Интегрированный пакет программ Microsoft Office

Назначение и состав интегрированных офисных пакетов.

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов - так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций электронной почты и некоторых других программных средств. большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций — создания и обработки данных обусловлены наличием трех основных видов информации: числовой, текстовой, графической. Для хранения информации чаще всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды в единое целое. Кроме того, большое развитие получили резервы звуковой и видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных, общей отличительной чертой, позволяющей определять набор программ в интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих впакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложения ми одного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя, Главную часть любого офисного пакета составляют следующие программы:

Текстовый редактор; Редактор таблиц; СУБД.

Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты.

Состав различных интегрированных пакетов офисных программ можно сравнить, рассмотрев таблицу 2.1. В ней приведены сравнительные характеристики нескольких наиболее распространенных на сегодняшний день пакетов программ.

Таблица 2

Выполняемые функции Офисные системы
Microsoft Office 2000 ( фирмаMicrosoft) WordPerfect Office 1000 (фирма Corel) Smart Suite Millenium Edition (фирма Lotus) StarOffice (фирма Sun Microsystems)
Обработка текста Word 2000 WordPerfect 9 Lotus Word Pro Star Office Writer
Обработка таблиц Excel 2000 Quattro Pro 9 Lotus 1-2-3 Star Office Calc
Работа с базами данных Access 2000 Paradox 9 Lotus Approach Star Office Base
Подготовка презентаций PowerPoint 2000 Corel Presentation 9 Lotus Freelance Graphics Star Office Impress
Личный информационный менеджер Outlook 2000 Corel CENTRAL Lotus Organizer Star Office Scheduler
Работа с графикой PhotoDraw 2000 Отсутствует Отсутствует Star Office Chart, Draw, Image
Создание и работа с Web-страницами FrontPage 2000 Trellix2, NetPerfect Lotus First Site Star Office Writer\Web

 

Самым популярным из представленных интегрированных паке­тов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его более ранняя версия Microsoft office 97).

Основные составляющие данного программного продукта:

  • текстовый редактор Microsoft Word;
  • редактор таблиц Microsoft Excel;

Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.

Также необходимо отметить, что вMicrosoft Excel реализованы те же сервисные функции и функции работы с файлами, что и в Microsoft Word. Кроме того, существуют дополнительные функции редактирования, форматирования и представления данных, учитывающие особенности работы с таблицами.

Таким образом, использование программы Microsoft Excel позволяет значительно упростить работу тех специалистов, которым часто приходится иметь дело с табличными данными.

2.3.4. Microsoft Access

Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.

2.3.5. Microsoft Outlook

Данная программа представляет собой личный информацион­ный менеджер, который позволяет управлять данными персональ­ного компьютера. Эта программа основывается на продуктах Microsoft Exchange Client — клиент электронной почты и Microsoft Schedule — персональный менеджер расписаний. Однако она не яв­ляется просто их новой версией или объединением. По сравнению с указанными программными средствами Microsoft Outlook — это принципиально новый тип приложения, интегрированный персональный информационный менеджер. Программа позволяет удобно организовать данные на персональном компьютере, предоставлять их для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

Применение Microsoft Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:

· управление данными личного и служебного характера (сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах и пр.);

· организация коллективного использования данных в рамках группы с помощью электронной почты, планирование работы группы, выделение общих папок и пр.;

· подключение использование услугами Интернет;

· настройка Microsoft Outlook программными методами.

Для реализации указанных возможностей в Microsoft Outlook имеются следующие средства управления данными:

  • электронная почта (папка «Входящие»);
  • персональный календарь;
  • личный органайзер (папка «Контакты»);
  • дневник;
  • заметки:
  • файлы;
  • общие инструментальные средства.

Таким образом, программа Microsoft Outlook представляет собой удобное и простое в использовании средство управления информационными ресурсами пользователя.

2.3.6. Microsoft Binder

Данная программа предоставляет пользователю возможность собрать в одной папке несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или проекту. Так, можно поместить в документ отчет в формате Microsoft Word, несколько таблиц в формате Microsoft Excel, относящихся к данному отчету, и презентацию Microsoft PowerPoint. После этого доступ к объединенным документам значительно упрощается — достаточно просто запустить соответствующий файл Microsoft Binder.

Программа обеспечивает выполнение и других полезных функций. Например, документы, входящие в одну подшивку, можно печатать со сквозной нумерацией. Также возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Кроме того, Microsoft Binder позволяет в режиме предварительного просмотра пролистать псе документы, входящие в подшивку.

Таким образом, Microsoft Binder является удобным средством для работы с массивами документов различных типов, объединенных единой темой.