Значение и сущность информации в организации. Типы информации
«Информация (от лат. informatio — «разъяснение, изложение») первоначально — сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т. д.); с середины XX в. общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом...»
Информация имеет носители: речь, графика, знаковые системы, коды, символика.
Способы передачи информац: устное сообщение, письменное сообщение, язык жестов, мимика.
Если субъектов сообщения является источник, то говорят об управленческой информации: внутренняя – от даннной организации, внешняя – от окружающей среды.
По назначению: открытая – для всеобщего пользования, для служебного пользования, секретная, совершенно секретная, совершенно секретная особой важности.
Функции управленческой информации:
1) обслуживает функции управления от подготовки и принятия решения по подведению результатов его выполнения;
2) связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешн средой.
Информация, призванная обеспечить принятие решений, становится фактором производства и, подобно труду, материалам и капиталу, формирует доход организации. В этой своей функции информация является необходимым элементом конкурентоспособности. Как элемент организационного характера информация состоит из объективных фактов и предположений, влияющих на ее восприятие человеком, который принимает решение и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.
Типы информации:
Существуют различные типы информации, используемые менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Факт — это событие или условие, которое возможно увидеть, пронаблюдать (простейший вид информации).
Оценки — информация, отличающаяся от фактов тем, что базируются на умозаключениях и предположениях, а на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличаться от действительного факта по двум причинам: базируется на выборке, т. е. большое влияние оказывает ошибка выборки, основана не на непосредственном наблюдении — воздействие ошибки измерения. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая — путем увеличения размера выборки, вторая — при помощи более точных методов измерения.
Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы — с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле. На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.
Слух отличается от факта менее надежным источником информации, поэтому использование его в интересах управления нецелесообразно. Но в ситуациях риска и неопределенности слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например планов конкурентов. Следовательно, вопрос об использовании слуха является не только этической парадигмой, но и управленческой в системе принятия управленческих решений компании.