Оформление документации

Лекция 7.

Системы качества.

Его зрелости и качества.

Рис.12. Стратегия улучшения процесса в зависимости от

Первая и вторая стратегии могут применяться для решения следующих задач.

1. Улучшение отдельных показателей или комплекса показателей процесса.

2. Повышение управляемости и уменьшение вариабельности процесса.

3. Улучшение гибкости процесса.

4. Сокращение длительности и стоимости процесса.

 

При этом могут использоваться следующие направления.

1. Обучение и улучшение мотивации персонала, улучшение условий труда.

2. Совершенствование продукции, процессов ее изготовления, контроля, эксплуатации.

3. Совершенствование средств производства, методов их обслуживания.

4. Совершенствование, в том числе упрощение процессов: исключение бюрократии, ненужных действий, оптимизация управления.

5. Мониторинг, улучшение информационного обеспечения.

6. Ориентация на потребителя, взаимовыгодные отношения с поставщиками и др.

Третья стратегия применяется для комплексного и существенного улучшения основных бизнес-процессов в организации. B качестве основного при этом ис­пользуется метод реинжиниринга - переход от функциональной к процессной структуре организации. Это позволяет устранить функциональные барьеры для сквозных процессов, оптимизировать расходы, длительность процес­сов, повысить эффективность управления, процессов и организации в целом.

Эффективность улучшений оценивается с помощью мониторинга процессов, самопроверки, внутреннего аудита. По их результатам принимаются решения о необходимости корректирующих и предупреждающих действий. 3атем цикл повторяется.

Корректирующие и предупреждающие действия обсуждаются на еженедельных оперативных совещаниях с участием владельца процесса, функциональных менеджеров. Ежеквартально под председательством заместителя генерального директора по качеству проводятся расширенные совещания с руководителями подразделений, владельцами ключевых процессов, где рассматриваются результаты и показатели этих процессов, планируются мероприятия по их улучшению. Протоколы всех сове­щаний и планы мероприятий оформляются, хранятся и контролируются.

Управление деятельностью (детализация) по отдельным эта­пам жизненного цикла при необходимости регламентируется ин­струкциями (такими, как инструкции по хранению, этапам кон­трактной работы, размещению и т.д.). Оформление нормативной документации целесообразно проводить с использованием диа­грамм процессов (flow-chart) и таблиц, включая матрицы ответст­венности. К диаграммам и матрицам могут быть добавлены тек­стовые комментарии. Такое оформление значительно снижает объем документа и сокращает затраты (временные прежде всего) на его восприятие. Матрица ответственности используется в до­кументах различных уровней (в том числе и системных) и может быть оформлена самым разнообразным способом, например как показано в таблицах 1,2.