Перечень документов СМК.
Перечень документов СМК
Варианты оформления матрицы ответственности.
Таблица 1.
| Процесс (элемент процесса) | Руководит | Проверяет | Исполняет | Участвует | Информируется |
| Подготовка плана внутреннего аудита | Ведущий аудитор (Иванов И.И.) | Ген. директор (Петров П.П.) | Ведущий аудитор (Иванов И.И.) | Внутренние аудиторы Сидоров С.С., Воробьев В.В.) | Все руководители подразделений, участвующих в аудите |
Таблица 2.
| Процесс (элемент процесса) | Ген. директор | 1 Зам | 2 Зам | Гл. бух. | Руководитель 1 стр. подр. | … | Рук. N стр. подр. | Менеджер X | Примечание |
| И | О | У |
Где О - отвечает, У – участвует, И – получает информацию по результатам выполнения.
Существуют различные мнения относительно того, что в матрице ответственности следует указывать Ф.И.О. или должности лиц, для которых определяется ответственность. Например, почти все немецкие органы по сертификации считают, что должны указываться только должности, британские - в основном только Ф.И.О., российские - по-разному. Указание Ф.И.О., безусловно, имеет более сильное влияние, однако при смене персонала необходимо отслеживать и изменения в документации.
И диаграммы процессов, и матрицы ответственности могут присутствовать только в той документации, которая предназначена для персонала, способного воспринимать системное и графическое представление. Как правило, это руководители различных уровней и квалифицированные специалисты. Если рядовые исполнители не в состоянии охватить системное представление диаграммы и матрицы и если в задачах организации (подразделения) не ставится обучение таких сотрудников пониманию графического представления документации, то инструкция для них должна быть выполнена в доступном для них формате (как правило, текст «делай раз, два, три...»).
Перечень обязательной документации СМК приведен в таблице 3. Документы СМК (может быть, за исключением записей) управляют теми или иными процессами СМК. Например, «Порядок проведения анализа удовлетворенности потребителя», «Порядок контроля качества в отношении поставщиков» - это не что иное, как нормативная документация, устанавливающая порядок выполнения процесса «анализа удовлетворенности потребителя», «контроля качества в отношении поставщиков» и т.д.
Таблица 3.
| № п/ п | Документ |
| 1. | Руководство по качеству, включающее в себя полностью или в виде ссылки следующие виды документов: |
| 1.1. | реализация требований IS0 9001:2008 |
| 1.2. | концепция развития организации; |
| 1.3. | политика организации в области качества; |
| 1.4. | цели организации в области качества; |
| 1.5. | цели в области качества (по уровням: службы, подразделения, процессы) |
| 1.6. | планы качества; |
| 1.7. | организационные диаграммы; |
| 1.8. | взаимосвязь процессов; |
| 1.9. | описания процессов; |
| 1.10. | нормативно-техническая документация [спецификации]; |
| 1.11. | документированные процедуры; |
| 1.12. | методологические, рабочие и контрольные инструкции; |
| 1.13. | документы, содержащие описание внутреннего взаимодействия (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции); |
| 1.14. | рабочие графики, планы; |
| 1.15. | список одобренных поставщиков и субподрядчиков; |
| 1.16. | испытательные и инспекционные планы; |
| 1.17. | записи о качестве; |
| 1.18. | реестр документов СМК; |
| 1.19. | реестр форм записей о качестве. |
| 2. | Документированные процедуры СМК, в том числе: |
| 2.1. | Порядок управления документацией; |
| 2.2. | Порядок управления записями о качестве; |
| 2 .3 . | Порядок планирования, подготовки и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества; |
| 2.4. | Порядок управления несоответствиями; |
| 2.5. | Порядок проведения корректирующих действий; |
| 2.6. | Порядок проведения предупреждающих действий. |
| 3. | Методологические, рабочие и контрольные инструкции, включая: |
| 3.1. | Порядок проведения анализа удовлетворенности потребителя; |
| 3.2. | Порядок оценки, выбора, допуска и управления в отношении поставщиков комплектующих и материалов; |
| 3.3. | Порядок оценки, выбора, допуска и управления в отношении субподрядчиков; |
| 3.4. | порядок планирования основной деятельности; |
| 3.5. | порядок контроля качества деятельности и продукции; |
| 3.6. | порядок контроля качества в отношении поставщиков; |
| 3.7. | порядок контроля качества в отношении субподрядчиков; |
| 3.8. | рабочие инструкции исполнителей. |
| 4. | Формы записей о качестве, среди них: |
| 4.1. | данные о проведении анализа со стороны руководства; |
| 4.2. | данные об образовании, обучении, навыках и опыте персонала; |
| 4.3. | данные, свидетельствующие о том, что процессы и продукция отвечают требованиям; |
| 4.4. | результаты анализа требований к продукции и процессам и действий, являющихся следствием этого анализа; |
| 4.5. | входные данные проектирования; |
| 4.6. | результаты анализа проектирования и необходимых для этого мероприятий; |
| 4.7. | результаты верификации (подтверждения) проектирования и необходимых для этого мероприятий; |
| 4.8. | результаты утверждения (валидации) проектирования и необходимых для этого мероприятий; |
| 4.9. | результаты анализа изменений проектирования и необходимых для этого мероприятий; |
| 4.10. | результаты оценок поставщиков и лю6ых мероприятий, возникающих вследствие этих оценок; |
| 4.11. | утверждение правильности процессов, в которых выходные результаты не могут быть проверены последующим контролем или измерением; |
| 4.12. | Уникальная идентификация документов продукции и работ, при наличии требования по идентификации; |
| 4.13. | случаи потери, повреждения или признания непригодной собственности потребителя; |
| 4.14. | база, используемая для калибровки или проверки измерительного оборудования, в случае отсутствия международных или национальных измерительных стандартов |
| 4.15. | утверждение предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что измерительное оборудование не соответствует требованиям; |
| 4.16. | результаты калибровки и верификации (поверки) измерительного оборудования; |
| 4.17. | результаты внутренних аудитов и последующих мероприятий; |
| 4.18. | свидетельства соответствия критериям приемки документации и продукции; |
| 4.19. | данные о характере несоответствий и предпринятых последующих действиях; |
| 4.20. | результаты предпринятых корректирующих действий; |
| 4.21. | результаты предпринятых предупреждающих действий. |
B зависимости от области применения, в рамках организации различают несколько уровней документации СМК. Если документация регламентирует деятельность в области качества для организации в целом, она относится к документации 1-го уровня, если для нескольких подразделений - 2 уровня, одного подразделения (службы) - 3 уровня, части подразделения - 4 уровня, группы исполнителей - 5 уровня, одного исполнителя - 6 уровня.
Наиболее характерными видами документов в области качества являются: стандарт предприятия (СТП), процедура, методика, инструкция, программа (план) обеспечения качества, текущая документация (записи).
Стандарт nредnриятия (СТП) в системе качества - документ, устанавливаюпzий правила, порядок, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности. Разработка СТП целесообразна в тех случаях, когда деятельность носит повторяющийся (регулярный) и устоявшийся характер и когда регламентации подлежит деятельность в области качества, выполняемая несколькими подразделениями предприятия.
Важно отметить, что СТП является традиционным для отечественной практики видом внутреннего документа по качеству, что позволяет предприятию в привычной для него форме регламентировать деятельность в системе качества.
Процедура в системе качества - документ, устанавливающий порядок (последовательность) осуществления деятельности в системе качества.
Процедуры оформляются в виде стандарта предприятия, включаются в Руководство по качеству (на больших и средних предприятиях в Руководство включаются не сами процедуры, а только их перечень) или вьшускаются в форме самостоятельного документа.
Методика в системе качесгва - документ, устанавливающий один или несколько способов достижения соответствия в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей главным образом последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: «Как (каким образом) делать?»
Инструкция по качеству - документ, характеризующий действия в системе качества, которые следует выполнить. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций и др.) носят, как правило, более детализированный, чем процедуры, характер. Примером рабочих инструкций по качеству могут служить: «Составление отчета по результатам внутреннего аудита», «Подготовка к работе контрольно-измерительного средства».
Инструкции, как и другие документы системы качества, являются контролируемыми документами.
Программакачества - документ, регламентирующий конкретньre меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности, относящейся к специфической продукции, проекту или контракту.
Каждая программа качества направлена на выполнение конкретных требований по качеству в установленные сроки. Особенно необходимы программы качества при создании новой продукции или процесса, а также при внесении существенных изменений в уже выпускаемую продукцию или действующий процесс.
Текущая документация (записи) - рабочие документы, отражающие действия руководства и исполнителей по обеспечению качества продукции (услуг). Это могут быть приказы, указания, распоряжения, отчеты, протоколы согласования, совещаний, данные о персонале, о состоянии продукции и др.