Тема Юридическое значение документа

Вопросы для контроля

 

1. Какие составляющие содержит в себе текст большинства документов?

2. Укажите специфические черты изложения официально-делового стиля.

3. Какой порядок адресования документа и каковы составные части адресата (получателя)?

4. Какие требования предъявляются к тексту и заголовку документа?

5. Какие документы можно составлять без заголовка?

6. Как разрешить ситуацию, если письмо необходимо разослать более чем четырем адресатам?

7. Какой порядок оформления приложений к документу?

8. Составные элементы и порядок оформления реквизитов: дата, индекс, ссылка на дату и индекс входящего документа. Приведите примеры.

9. Охарактеризуйте понятие «подпись документа».

10. Как располагаются подписи, если документ подписывают несколько лиц одной должности; разных должностей?

11. Как ставится оттиск печати на документе?

12. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документа? Из чего оно состоит, где располагается, на каком экземпляре проставляется? Дайте определение этому реквизиту и приведите пример.

13. Как оформляется внешнее согласование документа? Приведите примеры.

14. Как оформляется «гриф утверждение», если документ утверждается каким-либо распорядительным актом (например, приказом)? Приведите пример.

15. Объясните назначение реквизита «резолюция». Его составные элементы, где он располагается?

16. Какие отметки и где проставляются на документах во время работы с ним?

17.В соответствии с каким правовым документом размещают реквизит «Государственный герб РФ» на бланке организации?

 

1.Понятие юридического значения документа
2.Юридически значимые реквизиты документа
3.Юридическое значение электронного документа
4.Заверение копий документов

 

1.Юридическое значение - это свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их
оформление может привести к тому, что документ не будет
иметь юридического значения (например, нет подписи или да-
ты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об
исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудно-
стям в работе с документом, но не повлияет на его юридиче-
скую силу.

2. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое
значение документов, являются:

· наименование организации (должностного лица) — автора до-
кумента;

· наименование вида документа;

· дата документа;

· регистрационный номер;

· гриф утверждения документа;

· текст;

· подпись;

· печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.
Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на
себя ответственность:

· за все возможные последствия исполнения (введения в дейст-
вие) документа.

· за достоверность документа.

Право подписи предоставляется определенным липам и может
быть закреплено:

· в уставе предприятия:

· в положении о предприятии (о структурном подразделении);

· в инструкции по делопроизводству;

· в должностной инструкции работника;

· в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его замес-
тители.

Документы структурных подразделений подписывают их руко-
водители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие ра-
ботники, например ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необ-
ходимости — на других экземплярах, например при заключе-
нии договора.

Дата документа - один из важнейших реквизитов документа.
Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать - юридически значимый реквизит и применяется в
целях заверения подписи должностного лица на наиболее важ-
ных (или финансовых) документах.
Печать свидетельствует:

· о принадлежности документа к указанной на печати организации

· о подлинности документа.

Печать проставляется на документах, издание которых влечет
за собой:

· какие-либо правовые последствия, например создание, реорга-
низацию предприятия;

· материальные последствия, например передачу материальных
ценностей, удостоверение права организации или отдельного
лица на что-либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юри-
дическое значение только с момента их утверждения руководи-
телем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения — это реквизит официального документа, при-
дающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Обязательному утверждению подлежат:

· уставы, положения о предприятиях (филиалах);

· штатные расписания;

· акты проверок, акты приема-передачи;

· должностные инструкции;

· сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией
подлинности документа. Он свидетельствует о том, что доку-
мент прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем са-
мым является официальным документом предприятия.

3. Для придания юридического значения электронному документу
используется электронная цифровая подпись.
Электронный документ признается юридически значимым
только при положительном результате проверки подлинности
электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного
документа, предназначенный для защиты данного электронно-
го документа от подделки, полученный в результате крипто-
графического преобразования информации с использованием
закрытого ключа электронной цифровой подписи и позво-
ляющий идентифицировать владельца сертификата ключа под-
писи, а также установить отсутствие искажения информации в
электронном документе.

ЭПП в электронном документе равнозначна собственноручной
подписи в документе на бумажном носителе при соблюдений
следующих условий:

· сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим цен-
тром действует в момент подписания электронного документа;

· подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в

электронном документе;

· электронная цифровая подпись используется в соответствии со
сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Благодаря этой технологии получается электронный документ:

 

· имеющий юридическое значение;

· подтверждающий авторство документа;

· подтверждающий отсутствие искажения информации в доку-
менте.

4. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое

значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении
копии", который содержит:

· заверительную надпись "Верно";

· должность лица, заверившего копию;

· его подпись;

· дату заверения;

· печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение проводится самим предприятием или при необхо-
димости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по со-
глашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться
электронной цифровой подписью должностного лица.
Предприятиям разрешается заверять:

· копии документов, представляемых гражданами при приеме на
работу, учебу;

· копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются:

· руководителем организации;

· должностным лицом (начальником отдела кадров).