Методы активизации выработки альтернатив

 

В настоящее время разработано множество операционных методов, позволяющих лицам и группам максимально использовать их творческие возможности в различных аспектах решения проблем и принятия решений. Эти методы применяются для устранения или уменьшения препятствий творческим действиям. Так же, как и наличие определенной цели в решении конкретных проблем, их использование должно способствовать формированию климата, благоприятного для реализации творческого потенциала в процессе принятии решений.

Основными правилами применения методов, использующих творческий потенциал, являются следующие.

1. Отделение суждений и оценки от выработки идеи. «Способом» прекращения потока идей является критическая оценка определенных идей в процессе их выдвижения. Результатом этого будет сокращение числа предлагаемых идей из-за отрицательной обратной связи в форме критического анализа выдвигаемых идей. Многие коллективные методы использования творческого потенциала включают экзотические «системы наказаний» за попытки оценивать идеи во время периода их разработки. Здесь разделяют периоды выдвижения идей и их оценки. При этом не обязательно, чтобы в каждой из стадий (выдвижения идей и их оценки) принимали участие различные специалисты, поскольку число творческих работников, творческий потенциал организации всегда ограничены.

2. Рассмотрение всех выдвинутых идей. Другой «надежный способ» сокращения потока идей – отказ рассматривать и оценивать некоторые из выдвинутых идей.

Все выдвинутые идеи, даже очевидно неосуществимые, должны рассматриваться в равной степени и оцениваться по единым критериям. Поэтому большинство методов включает в качестве существенного момента определенный способ регистрации всех идей.

Для обеспечения творческого характера деятельности по выдвижению альтернатив необходимо создание комплекса условий. Некоторые из них приведены на рис. 54.

Установление срока для выполнения задания. Продолжительность выполнения определенного задания меняется от ситуации к ситуации. Однако всегда необходимо устанавливать реальные сроки, ограничивая доступное время для выполнения заданий.

Выбор места для творческой работы. Работающие над проблемой не должны отвлекаться и прерывать деятельность по внешним причинам. Необходимо полное сосредоточение на решаемой проблеме. Прием посетителей, телефонные звонки губительны.

 

 

 

Рисунок 54. - Условия для эффективного творчества при выдвижении альтернатив

Использование средств для визуализации и фиксирования выдвинутых идей. Если идеи не зарегистрированы, то они потеряны. Краткосрочная память ограничена по объему. Она способна удерживать и оперировать ограниченным числом фактов, процедур. Поэтому важно использование внешних приспособлений для фиксации и сохранения большого числа идей. Некоторые люди при выдвижении идей работают эффективнее при использовании таких визуальных средств, как макеты, графики и схемы. Внешняя регистрация также позволяет идеям распространяться. При этом увеличиваются шансы создания хорошей идеи или улучшение выдвинутой ранее.

Начало процедуры – выполнение заданий, позволяющих снизить психологическую напряженность. Вначале у членов группы возможны чувство неопределенности, обеспокоенность или неудобство. В этих условиях полезно расслабиться или выполнить предварительную работу, которая поможет справиться с неопределенностью (например, упорядочить документы). Некоторые группы для снятия психологической напряженности успешно использовали физические упражнения и игры.

Откажитесь от работы, когда творческая энергия исчезает. Творческие методы только тогда работают хорошо, когда использующие их менеджеры полны энтузиазма и имеют достаточную мотивацию. Методы прежде всего предназначены для преодоления или снижения препятствий к творчеству. Они могут стимулировать индивидуальный энтузиазм, однако не могут заменить его. Когда энергия снизилась, переходите к следующей фазе или заканчивайте работу.

Все методы творческого потенциала опираются на два основных подхода:

1) полный и систематический анализ проблемы;

2) поощрение свободного потока мыслей и соединение ранее не связанных идей.

Некоторые методы в большей мере базируются на одном из подходов, основа многих других – комбинация обоих подходов. Различия и общность между методами становятся ясными при рассмотрении конкретных примеров.

Аналитические методы

Составление списка свойств. Этот метод, по существу, очень прост. Он наиболее полезен в ситуациях, когда менеджеры заботятся о развитии основных идей, о побочных результатах производства существующего изделия или о расширении ассортимента изделий.

В начале применения метода нужно определить и выбрать главные признаки проблемы, объекта для рассмотрения. Для материального изделия это могли быть такие показатели, как размер, вес, форма, стоимость, цена и цвет. Каждый из этих признаков, в свою очередь, изменяется максимально возможным числом способов. Каждое изменение и комбинация измененных признаков создают потенциально новое изделие или идею. Когда все возможные комбинации были внесены в список, они затем могут быть подвергнуты оценке и обсуждению по любым заранее выбранным критериям (рис. 55).

Идея этого метода состоит в том, что при анализе проблемных ситуаций в целом, мы стремимся работать на высоком уровне обобщения. Разделение проблем на их составляющие, анализ конкретных характеристик позволяет избегать стереотипных ограничений и повторно комбинировать наши идеи в более богатые картины.

Консультанту необходимо предложить новые идеи для расширения производства и реализации авторучек. После обсуждения со специалистами организации выяснено, что главные признаки авторучек – это качество, цвет, размер, форма, цена, долговечность. Применение рассматриваемого метода включает следующие шаги (см. табл. 8).

 

Таблица 8. - Матрица признаков и альтернатив

 

№	Признаки	Значение признака
п/п		А	Б	С	Д	Е
	Качество (балл)
	Цвет	Белый	Черный	Фиолетовый	Красный	Синий
	Размер (мм)
	Форма	Цилиндр	Трех­гран­ник	Элипс	Перо «птицы»	Комбини­рованная
	Цена (руб.)		2,5	3,6	7,8
	Срок службы (мес.)

Потенциальные изделия:

1 – 1А, 2С, 3В, 4С, 5Д, 6Д;

2 – 1Е, 2Е, 3Д, 4Д, 5С, 6В;

3 – и т.д.

 

 

Рисунок 55. - Основные этапы применения метода и составления списка свойств

 

1. Создание диапазона значений для каждого признака. В таблице приведено по пять альтернатив – от А до Е.

2. Создание списка из различных потенциальных изделий путем комбинации значений рассмотренных признаков.

3. Из потенциальных изделий, число которых может быть достаточно велико, выбираем возможное новое изделие.

 

Методы, способствующие творческому мышлению

 

Некоторые методы разработаны специально для помощи ЛПР в процессе размышления и исследования новых связей.

Метод аналогии. Чтобы исследовать ситуацию и получить новое ее понимание, полезно рассмотреть аналогичные обстоятельства или ситуации. Возможно множество аналогий (рис. 56).

 

 

 

Рисунок 56. - Типы аналогий

 

1. Персональная аналогия: ЛПР пытается выявить сходство анализируемой ситуации и другой ситуации, уже имевшей место в его личной практике.

2. Прямая аналогия: сравнение с подобными ситуациями, где с большей вероятностью может быть обнаружено прямое подобие, чем может быть замечено в непосредственной проблеме.

3. Символическая аналогия: представление о характеристиках проблемы как о некотором объекте типа дерева или животного. Попытка описывать проблему в терминах новых характеристик может дать новое ее понимание.

4. Воображаемая аналогия: фантазирование о решении проблемы и затем разработка «рабочей модели» этого фантастического решения.

Промежуточное звено невозможно. Обычная реакция на обнаружение того, что предлагаемое решение не работает – это отказ от него и попытка идти другим маршрутом. Один из путей выхода из данной ситуации состоит в выяснении возможности и осуществлении действий, благодаря которым «невозможное» решение могло бы быть превращено в возможное.

Групповые методы

 

Группы при правильной организации их деятельности могут быть особенно эффективны при решении творческих задач. В настоящее время разработано много групповых методов решения творческих задач. Некоторые из них рассмотрены ниже (рис. 57).

«Мозговой штурм». Это метод наиболее хорошо известен из всех групповых методов использования творческого потенциала. Однако этот метод, имеющий очень ясные и точные руководящие принципы, стал связываться с любым общим неструктурированным заседанием или обсуждением идей. На первый взгляд, «мозговой штурм» применим для решения очень широкого диапазона проблем. Однако он особенно полезен в диагностике ситуаций и выдвижении альтернатив. Этот метод менее эффективен в ситуациях, где группы неоднородны, состоят из экспертов в различных областях. Основные этапы применения метода «мозгового штурма»:

 

Рисунок 57. - Групповые методы решения творческих задач

1. Для работы формируется малая группа, желательно не более восьми человек.

2. Для координации деятельности группы выбирается председатель. Задача секретаря заключается в том, чтобы все выдвинутые идеи были зарегистрированы.

3. Все члены группы знакомятся с ситуацией.

4. Руководитель группы дает краткий комментарий и сообщает цель работы.

5. В результате индивидуальной работы члены группы выдвигают максимальное число идей в ограниченное время (обычно полчаса).

6. Все идеи должны быть зарегистрированы.

7. Поощряется использование (не копирование) идей других членов группы.

8. Обсуждение или критика выдвигаемых идей не допускаются. Это правило особенно важно в ситуациях «мозгового штурма», где очень легко показать неодобрение устными или невербальными средствами.

9. После завершения стадии выдвижения альтернатив происходит их обсуждение и оценка. При этом возможно выдвижение новых идей, которые могут представлять собой комбинации, обобщения ранее выдвинутых идей либо абсолютно новые идеи.

Ключевой фазой в методе «мозгового штурма» является письменная фиксация индивидуально выдвигаемых идей. Здесь каждый участник по отдельности записывает свои идеи на бумаге вместо их внесения в общий список. В распоряжении группы находится дополнительный список, содержащий несколько идей, предложенных руководителем до начала заседания группы. Если у члена группы иссякают идеи, он обменивает свой список на общий и продолжает записывать идеи в новом списке. Таким образом, участники будут стимулироваться идеями, которые они приобретают из общего списка. Это позволит концентрироваться на выдвижении идей и не отвлекаться на беседы, а также ослабит влияние одних членов группы на других.

Метод Гордона имеет много общего с «мозговым штурмом» и обобщает его. В этом случае применяют почти те же правила. Однако здесь только лидер группы до обсуждения знает точный характер проблемы. Это ограничение препятствует группе достичь решения слишком рано. Потенциальная опасность при применении «мозгового штурма» состоит в том, что участник может прийти к мысли и поверить, что идея, которая им выдвинута, является идеальным решением проблемы и прекратить дальнейшее выдвижение идей. Этого не происходит в том случае, если только лидер знает истинный характер проблемы. Лидер ответственен за начало общего обсуждения широкого контекста проблемы. Далее он конкретизирует проблему. Ясно, что успех этого метода сильно зависит от личных качеств лидера.

Номинальный групповой метод. Этот метод был развит при попытке преодолеть некоторую предвзятость, которая является результатом социальных процессов в пределах групп «мозгового штурма». Он отличается от других групповых методов тем, что стадия оценки индивидуально выдвинутых идей регламентирована более детально. Номинальный групповой метод включает следующие основные стадии.

1. Члены создают независимые списки идей.

2. Каждый член группы описывает одну из своих идей всей группе.

3. Как только все идеи вносятся в список, они обсуждаются и оцениваются группой.

4. Для достижения конечного решения члены группы голосуют по отдельности за каждую из выдвинутых идей.

Метод принудительных связей. Этот метод основан на установлении взаимоотношений между, на первый взгляд, не связанными друг с другом объектами или идеями. Этот метод основан на связи идей, но степень свободы ограничена рассматриваемыми объектами, которые обычно выбираются произвольно. Часто участники обсуждения обращаются в те области, которые они никогда прежде не рассматривали.

Метод принудительных связей является особенно полезным в ситуациях, где ищутся новые применения существующих изделий или услуг. Один объект существует, другой выбирается совершенно произвольно или из списка. Участников затем просят найти все возможные связи установленного объекта с объектом, выбранным произвольно. «Принуждение» таких взаимосвязей может вести ко многим новым и оригинальным идеям. Например, имеется большое число заготовок для изготовления изделий, которые в настоящее время сняты с производства. Необходимо выявить максимальное число вариантов эффективного использования таких заготовок.

Морфологический анализ – это систематическое выведение всех возможных решений из структуры поставленной проблемы. Морфология – исследование формы или структуры изучаемого объекта. Метод был разработан швейцарским астрономом Ф. Цвикки, основные этапы его применения приведены ниже.

1. Точная формулировка решаемой проблемы.

2. Точное определение класса изучаемых свойств и выявление основных параметров, от которых зависит решение проблемы. Изучение указанных параметров.

3. Выявление и изучение всех независимых и неприводимых свойств, которыми обладает каждый из параметров. Получение матрицы, имеющей n строк, по одной строке для каждого параметра. Число элементов в строке m определяется числом свойств соответствующего параметра.

4. Если в каждой строке матрицы выделить по одному элементу и их соединить, то получим цепочки – варианты решения проблемы.

5. Система матриц образует морфологический ящик.

6. Важным требованием применения данного метода является то, что только после построения всех возможных цепочек допустима оценка отдельного решения.

7. Заключительный шаг – выбор наиболее желательных решений.

Индивидуальные и групповые методы. «Мозговой штурм» и другие методы предназначены прежде всего для использования в малых группах. Очевидное преимущество указанных методов состоит в том, что участники в процессе работы развивают и пользуются идеями коллег.

Надежность методов. Существует значительная опасность того, что менеджеры могут видеть в использовании рассмотренных методов «ответ» на проблему творческого потенциала. Менеджеры могут ограничиться только этим инструментальным уровнем без понимания сути проблемы. Опасности такого подхода очевидны. ЛПР могут свести проблему наращивания и эффективного использования творческого потенциала только к применению конкретного метода или инструмента. Это гораздо проще, чем признание потребности быть творческими всегда. Методы быстро станут частью установившейся практики, тем, что скорее терпят, чем наслаждаются. При этом их эффективность снижается.

Методы творческого потенциала, включая рассмотренные выше, должны использоваться с применением систем контроля и вознаграждения. Эти системы содействуют выработке идей, особенно в сочетании со стилем управления, где новшества и творческий потенциал ожидаются и поощряются. В таких условиях методы будут использоваться эффективно и избирательно, станут надежным средством для удовлетворения творческих потребностей.

Мотивация. Определение и формулировка проблем, и особенно выработка диапазона альтернативных решений, требуют творческого подхода. Такой подход должен быть согласован с более аналитическими процессами обоснования целей и оценки. Для мотивации деятельности по выработке альтернатив целесообразно ослабить воздействие факторов, ограничивающих творческую деятельность. Для этого необходимо избегать:

1) чрезмерного упора на производительность за счет эффективности деятельности;

2) разделения ролей на творческие и нетворческие;

3) нетворческих руководителей, имеющих низкие ожидания от подчиненных.

Еще более важно поощрять развитие творческого поведения, применяя благосклонный стиль руководства и развивая вознаграждение и системы контроля, которые:

1) связывают вознаграждение с выполнением задачи;

2) устанавливают высокие стандарты производительности;

3) вознаграждают совместные действия;

4) поощряют адаптацию и изменение.