штрих-кодов в отличие от ручной регистрации информации вводят данные в компьютер за доли секунды при незначительной вероятности ошибок. В некоторых случаях сканирование штрих-кодов возможно без участия человека.
Первые шаги по разработке штрих-кодов были сделаны в 1948 г. Бернард Силвер, аспирант Дрексельского института технологии в г. Филадельфия, услышал просьбу владельца продовольственной компании, адресованную декану одного из факультетов, провести исследование по автоматическому сбору данных у касс супермаркета. Декан ответил отказом, но Силвер передал беседу своему другу Норману Джозефу Вудленду — аспиранту и преподавателю того же института. Вудленд заинтересовался идеей и через несколько месяцев работы придумал линейный штрих-код, использовав элементы двух известных технологий кодирования: звуковых треков к кинофильмам и азбуки Морзе. Вудленд просто вытянул вниз точки и тире, что привело к рисунку, похожему на современный линейный штрих-код. А метод озвучивания кинофильмов, внедренный Ли де Форестом в 1920-х гг., лег в основу процесса считывания штрих-кода.
Помимо изображения штрихового кода может присутствовать поле с алфавитно-цифровым эквивалентом штрих-кода и дополнительная текстовая и графическая информация, предназначенная для прочтения человеком.
Штриховое кодирование — графический способ представления информации, при котором данные отображаются в виде графического изображения, состоящего, как правило, из областей двух различных тонов: светлого и темного.
В настоящее время выделяют два вида штрих-кодов: одномерный (линейный) и двумерный.
Одномерный (линейный) штрих-кодпредставляет собой ряд прямоугольных полос, разделенных промежутками. Информация в нем содержится в одном измерении и считывается только по горизонтали. Закодированная информация определяется относительной шириной темных и светлых полос и их сочетаниями. Линии и пробелы определенной ширины представляют собой графическое исполнение двоичного кода (0 — пробел, 1 — штрих), в котором и выражается каждая отдельно взятая цифра. Линейные штрих-коды позволяют кодировать небольшой объем информации — до 20—30 символов (обычно цифр).
Двумерный штрих-код (2D)содержит информацию на всей плоскости штрих-кода сразу в двух измерениях, по горизонтали и по вертикали. Поэтому двумерные штрих-коды более компактны и с их помощью можно закодировать большие объемы информации (до нескольких страниц текста) на одинаковой площади. Двумерные штрих-коды также являются более устойчивыми к ошибкам при повреждении кода.
Двумерные коды подразделяются на многоуровневые (stacked), матричные (matrix) и цветные (High Capacity Color Barcode — HCCB):
- многоуровневые появились первыми и представляют собой поставленные друг на друга несколько обычных линейных кодов;
- матричные более плотно упаковывают данные по вертикали и изображаются черно-белыми элементами или элементами нескольких различных степеней яркости, обычно в форме квадратов, размещенных в прямоугольной или квадратной группе;
o цветные штрих-коды разработаны корпорацией Microsoft для нанесения на лазерные диски. Они представляют собой упорядоченную систему треугольников, окрашенных в разные цвета. Это кардинально отличает их от традиционных штрих-кодов, однако принцип кодирования данных остается тот же. Считывать и передавать закодированные данные можно не только с помощью сканеров, но и посредством мобильных телефонов и web-камер. Цветные штрих-коды высокой емкости вмещают существенно больше информации, чем обычный штрих-код, а также имеют ссылки на ресурсы Internet, что позволяет посредством цветного штрих-кода и подключения к сети получать дополнительную информацию.
В настоящее время существует более 300 стандартов линейного штрихового кодирования и более 20 стандартов двумерного, которые используют различные алгоритмы. У каждого алгоритма кодирования существуют свои особенности — минимальная и максимальная длина данных, ограничения на размер штрих-кода и т.д. Различные стандарты имеют свои достоинства и недостатки и часто разрабатываются с учетом конкретной области применения.
Первоначально система штрихового кодирования была внедрена в США, где стандартизацию и регистрацию кодов стала выполнять организация UCC (Uniform Code Council, Inc.). В Канаде стандартизацию и регистрацию штрих-кодов выполняла организация — ЕССС (Electronic Commerce Council of Canada). В Европе продолжением развития кодов этих организаций занялась европейская ассоциация EAN (European Article Number) International. В процессе разработки европейской кодировки EAN-13 возникли проблемы создания независимой от США системы регистрации и расширения диапазона кодов, обеспечив при этом максимальную совместимость с кодировкой UPC. В результате был найден способ кодирования 13-й цифры, первой по счету (она обычно указывается арабской цифрой слева от штрих-кода) с помощью 12 цифровых шаблонов, так же как и в UPC. В штрих-коде EAN-13 удалось сохранить совместимость, a UPC стал подмножеством кодировки EAN-13 с первой цифрой 0.
В 2005 г. все организации по стандартизации объединились и образовали глобальную организацию GSl (General Specifications), которую в нашей стране представляет Ассоциация автоматической идентификации «ЮНИСКАН/GSl Russia». GSl внедряет новые стандарты и щтрих-коды, а также поддерживает существующие традиционные стандарты UPS и EAN.
Штрих-коды стандартов EAN и UPS содержат информацию, которая характеризует наиболее существенные параметры продукции. Все цифры и линии штрих-кодов разделены на две самостоятельные части. Левая образует номер, закрепленный за отдельной компанией. Правая часть кода обозначает конкретный товар. Например, наиболее распространенный код EAN-13 имеет следующую структуру, представленную на рис. 6.9.
Рис. 6.9. Пример кода EАW-13
Код (префикс) Национальной организации (для России — это 460-469), присваиваемый GSl, указывает место регистрации предприятия и не всегда соответствует стране-изготовителю, заявленному на упаковке. Это может быть связано с рядом причин. Например, фирма была зарегистрирована и получила код не в своей стране, а в той, куда направлен основной экспорт ее продукции; товар был изготовлен на дочернем предприятии; товар был изготовлен в одной стране, но по лицензии фирмы из другой страны; учредителями предприятия являются несколько фирм из различных государств.
Код товара означает: 1 — наименование товара; 2 — потребительские свойства; 3 — размеры, массу; 4 — ингредиенты; 5 — цвет.
Важное значение имеет контрольная цифра штрих-кода, по которой можно установить подлинность товара, что и выполняется при сканировании штрих-кодов по определенному алгоритму. Например, проверка подлинности штрих-кода, представленного на рис. 6.9:
1. Сложить цифры, стоящие на четных местах: 6+0 + 2 + 5 + 0 + 3 = 16.
2. Полученную сумму умножить на 3:16 х 3 = 48.
3. Сложить цифры, стоящие на нечетных местах, без контрольной цифры: 4 + 0 + 8 + 3 + 0 + 0 = 15.
4. Сложить числа, указанные в п. 2 и 3: 48 + 15 = 63.
5. В полученной сумме отбросить десятки, получаем 3.
6. Из 10 вычесть полученное в п. 5 число: 10 - 3 = 7.
Если полученная после расчета цифра не совпадает с контрольной цифрой в штрих-коде, это значит, что товар произведен незаконно.
На основе стандарта EAN разрабатываются внутренние штрих-коды, которые могут использоваться только в пределах одного предприятия. Его наносят на упаковку штучного или весового товара. Первый символ штрих-кода должен быть цифрой 2, а второй символ — цифрой в диапазоне от 0 до 9. Предприятие может выбрать определенное значение второго символа для обозначения штучных товаров, а оставшиеся использовать для обозначения весовых. Штучный штрих-код содержит только код товара, а весовой штрих-код содержит и код товара, и его вес.
Структура линейного кода кардинально отличается от двумерного. Например, матричный штрих-код строится на квадратной сетке (рис. 6.10). Благодаря навигационным маркерам код не зависит от пространственной ориентации и может быть считан не только при любом угле поворота, но и даже при зеркальном отражении рисунка.
Штрих-код включает два постоянных элемента — центральный указатель (мишень) и элементы ориентации по углам указателя, и два переменных элемента структуры — строка режима, обернутая вокруг мишени, и 4 слоя данных толщиной в 2 модуля, спиралью расходящихся от центра.
Рис. 6.10. Пример структуры матричного двумерной
Мишень служит только для определения геометрического центра, а элементы ориентации позволяют правильно ориентировать штрих-код в процессе декодирования, независимо от ориентации оригинала при сканировании. Строка режима имеют фиксированную длину, которая кодирует два параметра — количество слоев данных и объем кодированных данных. Слои данных включают последовательность кодовых слов, содержащие пользовательские данные, к которым добавлены коды выявления и коррекции ошибок.
Система штрихового кодирования стандарта GSI используется не только в нумерации и символьной маркировки товаров, но и в идентификации услуг, юридических лиц, адресов, логистических единиц (грузов), имущества, возвратной тары и т.д. В основе всех кодов стандарта GSI лежит Глобальная торговая система нумерации продукции — GT1N (Global Trade Item Number), использующая 14-значные числа. Все стандарты GSI разработаны в соответствии с требованиями стандартов и спецификаций ISO/IEC международной организации по стандартизации ISO (International Organization for Standardization) и международной электротехнической комиссии IEC (International Ekctrotechnical Commission).
В настоящее время существует три вида штрихового кодирования GSI, которые с 1 января 2010 г. были введены в обращение: GSI DataBar, DataMatrix, композитные. Штрих-коды GSI DataBar позволяют идентифицировать сложные для маркировки товары, имеющие переменный вес (свежие овощи, фрукты и пр.), ювелирные украшения, фармацевтические препараты и т.д. и содержать дополнительные GSI идентификаторы применения, включающие серийные номера, сроки годности, вес и т.д. Семейство DataBar состоит из 7 типов штрих-кодов, 4 из которых предназначены для многонаправленного считывания и позволяют работать с кассовыми терминалами POS (point of sale) в точках продажи. Это DataBar-14, DataBar-14 двустрочный многонаправленный, DataBar расширенный и DataBar расширенный двустрочный. Штрих-коды DataBar-14 усеченный, DataBar-14 двустрочный и DataBar-14 ограниченный используются в специфических приложениях (например, DataBar-14 усеченный — для товаров очень маленьких размеров).
DataMatrix (двумерные матричные штрих-коды) позволяют закодировать объем информации в несколько килобайт. Особенностью таких кодов является их высокая стойкость к повреждениям. Благодаря специальным алгоритмам даже из части кода можно восстановить потерянные данные.
Композитные штрих-коды являются объединением двух видов штрихового кодирования — линейного и двумерного. В качестве линейной компоненты композитного кода могут выступать почти все коды GSI: EAN/UPC, DataBar и др. Линейная составляющая содержит идентификационный номер GTIN, чем обеспечивается уникальность номера и однозначная идентификация изделия. Двумерная компонента является специальным набором штрих-кодов PDF-417. Она позволяет закодировать любую дополнительную информацию — срок годности, номер партии и т.д.
Управление предприятием – это информационный процесс, в котором управленческое решения, выработанное на основе полученной и обработанной информации, доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Преимущественное поступление информации на предприятие и движение ее между структурными подразделениями осуществляется в форме различных документов, которые являются основными внемашинными информационными ресурсами, обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений и сопровождают ведение всех бизнес-процессов предприятия. Документационное обеспечение видов работ и функций управления называют документированием.
Документ – определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей, расположенных на материальных носителях и имеющих правовую основу.
Содержащаяся в документах информация бывает повторяющейся, поэтому, с точки зрения принятия решения, одни документы бывают информационно более важными и значимыми, чем другие.
Большое количество разнообразных документов требует их подробной классификация, под которой понимается распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Выделяют большое количество видов документов (порой их количество на предприятии достигает до500), основные из которых представлены в табл. 6.3.
Таблица 6.3 – Основные виды документов внемашинного ИО
Документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, т.к. наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит реквизиты, придающие ему юридический статус.
Совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом образуют систему документации. Существующие системы документации на предприятиях, характерные для внемашинного ИО, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом и не структурированностью потоков документов, дублированием информации в формах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, выполняется унификация и стандартизация документов.
Унификация документации выполняется путем введения единых форм документов, которые позволяют создать единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего формируется унифицированная система документации (УСД).
Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления экономическим объектом.
По уровням управления унифицированные системы документации делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций. УСД на предприятиях сопрягаются с ЕСКК технико-экономической и социальной информации РФ. Системы документации, образующие УСД предприятия включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т.д. На предприятиях документации регламентируется по фазам управления. Например, используется Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации и т.д.
УСД предприятия должна удовлетворять следующим требованиям:
- содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого она предназначена;
- должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
- обеспечить информационную совместимость различных уровней управления предприятием;
- должна содержать перечень разрешенных для использования форм документов – формуляров-образцов, на основе которых разрабатываются формы документов предприятия;
- все документы, входящие в состав УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общероссийских, отраслевых или локальных классификаторов и т.д.
На каждом предприятии для УСД разрабатываются методические и инструктивные материалы по ведению документов, в которых содержатся описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку. Например, в состав методических и инструктивных материалов входят инструкции:
- по заполнению документов данными;
- по контролю достоверности информации в документах;
- по подготовке документов к вводу информации во внутримашинное ИО, в т.ч. по использованию кодовых обозначений;
- по приему и регистрации документов;
- по подготовке данных к корректировке;
- по хранению и уничтожению документов и т.д.
Организация работы с документами на предприятиях возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др., которые обобщенно можно назвать службой делопроизводства. Основной целью такой службы является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по обеспечению документами всех заинтересованных специалистов экономического объекта.
Документы, поступающие на предприятие или формирующиеся в структурных подразделениях, проходят определенные этапы обработки, начиная с регистрации в соответствующих журналах, контроль, продвижение, систематизацию и хранение. Основные операции, образующие непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия, и позволяющий оперативно управлять им, образуют документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи в архив или отправления.
Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов и повышает эффективность управления предприятием.
Основными характеристиками потоков документов являются:
- Объем потока, который определяется количеством документов, проходящим через службу делопроизводства за единицу времени.
- Структура потока, которая определяется разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками.
- Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через службу делопроизводства.
В целом, документооборот на предприятиях и в учреждениях организуется по двум основным контурам – внешнему и внутреннему (см. рис. 6.13).
Рисунок 6.13 – Обобщенная схема документооборота предприятия
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров, заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются, а затем поступают на исполнение.
В процессе функционирования предприятия формируется исходящая документация, содержащая данные для внешних организаций – письма, справки, отчеты, приказы и т.д., которые также передаются по внешнему контуру.
Внутренний контур образует движение документов, созданных на самом предприятии. В процессе документооборота по внутреннему контуру над документами выполняются операции рассмотрения, исполнения, согласования, утверждения, регистрация и т.д.
Все документы (входящие, исходящие, внутренние) в небольших организациях регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. В учреждениях с годовым документооборотом более 100 тыс. документов, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы регистрируются в службе делопроизводства, остальные – в структурных подразделениях.
Организация документооборота выполняется в соответствии с определенными принципами, к которым относятся:
- Прохождение документов должно быть оперативным. Для этого различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно (копирование и раздача копий исполнителям документов).
- Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Возвратные перемещения документов должны быть исключены или ограничены. Сроки пребывания документов в подразделениях должны быть обусловлены необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований.
- Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основными задачами организации документооборота на предприятиях является прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Поэтому для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются оперограммы.
Оперограмма – рациональная маршрутно-технологическая схема движения и обработки основных видов документов.
Назначением оперограмм является:
- организация рациональных маршрутов и этапов обработки документа;
- унификация путей движения документа;
- определение оптимального режима работы с документами.
Оперограммы разрабатываются для входящих, исходящих, внутренних документов, приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан и т.д. (см. табл. 6.4).
Таблица 6.6 – Пример оперограммы
Организация работы с входящими документами.При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность его доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений (неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям).
Первоначальная обработка документов включает выполнение следующих операций:
- фиксируется дата поступления документа;
- если имеется надпись «Срочно», отмечается время получения документа;
- конверты с пометкой «Лично» передаются сотруднику без вскрытия.
В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом сохраняются конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в обязательном порядке.
Главная цель предварительного рассмотрения документов – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. В соответствии с этим выполняется распределение поступающих документов в соответствии с функциями структурных подразделений. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им.
Регистрация документов представляет собой фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
На всех регистрируемых документах обязательно в день поступления в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп.
Документы регистрируются на карточках, представленных на рис. 6.14.
Рисунок 6.14 – Форма регистрационной карточки поступивших документов
Организация работы с исходящими документамивыполняется в следующей последовательности:
1. Составление проекта документа и его изготовление: выполняется исполнителем, который затем передает проект документа и материалы, на основании которых он готовился, руководителю.
2. Согласование, визирование (в необходимых случаях) подписание (утв