Тема 9 Контроль учета товарно-материальных ценностей
9.1 Цель, задачи, источники и последовательность проверки сохранности и учета материально-производственных запасов
Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная Постановлением Министерства финансов РБ от 12.11.2010 г. №133.
Цель проверки: предотвратить непроизводительные потери и расходы, недостачи и хищения, бесхозяйственное использование средств, подтвердить достоверность данных по наличию и движению материально-производственных запасов, а также установить соответствие применяемой в организации методики учета операций с материальными ценностями действующим в Республике Беларусь нормативным актам.
Задачи проверки:
проверка полноты и своевременности оприходования материально-производственных запасов;
контроль правильности документального оформления материально-производственных запасов;
установление правильности оценки материально-производственных запасов при их оприходовании и списании в производство;
проверка эффективности и целесообразности использования конкретных материально-производственных запасов на производственные и другие цели;
анализ обоснованности и правильности списания транспортно-заготовительных расходов;
проверка операций по реализации материалов.
Источниками информации:бухгалтерский баланс, форма № 1, отчет о прибылях и убытках, форма №2, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, Главная книга, журналы-ордера № 6,10-АПК, ведомости № 46-АПК, карточки складского учета, «Отчет о движении продукции и материалов», «Лимитно-заборная карта»,первичные документы по движению материальных ценностей:товарно-транспортные накладные формы, счета-фактуры.
9.2 Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей
В процессе проверки проверяющий выясняет число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительным оборудованием, тарой. Особое внимание уделяется изучению организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей.
Далее проверяют своевременно ли материально-ответственное лицо оформляют приемку и отпуск материалов и делают записи в книги или карточки складского учета и устанавливают неучтенные излишки, причинами которых могут быть обвес, обсчет, обмер получателей сырья и материалов. Для подтверждения реальности наличия материально-производственных запасов документально сверяют данные о запасах, указанные в разделе II баланса 6 с данными регистров аналитического и синтетического учета по счетам 10, 15, 16.
При осмотре складского хозяйства проверяющим может проводиться выборочная инвентаризация материальных ценностей. Основным документом, регулирующим порядок проведения инвентаризации является Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.11.2007 г. № 180.
Инвентаризации, независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 ноября отчетного года; при передаче имущества предприятия в аренду и продаже; при преобразовании предприятия; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий. Результаты инвентаризаций должны быть оформлены инвентаризационными описями.
В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм.
При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей, как исключение, допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка.
9.3 Проверка полноты оприходования и правильность оценки материальных запасов
Обоснованность операций по поступлению и оприходованию материальных ценностей проверяют на основе договоров с поставщиками и сопроводительных документов. Выясняется соблюдение установленного порядка учета выдачи доверенностей и отчетности материально-ответственных лиц за их получение.
Общим способом проверки приходных операций на складе является сопоставление приходных документов склада с сопроводительными документами поставщиков.
Приступая к проверке полноты оприходования и правильности оценки покупных материальных ценностей, проверяющий устанавливает, соответствуют ли итоговые суммы, отраженные в ведомостях учета материальных ценностей данным других учетных регистров (журналу-ордеру № 6. Одновременно проверяющий обращает внимание на реальность кредиторской задолженности поставщикам с целью выявления неучтенных счетов поставщиков.
В ходе документальной проверки устанавливают:
- соблюдение правил количественной и качественной приемки;
- правильность оформления актов приемки;
- своевременность предъявления претензий к поставщикам в случаях наличия недостач и порчи материальных ценностей при их приемке;
- своевременность представления в бухгалтерию отчетов материально ответственных лиц и реестров оправдательных документов.
Одновременно изучается правильность их оценки в зависимости от организации и постановки их аналитического и синтетического учета, руководствуясь при этом Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Конкретный вариант оценки материальных ценностей, принятый в организации, должен быть зафиксирован в его учетной политике.
Материалы, приобретенные у поставщиков, оцениваются по фактически произведенным расходам на покупку, включая цену приобретения, таможенные платежи, расходы на транспортировку, хранение и доставку.
Материалы внесенные в качестве вкладов в уставный фонд организации, оцениваются по согласованию учредителей, а также при необходимости оценка может быть подтверждена экспертизой.
Поступление материалов от списания пришедшего в негодность имущества в учете отражается по ценам возможного использования или реализации.
Материалы изготовленные в организации оцениваются по себестоимости.
Оприходование возвратных отходов, узлов, деталей, полученных от ликвидации ОС. Осуществляется по ценам возможного использования или реализации.
9.4 Проверка операций по списанию материальных ценностей в расход
При проверке обоснованности списания материальных ценностей в расход на производственные нужды руководствуются Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и Методическими рекомендациями по планированию и калькулированию себестоимости продукции.
Обоснованность списания материальных ценностей в расход выясняется по данным соответствующих первичных документов и учетных регистров.
Правильность списания материалов на производственные нужды по количеству и стоимости ревизор может проверить путем составления балансовых расчетов, уделяя при этом внимание обоснованности применяемых норм расхода материальных ценностей. Для этого сравнивается количество отпущенных сырья и материалов по нормам с выходом готовой продукции в натуральном выражении.
Далее проверяющий должен убедиться в неизменности применения в течение года выбранных методов оценки по отношению к конкретным видам запасов, проверить правильность их применения. Если материальные ресурсы оцениваются по учетным ценам, то объектом контроля является распределение отклонений между этими ценами и фактической себестоимостью приобретенных материалов.
Правильность отражения в учете стоимости недостающих (излишних) ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, проверяется ревизором (аудитором) путем анализа инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, приказов руководителя, бухгалтерских справок, решений судебных органов и т. д. При этом необходимо помнить, что на издержки производства может быть списана сумма недостач и порчи ценностей только в пределах норм естественной убыли. Недостачи сверх норм должны относиться на виновных лиц, а при их отсутствии на финансовые результаты деятельности организации.
Особое внимание уделяется вопросам правильности учета и обоснованности списания в расход горюче-смазочных материалов. В связи с тем, что учет горючего в местах хранения ведется в килограммах, а выдача производится в литрах, необходимо проверить отчеты заправщиков о количестве поступившего и израсходованного топлива, правильность ведения учета топлива в баках автомобилей, правильность расчета нормативного расхода топлива на фактический пробег автотранспортных средств и определения размера экономии или перерасхода горючего отдельными водителями.
Правильность применяемых схем корреспонденции счетов по списанию материальных ценностей в расход устанавливается путем выборочного контроля записей в учетных регистрах по счетам 20, 23, 25, 26, 44, 91, 94 и сопоставления их с данными первичных расходных документов.