Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.
Понятие документирования
Унифицированный документ – документ, созданный в рамках УСД по принятым для нее правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках УСД.
Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению.
Отсюда возникает необходимость унификации и стандартизации разнообразных по своему составу документов.
Что такое унификация?
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов
Методы:
Приведение к единообразию их форм, структуры языковых конструкций (официально-деловой стиль) и операций по обработке, учету и хранению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Т.е. документ, созданный по правилам УСД.
Суть стандартизации заключается в приведении к единой норме оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки могут оформляться в виде:
1. межгосударственных стандартов (ГОСТ);
2. государственных стандартов (ГОСТ Р);
3. отраслевых стандартов (ОСТ);
4. стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Т.о., стандартизация – процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности (стандарты в науке: физика, химия /единые обозначения/).
Унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечения сохранности.
Документ – это обычно носитель информации или управленческого решения, затем – хранитель информации.
Т.о., документированная информация – зафиксированная информация на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995, № 24-ФЗ, собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609).
Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение и отправка) охватываются понятием документооборот.
Все же, что связано с деятельностью по организации долговременного хранения документов:
- экспертиза ценности документов;
- оформление дел;
- передача в архив;
- архивное хранение
относят к архивному делу.
Виды документов и их классификация
(§ 2.3., В. А. Спивак «Делопроизодство», СПб, 2002 г.)
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:
1) По видам деятельности (по назначению):
а) научно-технические;
б) нормативные;
в) управленческие (организационно-распорядительные);
г) по личному составу;
д) финансово-расчетные и др.
2) По наименованию:
а) научные отчеты;
б) приказы;
в) распоряжения;
г) акты;
д) протоколы;
е) докладные;
ж) объяснительные записки;
з) доверенности и т.д.
3) По способу фиксации информации:
а) письменные;
- рукописные;
- машинописные;
- типографские;
- электронные.
б) графические;
в) фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы.
4) по месту составления:
а) документы, используемые для решения внешних вопросов:
- поступающая (входящая корреспонденция);
- отправляемая (исходящая конференция).
б) документы, используемые для решения внутренних вопросов.
5) По степени сложности:
а) простые
документы, в которых рассматривается один вопрос
б) сложные
документы, в которых рассматривается несколько вопросов.
6) По степени гласности:
а) открытые (несекретные);
б) документы с ограниченным доступом.
Они бывают разной степени секретности:
- совершенно секретные;
- документы для служебного пользования (ДСП);
- конфиденциальные документы;
- документы, содержащие коммерческую тайну.
7) по юридической силе:
а) подлинники (оригиналы);
б) копии (приобретают юридическую силу при нотариальном заверении), Копия – это информационный, а не юридический документ.
в) отпуски (полная копия документа, подписанная теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати (2-ой экземпляр оригинала)).
Такие документы для организации очень важны. Например, при заключении торговой сделки, которая оформляется с помощью оферты и акцепта. По ГК эти документы полностью обеспечивают юридическую силу сделки.
г) дубликат
Это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника. Он оформляется таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.
д) подложные
8) По срокам хранения:
а) срочные
документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, телеграммы и документы с грифом «срочно».
б) несрочные
9) По стадиям подготовки:
а) черновики
документ, подготовленный для дальнейшего оформления.
б) подлинники (оригиналы)
экземпляр документа, оформленный и подписанный в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии (рукописные, с помощью техники – ксерокопии), отпуск, выписки из документа и дубликат.
10) По происхождению:
а) служебные подготовленные на предприятиях и в организациях;
б) личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
11) По срокам хранения:
а) документы постоянного хранения;
б) документы временного хранения:
- документы со сроком хранения до 10 лет;
- документы со сроком хранения свыше 10 лет.
12) По степени обязательности:
а) информационные
Содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций.
б) директивные
Обязательные для исполнения, носящие распорядительный характер, т.е. характер юридической или технической нормы.
13) По степени унификации:
а) индивидуальные
По содержанию являются специфическими. Это разовый документ.
б) типовые
Излагают однородные процессы и явления (типовые правила внутреннего распорядка)
в) трафаретные
имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются в зависимости от конкретной ситуации (заявление при поступлении)
г) унифицированные
- анкета (постоянная информация располагается в левой части, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правой части листа /приказы по приему, переводу и увольнению персонала/).
- Таблица (постоянная информация размещается в заголовках граф и строк. Такой текст обладает большой информационной емкостью. Таблица позволяет сравнивать или суммировать аналогичные данные).
д) примерные (образцовые)
Носят ориентировочный характер, используются для составления и оформления документов по аналогии.
14) по характеру содержания:
а) первичные
содержат исходную информацию
б) вторичные
суммируют и обобщают информацию, содержащуюся в первичных документах.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций также используются документы, оформляющие взаимоотношения сторон (договоры, контракты, трудовые соглашения и т.п.).
В 70-80-е гг. в СССР был разработан общесоюзный (общероссийский) классификатор управленческой документации (ОКУД), в котором была систематизирована и закодирована вся управленческая документация. Каждая форма унифицированной документации получила семиразрядный код:
Первые 2 разряда – код унифицированной системы документов
(02 – организационно-распорядительная документация)
Вторые 2 разряда – подкласс форм унифицированных документов
(71 – документация по личному составу)
Три последние цифры – номер формы внутри подкласса
(020 – анкета)
Восьмой разряд – контрольное число, которое обеспечивает контроль правильности ввода кода по ОКУД в компьютер.
Например, код анкеты – 02710208
Код может быть использован как идентификационный код документа при его вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.