Лекция № 2

Раздел 1. Информационные технологии и информационные системы

Лекция № 1

Тема 1.1. Основные сведения об информационных технологиях.

Введение. Данные и информация. Основные понятия, термины и определения информационных технологий. Компоненты информационной технологии. Понятия технической среды, программной среды, предметной среды, методической среды. Современные виды информационного обслуживания.

Тема 1.2.Информационные системы в офисе и дома.

Основные сведения об информационных системах. Организации и информационные системы. Меняющаяся роль информационных систем. Типы систем. Современные системы «интеллектуальное здание».

Основные сведения об информационных технологиях

Данные– это зарегистрированные сигналы любой физической природы, но чтобы они стали информацией, нужен еще и метод для их восприятия.

Информация образуется в момент взаимодействия данных и адекватных им методов.

Информация – это динамический продукт взаимодействия данных и адекватных им методов.

Содержание первоначального понятия "технология" включает:

· во-первых, процесс обработки и преобразования, в результате которого получается готовая продукция;

· во-вторых, нормативную сторону этого процесса, определяющую как и что надо делать, чтобы реализовались необходимые процессы преобразования.

Технология (технологический процесс) характеризуется следующими тремя признаками:

1) разделение процесса на взаимосвязанные этапы;

2) координированное и поэтапное выполнение действий, направленных на достижение искомого результата (цели);

3) однозначность выполнения включенных в технологию процедур и операций, что является непременным и решающим условием достижения результатов, адекватных поставленной цели.

Информационные технологии (ИТ) – это комплексные процессы создания, сохранения, накопления, обработки, представления, передачи и использования информации с помощью различных методов и средств.

Они характеризуются средой, в которой осуществляются, и компонентами, которые они содержат (рис. 1):

Рис. 1. Компоненты информационной технологии

 

· техническая среда (технические средства обеспечения информационных технологий);

· программная среда (программные средства для реализации информационных технологий);

· предметная среда (содержание конкретной предметной области, т.е. та информация, которую мы обрабатываем);

· методическая среда (инструкции, правила использования, порядок действий и др.).

 

 

 

Раздел 2. Автоматизация деятельности в офисе и доме

Тема 2.1. Основные сведения об автоматизации работ.

Автоматизированные, ручные, автоматические информационные технологии. Автоматизированное рабочее место. Уровни автоматизации. Автоматизация офисных работ: «фронтофисные» и «бекофисные» технологии.

 

По степени автоматизации можно выделить ручные, автоматизированные и автоматические информационные технологии.

Ручные информационные технологии – технологии, в которых все процедуры по сбору, обработке и передаче информации осуществляются вручную.

Автоматизированные информационные технологии – технологии, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека, процедуры по сбору, обработке и передаче информации могут осуществляться автоматически.

Автоматические информационные технологии реализуются в виде полностью автоматических информационных систем, где все процедуры сбора, передачи, обработки информации, выработка управляющих воздействий осуществляются автоматически. Обычно такие технологии используются в производственных системах.

В настоящее время информационные технологии, применяемые для решения управленческих задач на предприятиях сервиса и туризма, – автоматизированные.

Автоматизированное рабочее место– индивидуальный комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста.

Вся совокупность АИТ, АРМ и информационных потоков конкретного предприятия, учреждения или организации составляет автоматизированную информационную систему (АИС) этой организационно-хозяйственной структуры:

АИТ + АРМ = АИС.

Система –набор взаимосвязанных компонентов, которые должны работать вместе, чтобы достигнуть некоторой общей цели.

С точки зрения выполнения организационной функции, информационной системе можно дать следующее определение: это взаимосвязанные компоненты, работающие вместе, чтобы собирать, обрабатывать, хранить и распространять информацию, поддерживать принятие решений, координацию, управление, анализ и визуализацию в организации.

С технической точки зрения определение информационной системы будет выглядеть следующим образом: информационная система– сочетание технического оборудования, программного обеспечения, процедур, документации, форм и персо­нала, ответственного за ввод, движение, управление и представления дан­ных и информации. Фактически это набор взаимосвязанных средств для решения каких-то задач.

Офисные работы разнообразны: разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламе и презентациях и т. д.

Если классифицировать офисные работы с точки зрения направления работ, то технологии работы в любом офисе делятся:

1) на фронтофисные (FrontOffice);

2) бэкофисные (BackOffice).

Первые направлены на обслуживание клиента, вторые – на внутреннюю жизнь компании, ее партнеров.

Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классификация.

1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телефон, копир, факс) для передачи и размножения документов.

2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки документов с использованием стандартных офисных программ(пакета программ Microsoft Office).

3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах.

4 уровень. Использование локальной сети для связи между компьютерами и доступа к документам.

5 уровень. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т. д.

6 уровень. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации.

7 уровень. Использование выделенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса.

Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специальное ПО – так называемые системы управления документами (СУД).

В качестве программ для работы с электронной почтой используются программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.

Для создания презентаций продукции широко используется программа Microsoft PowerPoint.