БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ СУБД ACCESS

База данных включает различные объекты для ввода, хранения и управ­ления данными. Перечислим основные объекты базы данных в Microsoft Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Рассмотрим каждый из перечисленных объектов в отдельности.

Вся информация в Microsoft Access хранится в таблицах.

Таблица - это основной объект базы данных, который предназначен для хранения информации. Все другие объекты зависят от таблиц.

Форма позволяет отобразить информацию из одной записи более наглядно. Хотя форма содержит те же поля, что и запись таблицы, но информация о конкретной записи таблицы расположена в форме на отдельной странице. Та­кое представление информации облегчает её восприятие. Многие предпочи­тают использовать формы для просмотра и ввода данных, так как при этом легче сосредоточиться на конкретной информации. Заметим, что форма также представима и в табличном виде, то есть существует возможность отобразить на одном бланке информацию о нескольких записях.

Форма - это объект базы данных, который предназначен для ввода или просмотра данных на экране. Другими словами, форма - средство ото­бражения данных на экране и управления ими.

Запросы предназначены для получения информации, которую пользовате­ли ввели в таблицы либо непосредственно, либо при помощи формы. Access позволяет осуществлять поиск по достаточно сложным критериям. При ис­пользовании запроса принцип действия таков: Вы спрашиваете, Access отве­чает. Фактически, данные, которые выберет для Вас Access (говорят, резуль­тат запроса) представимы в виде, аналогичной таблице.

Запрос - это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем условий.

Для печати необходимой информации, как правило, используются отче­ты. В отчетах можно сортировать, группировать данные, определять итого­вые значения, а также придавать отчету более привлекательный вид.

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода данных на печать. Другими словами, отчет - средство отображения данных при выводе на печать.

Макросы – это объекты БД, предназначенные для автоматизации выполнения конкретных повторяющихся опера­ций баз данных без программирования.

Модули – это объекты БД, содержащие программы на язы­ке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения баз данных.

Таблицы, формы, отчеты можно создавать: автоматически, вручную (в режиме конструктора) или при помощи Мастера

Конструктор - это режим определения свойств и структуры объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конст­руктор имеет свое окно.

Мастер - это средство Microsoft Access, которое на основе указаний пользователя создает объект базы данных (таблицу, запрос, форму, отчет и т.д.). Работа Мастера состоит, как правило, из нескольких этапов (в дальней­шем будем называть их шагами). На каждом шаге Мастер задает пользовате­лю ключевые вопросы и в соответствии с ответами выполняет построение требуемого объекта. При желании можно вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный шаг.

 

Лекция 2. Открытее, редактирование и модификация таблиц