Адресат

Гриф ограничения доступа к документу

Место составления или издания документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поис­ковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа мо­жет дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др. На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и ре­гистрационного номера обозначается следующим образом;

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:На № 05-13/36 от 04.03.2000. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа,

Реквизит используется только на общих бланках, на бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указывать­ся, если название территории входит в наименование организации. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург»,

Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершен­но секретно*, «Особой важности» (если документ содержит государ­ственную тайну), «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, пред­назначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физиче­ское лицо. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна со­ответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т, п.);

название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной масти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным кор­респондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию или структурное под­разделение их наименования указывают в именительном падеже, поч­товый адрес отделяют от наименования организации дополнитель­ным межстрочным интервалом. Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, наименование организации и инициалы и фамилию отправителя. Инициалы проставляются перед фамилией. При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

15. Гриф утверждения документа

Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы, плановые и отчетные документы, некоторые финансовые (сметы), некоторые акты.

Документ может утверждаться: должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решений по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; коллегиальным органом или изданием распорядительного документа.