Требования к изготовлению документов.
Бланки документов.
Форматы бумаги.
В соответствии с ГОСТ 9327-60 " Бумага. Потребительские форматы" стандартные форматы обязательны в нашей стране. Эти форматы приняты и в ИСО.
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО( 841мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам.
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 ( 2010х 297) А5 (148х210)
Отдельные виды документов содержащие таблицы и графики оформляются на формате А3 (297х 420).
Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для организации создаются 3 вида бланков:
• Для писем.
• Общий бланк.
• Бланк конкретного вида документа.
Бланк письма – могут быть размещены реквизиты: 01(02 или 03),04,05,06,08,09. При необходимости: 11,12,13,14,15,17,18,19,20.
На бланке для писем наименование вида документа не указывается.
Общий бланк – реквизиты 01(02 или 03),08,11,14. Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов.
Бланк конкретного вида документа – ( кроме письма) включает реквизиты: 01(02 ил 03), 08,10,14. При необходимости 11, 12,13,18,19. Эти бланки создают если в организации применяется большое количество документов этих видов.
Гербовые бланки. Могут создаваться только типографским способом, в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Расположение Реквизитов предусмотрено стандартам в двух вариантах: продольном и угловом.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга полтора - два интервала. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервала. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита кроме текста- 28 знаков.
Текст документа на бланках А4 печатают через 1,5 интервала; на бланке А5 через 1 интервал.
• От границы левого поля:
• Заголовок к тексту.
• Текст без абзацев.
• Отметка о наличии приложений.
• Фамилия исполнителя, номер его телефона.
• Отметка в исполнении документа и направлении его в дело.
• Наименование должности в реквизите, подпись.
• Гриф согласования.
• Заверительная надпись " верно".
• Слово "примечания".
• Слова " ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ".
• Отступив 5 печатных знаков печатают начало абзацев.
• Отступив 32 печатных знака реквизит "адресат".
• Отступив 40 печатных знаков реквизиты: гриф ограничения к доступу к документу и гриф утверждение.
• Отступив 48 печатных знаков печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите " подпись".