Учебный вопрос 1. Что такое проект?

Деятельность, осуществляемая организациями, бывает 2-х основных видов:

оперативная деятельность, выполнение проектов. Эти 2 вида деятельности пересекаются и обладают схожими свойствами: выполняются людьми, ограничены доступностью ресурсов, планируются, исполняются и управляются.

Оперативная деятельность – продолжающийся во времени повторяющийся процесс (выпуск конфет «Красная шапочка»). Цель ОД – обеспечение нормального течения бизнеса.

Проекты – временны и уникальны (разработка конфеты «Серый волк»).

Временны – есть начало и конец. Временный – не обязательно короткий (собор Гауди Сограда Фамилия).

Уникальны – создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других продуктов или услуг. Наличие повторяющихся элементов не нарушает принципиальной уникальности (пример – офисные здания… и дачные поселки).

Постепенное уточнение – свойство, объединяющее временность и уникальность (в ИТ – прототипы ПО).

Примеры проектов (женитьба, ремонт, переезд …. Пирамиды).

Цель проекта – достижение поставленной задачи и завершение проекта.

Профессиональные инструменты, программное обеспечение управления проектами: шаблоны документов, журнал (библиотека) проекта, документы управления проектом, переписка, протоколы, договоры, акты, материалы в работе, готовые материалы – результаты, материалы от Заказчика.

Что является основой любого проекта (этапы, группы процессов)?

Основой любого проекта являются: подготовка почвы и отбор (инициация) с целью отсеять ненужные идеи, защитить нужные, запустить проект; определение основных целей проекта; определение критериев выбора проекта (например, если срок окупаемости меньше 2 лет – Отказ); назначение менеджера проекта; разработка Устава проекта; подписание Устава проекта (визируют все заинтересованные лица, а подписывает Спонсор); планирование (Цель – разработать План проекта); определение результатов проекта (а также того, что ВНЕ проекта); разработка и публикация Содержания проекта; разработка Плана проекта, включая График, Бюджет и прочее; выполнение; создание и комплектация рабочей группы; заключение необходимых договоров; получение других ресурсов (мебель, помещения); управление и руководство проектной группой; подтверждение качества; мониторинг и контроль (для IT лучше объединять с «Выполнением»); измерение выполнения в соответствии с планом; корректировка; оценка эффективности корректировки; оценка и осуществление изменений; завершение; приемка результатов; документирование УРОКОВ (Формирование базы знаний); архивация отчетных документов; оформление завершения проекта – закрытие бюджета, закрытие договоров; высвобождение проектных ресурсов; БЛАГОДАРНОСТИ.

 

Рис. 1.1 Взаимодействие групп процессов в проекте

 

Необходимые навыки РП:

1. Организационные технологии. Все распределять по нужным полочкам. НИЧЕГО НЕ ЗАБЫВАТЬ – использование органайзера (например, в метро);

2. Планирование времени иметь ЕДИНЫЙ инструмент для всех встреч и контактов;

3. Резервирование данных (ПРОПАЖА ТЕЛЕФОНА);

4. Определение приоритетов;

5. Управление потоками информации (сортировка адресатов, нежелательная почта);

6. Управление потоками информации (сортировка адресатов, нежелательная почта);

7. Управление людьми (опираться на тех, кому интересно работать);

8. Невиновный коллектив;

9. Не скупиться на благодарности;

10. Вовремя «рубить концы»;

11. Умение слушать, дать высказаться другим;

12. Устранять шум, стараться не перебивать, задавать уточняющие вопросы, перефразировать услышанное;

13. Поддерживать тесный контакт с говорящим – смотреть прямо в глаза, кивайте, делайте заметки;

14. Умение проводить совещания (подготовка, повестка дня, кого пригласить, заготовить проект протокола, проведение, управление выступающими, не давать уходить от темы, ограничивать во времени, управление повесткой - не давать сильно расширять повестку, завершение – «дожать до подписания протокола», контроль – переписать основные контролируемые сроки себе в органайзер.)

Основная ДОКТРИНА – управление в условиях «тройного» (на самом деле более, чем тройного) ограничения: бюджет (дефицит - сокращает объем или ухудшает качество); сроки (своими силами –долго, Подрядчик – дорого); качество (бетонные или гранитные стены фасада магазина?); удовлетворение заказчика (может быть все сделано в срок, но в таком стиле велось общение, что заказчик не доволен); объем (границы проекта).